· Глобализация · Диджитализация · Поколение Z · Нехватка талантов · Стартапы · Рост экспертизы · Новый вид работы · Скорость и неопределенность Важно понимать, что HR-аудит идет перед созданием HR-стратегии. Где вы находитесь сейчас? Какая ваша будет отправная точка?
Как построен аудит?
С точки зрения функционирования HR в компании есть 6 основных блоков. Я их называю 6 слонов эффективности HR, на которых строится HR:
Рассмотрим каждый процесс. Какую роль занимает HR-стратегия в бизнесе и в работе компании?
Задача HR-стратегии поддерживать бизнес-стратегию. Через бизнес-стратегию HR формирует набор HR-практик. На что фокусировать свое внимание?
Стратегии бизнеса
В HR-аудите есть анализ того, существует ли в бизнесе стратегия. Если нет бизнес-стратегии, все движутся в разных направлениях. Кроме того, что стратегия должна присутствовать, о ней должны знать все сотрудники. Она должна использоваться для постановки целей дальше, для их каскадирования. В разработку стратегии должна быть вовлечена команда топ-менеджеров и полагаться на сильные стороны, устранять препятствия, иметь конкретный план действий и быть синергичной. Когда есть стратегия бизнеса, есть и HR-стратегия. На самом деле HR-стратегия может быть и без стратегии бизнеса, тогда проводится серия интервью с топ-менеджерами для изучения приоритетов компании, планов.
HR-стратегия состоит из следующих компонентов:
Миссия HR.
Стратегия HR (связанная со стратегией бизнеса).
HR Roadmap (план проектов по изменениям).
HR бюджет.
ROI новых инициатив.
Как HR связывается с бизнесом? Есть разные способы взаимодействия:
Прокомментирую основные блоки чек-листа и какие инструменты можно использовать. Основные блоки: 1. Аудит бизнеса. 2. Аудит HR-структуры. 3. Аудит HR-процессов. 4. Аудит HR-метрик. 5. Аудит корпоративной культуры. 6. Аудит ценностного предложения компании. 7. Аудит соответствия лучшим западным практикам и трендам HR. 8. Итоги аудита. 9. Разработка рекомендаций. 10. Подсчет общей эффективности.
Если утверждение соответствует среде в вашей компании поставьте «1». Посчитайте количество по каждой колонке и определите насколько среда в вашей компании является вовлекающей.
SWOT-анализ
Идея этого инструмента заключается в том, чтобы увидеть компанию с точки зрения ее внутренних и внешних факторов.
Показатели сильных и слабых сторон имеют отношение к компании. Показатели возможностей и угроз – к рынку. Если утверждение соответствует вашей компании, поставьте «1».
PESTEL-анализ
Идея PESTEL-анализа в том, чтобы дать оценку внешним факторам по шести направлениям. Предлагаю вашему вниманию пример заполненного PESTEL-анализа, где уже указана информация о возможном влиянии факторов на компанию и на HR:
Аудит HR-структуры (команды и ресурсов)
Важно также проанализировать и HR-команду по следующим критериям:
• вакансии заполнены, • прошли тренинги по специальности, • с индивидуальными планами развития, • конкурентная компенсация, • знакома с одной из моделей компетенций: HRCI (лучшая), SHRM, CIPD, • обладает компетенциями: o лидерство, o понимание бизнеса, o этическая практика, o управление отношениями, o консультирование, o критическая оценка, o глобальная и культурная эффективность, o коммуникация.
В аудите необходимо проанализировать как HR умеет влиять на бизнес. Стадии развития HR
Проверяем, существуют ли для эффективной работы HR-ресурсы в компании и какие.
Основные HR-ресурсы
• места для интервью, • бюджет на все требуемые роли, • принтер, шредер, • телефон, • время в календарях руководителей, • бюджет на деятельность, • бюджет на инструменты (ATS, HRIS, Recruiting tools).
Аудит HR-процессов
Анализируем все направления HR. Что должно быть?
Планирование, численность, рекрутинг
• план найма на год, • процесс согласования новых вакансий, • описание позиции, • цели и критерии эффективности для новых позиций, • заявка на подбор, • лист оценки кандидата, • джоб оффер, • внутренняя рассылка вакансий, • политика внутренних переводов, • вакансии публикуются на сайте компании, • вакансии публикуются на профильных ресурсах, • вакансии публикуются на джоб-сайтах, • вакансии публикуются в социальных сетях, • работа со студентами в ВУЗах, • компания набирает стажеров/интернов, • есть программа релокации, • в опубликованных вакансиях есть цели, • в опубликованных вакансиях не менее 10 пунктов «мы предлагаем», • есть программа рекомендаций сотрудниками кандидатов, • выбор делается из минимум 5 кандидатов, • выбор делает минимум 3 человека, • делается проверка рекомендаций, • собеседований не более 3, • кандидаты делают письменный тест, • интервью проводится по компетенциям, • интервью структурированное, • кандидаты сравниваются по оценкам, • оценивается соответствие корпоративной культуре, • оценивается мотивация кандидата, • собеседует руководитель руководителя, • интервьюеры обучены, • массовые интервью для массовых наборов, • кандидаты уведомлены о результатах.
Адаптация
• preboarding, • onboarding, • induction, • adaptation, • книга новичка, • задачи на испытательный срок, • презентация новичков компании, • презентация компании новичкам, • Ментор/Бади, • регулярные встречи с HR, • формальное закрытие адаптации, • обратная связь по итогам адаптации, • геймификация адаптации.
Обучение и развитие
• регулярная оценка потребностей развития компании, • потребности развития на основании целей компании, • персональные планы развития, • оценка итогов обучения, • сильные/слабые стороны в процессе ревью, • aссессмент центры для руководителей, • политика внутреннего обучения, • политика внешнего обучения, • политика участия в конференциях, • политика компенсации обучения (МВА), • обучение менеджеров, • курсы английского, • дистанционное обучение, • корпоративная библиотека, • business case для наиболее затратного обучения, • коучинг, • каталог обучения, график тренингов, • оплата сертификации, • оплата членства, • карьерная лестница, • карьерный план для каждого, • ротация сотрудников внутри, • дистанционное обучение, • open enrollment, • непрерывное обучение, • обучающаяся организация, • правило 70/20/10 (работа-социум-тренинг), • ROI затратных проектов, • внутренние тренера.
Succession plan
• HR готовит Succession plan, • у ключевых сотрудников/руководителей есть заместители, • у преемников есть план развития, • 30% вакансий закрывается внутренним наймом.
Knowledge management
• приобретение знаний, • обмен знаниями, • сохранение знаний, • корпоративная система знаний, • мероприятия, • информация о сотрудниках и экспертизе.
Компетенции на работе
• ценности в компетенции, • компетенции при отборе, • развитие компетенций, • оценка компетенций, • компетенции в карьерных уровнях, • компетенции при назначении на руководящие роли, • компетенции в планах развития.
Total Rewards
• общая философия Total Rewards, • регулярный пересмотр на предмет соответствия законодательству, • сравнение с рынком (заработная плата и практики), • все компоненты вместе как Total Rewards, • менеджер по бенефитам, • детальное описание онлайн или в книге новичка, • регулярные рассылки о бенефитах, • опрос удовлетворенности в бенефитах, • гибкие бенефиты (cafeteria plan), • сотрудники знают стоимость бенефитов, • политика в области компенсаций, • оценка должностей (грейдинг), • обзор рынка заработных плат, • наличие грейдов, • вилки заработных плат, • соотношение заработной платы с рынком (compa-ratio), • регулярный пересмотр заработной платы, • ЗП меняется на основании эффективности, • ЗП меняется на основании рыночной стоимости, • HR готовит расчет рекомендаций для руководителей, • точечный пересмотр заработной платы вне цикла, • переменное вознаграждение, • признание достижений, • стаж работы, • комиссия или проценты в отделе продаж, • выплаты, основанные на навыках и знаниях.
EVP и бренд работодателя
• внешнее исследование EVP, • внутреннее исследование EVP, • аудит EVP, сравнение с рынком, • сформулированный EVP компании (не менее 20 пунктов), • ТОП-3 использованы во всех коммуникациях, • стратегия HRPR, • сначала внутреннее, потом внешнее, • ключевые месседжи, • каналы коммуникаций, • социальные медиа, • ивенты.
Вовлеченность и мотивация
• регулярный опрос, • цели HR, • цели руководителей, • Pulse surveys, • активный фокус на нефинансовые элементы Total Rewards, • обратная связь для руководителей с планом действий, • Автономия, Мастерство, Смысл (мотивация 3.0), • руководители различают гигиенические и мотивационные факторы, • Вовлеченность + Well-being = Баланс.
Well-being
• гибкий график, • дистанционная работа, • больничный без больничного, • планирование отпусков, • 95% использования отпусков, • отпуски в графике работы бизнеса, • Self-service для отпусков, • контроль за ежемесячным доходом при отпуске, • питание на территории, • банк на работе, • медицинские вопросы, • сервисы (массаж, химчистка), • банкомат, • никого в офисе после 19:30, • корпоративные праздники/каникулы, • тимбилдинги в рабочий день, • саббатикал если нужно, • вместо печенья– фрукты, • фитнес, • эргономика рабочих мест (стул на выбор), • праздники в офисе, • политика «Не работаем с мудаками».
HR BUSINESS PARTNERSHIP
• присутствие на встречах без ограничений, • регулярные 1:1 с руководителями, • присутствие на встречах по постановке целей, • активные проекты по изменениям, • ведение не HR проектов.
Корпоративная культура
• миссия, видение, ценности, • отбор на основании ценностей, • регулярная оценка ценностей 360 градусов, • у компании есть описание желаемой культуры, • текущая культура соответствует желаемой, • обучение по культуре, • организационная структура, • встречи для всех сотрудников, • понимание внутренних и внешних клиентов, • обеспечение сервиса внутренним клиентам.
Отношения с сотрудниками
• опросы мнения сотрудников, • информирование о результатах опросов, • проведение Exit Interview, • завтраки с менеджментом, • политика открытых дверей, • план работы с низкой эффективностью, • описание реакции на поведение, • работа с жалобами сотрудников, • регулярные коммуникации по стратегии, бизнес-результатам, оргструктурным изменениям.
Управление эффективностью
• каскадирование целей, • квартальные и более частые check-in, • обратная связь сотруднику, • обратная связь менеджеру, • OKR или V2MOM, • прозрачные цели, • PDP, • коучинг, • обратная связь 360, • синхронизация целей между коллегами, • командные цели, • описания вместо рейтингов.
Безопасность
• контроль выполнения законодательных норм, • ответственный сотрудник, • наличие политики безопасности и условий работы, • отслеживание метрик происшествий, • инспекции, • аптечка и набор первой помощи, • подготовка к эпидемии вируса, • безопасность личных данных сотрудников.
HRIS и автоматизация. DIGITAL HR
• хранится вся информация, • администратор системы, • совместима с ERP компании, • встроенная ATS: o публикация вакансий на отдельной странице, o сбор откликов с разных сайтов, o статус по кандидатам, o автоматическая отправка писем, o доступ для менеджера, o связь с Linkedin (возможность подать отклик профилем на Linkedin). • Performance management: o каскадирование целей, o все цели всех сотрудников видны всем, o оценка 360 по заданным компетенциям, o 9 box matrix (potential/performance), o возможность проводить checkin по целям, на регулярной основе (отмечать прогресс движения к цели, писать комментарии к целям вовремя 1:1, • автоматизация onboarding и адаптации - рассылка писем, чек-лист, • Employee self-services - отпуска, дистанционные дни работы, отгулы, • расчет Payroll - учет ЗП, отслеживание даты выхода (proration), история пересмотров ЗП, вилки ЗП или comparatio к рыночной ЗП, • Merit increase / performance based pay - возможность планировать пересмотр ЗП по компании, расчет бонусов, работа с бюджетами, • управление развитием сотрудников - возможность записывать skills & competencies, уровень их развития, возможность указывать level сотрудника (junior, middle, senior), • Succession planning - возможность назначать саксесоров для сотрудников, возможность сотруднику планировать карьерный рост, • Exit management - отправка анкеты, чек-листы, • оргструктура компании с возможностью отображения матричной структуры (когда есть 2 руководителя), • отчетность, • модуль по управлению вовлеченностью - регулярные опросники, отчеты по командам, доступ к отчетам для менеджеров, • желательно - peer2peer recognition, • поддержка Slack будет плюсом.
Метрики и аналитика
• eNPS (лояльность сотрудников), • NPS процессов, • вовлеченность сотрудников (в целом и отдельные компоненты), • риск ухода, • командная эффективность, • рейтинг эффективности сотрудников, • текучесть, • наличие hipo (высокопотенциальных сотрудников), • процент сотрудников с планами развития, • оценка обучения, • риск выгорания, • процент внутренних наймов, • уровень профессионализма, • дополнительно: o связь с бизнес-показателями, o сравнение с рынком, o анализ влияния и связи HR и бизнес-метрик, o предсказательная аналитика.
Организационное развитие
• централизация поддерживающих функций, • плоская структура, • отказ от ненужных должностей, • децентрализованное лидерство, • построение внешних связей / комьюнити, • рост проектных команд, • бирюзовые/холократические команды, • аутсорсинг ненужных частей, • перенос бизнес частей в низкозатратные локации.
Инновации
• инструмент подачи инноваций, • инновационная команда/Лаб/Хаб с отдельными ресурсами, • отдельный фонд для инноваций, • тренинги по инновациям, • поощрение подачи инноваций, • песочница для прототипирования идей, • время, которое сотрудники могут тратить на инновации, • физическое место для инноваций в каждой локации.
HR-инструменты
HR должен следить за внедрением базовых HR-инструментов, например: • жизненный цикл сотрудника, • Career path, • Salary increase matrix, • Gallup Q12, • опросы сотрудников, • 9 box matrix, • Salary increase matrix, • грейдинг, • Employee playbook, • 1:1.
Управление изменениями и Product Management
• отвечает за изменения, • разрабатывает план изменений, • Business case, • MVP, • Agile, • кросс-функциональные команды, • маркетинг в коммуникациях,
Бенчмарки и Best Practices
Основные тренды
• сетевые структуры (аналог бирюзовой организации), • обучение в режиме реального времени, • когнитивный рекрутер, • Employee experience, • непрерывная обратная связь, • новое лидерство, • Digital HR, • новая HR аналитика, • Diversity & Inclusion, • расширенная рабочая сила (CrowdSourcing, Хакатоны).
Потребности поколения Y и Z
• онлайн системы, • документы до 3 страниц, • неформальный язык в документах и письмах, • геймификация, • корпоративная социальная сеть, • «бирюзовая» организация, • фокус на счастье, • быстрое развитие, • HRIS с мобильной версией, • возможность работы remote.
Законодательство
• сотрудник отвечает за отслеживание изменений, • текущие практики регулярно пересматриваются, • все, кто связан с наймом, обучен нормам законодательства.
Аудит HR-метрик
Аудит корпоративной культуры
Аудит ценностного предложения
Аудит соответствия лучшим западным практикам
Итоги аудита
Кратко записываются выводы и зоны развития.
Разработка рекомендаций
Прописываем проблемы, почему мы считаем, что они есть, и как их можно устранить.