Анализ нехватки навыков [+Шаблон]

Поскольку компании испытывают стремительно растущую потребность в переквалификации и повышении квалификации своих сотрудников, анализ навыков становится все более актуальным инструментом. В недавнем исследовании Wiley отмечается значительный рост доли HR-специалистов и менеджеров по подбору персонала, которые говорят, что сталкиваются с нехваткой навыков. За последний год этот показатель вырос с 55% до 69%.

Что такое анализ разрыва в квалификации?
Анализ разрыва в навыках - это инструмент, используемый для оценки разницы (или разрыва) между текущими возможностями сотрудников и тем, что требуется для удовлетворения текущих или будущих требований бизнес-стратегии. Он выявляет навыки, которые необходимы сотрудникам, но которыми они еще не обладают, чтобы эффективно выполнять свою работу или определенные задачи (Antonucci, Ovidio, 2012).

Организации могут испытывать нехватку как "жестких", так и "мягких" навыков. Примерами востребованных "жестких" навыков являются аналитика, цифровая коммуникация и управление проектами. Согласно отчету Ассоциации развития талантов, дефицитными "мягкими" навыками являются критическое мышление и решение проблем, управленческие и руководящие навыки, а также навыки общения и межличностного общения.

Поскольку стремительному изменению технологий и развивающемуся бизнес-ландшафту не видно конца, организациям, не обладающим достаточным набором навыков, будет сложно идти в ногу со временем. Если персонал не приспособлен к выполнению новых обязанностей, инновации снижаются, сотрудники не справляются с работой или уходят, а ожидания клиентов не оправдываются.

HR вместе с руководителями подразделений и, возможно, внешними консультантами проводят анализ пробелов в навыках, чтобы выяснить, каких именно навыков и знаний не хватает сотрудникам. Обычно это делается в рамках подготовки к предстоящим изменениям, таким как новые проекты, смена стратегии и обновление технологий.

Имея под рукой эту информацию, HR может решить проблему нехватки навыков с помощью повышения квалификации, переквалификации, инвестиций в L&D, планирования преемственности и других методов, о которых мы расскажем далее в этой статье.

1. Дает представление обо всем персонале
Вы сможете определить, какие сотрудники обладают наиболее востребованными навыками и знаниями в конкретных аспектах бизнеса, а также сотрудников с существенными пробелами в навыках.

Таким образом, вы сможете лучше направить усилия по обучению и развитию сотрудников на те навыки, которые требуют наибольшего внимания. Это приведет к оптимальному использованию ресурсов для повышения общей эффективности работы команды. Согласно исследованиям McKinsey, согласование программ обучения и развития с потребностями в навыках может снизить затраты на 50%.

2. Способствует индивидуальному обучению и развитию
Анализ пробелов в навыках помогает отдельным сотрудникам выяснить, что им нужно сделать, чтобы приобрести или улучшить навыки и компетенции, необходимые для успешной работы сейчас и в будущей роли. В ходе глобального опроса PwC о надеждах и опасениях работников 53% сотрудников заявили, что их работа требует специальной подготовки.

Это также позволит выявить, какие сотрудники вносят наибольший вклад в работу и заслуживают повышения или продвижения по службе. Это также может положительно сказаться на производительности труда сотрудников.

3. Помогает стратегическому кадровому планированию
Стратегическое кадровое планирование, помимо прочего, заключается в том, чтобы убедиться, что у вас есть нужное количество людей с нужными навыками в нужном месте. Трудно начать планировать будущее, если вы не знаете точно, в каком положении вы сейчас находитесь с точки зрения навыков.

Анализ пробелов в навыках покажет вам, на каких ключевых должностях не хватает ключевых компетенций. Исходя из этого, вы можете поставить цели и определить ориентиры для достижения необходимого уровня квалификации персонала.

4. Может улучшить усилия по подбору персонала
Чтобы найти сотрудников, нужно знать, что они ищут. Гораздо проще набрать сильных кандидатов, если вы можете определить тех, чьи навыки лучше всего соответствуют тем, которые необходимы для эффективной работы в определенной роли.

Вы также можете разработать новые стратегии привлечения талантов, которые будут направлены на поиск и привлечение именно тех людей, которые вам нужны.

5. Создает конкурентное преимущество
Если вы объедините все вышеперечисленное, то сможете создать конкурентное преимущество и опередить своих конкурентов. Вы будете знать сильные и слабые стороны сотрудников. Таким образом, вы сможете лучше планировать обучение, развитие и подбор персонала, чтобы оптимизировать работу организации.

Когда речь идет о проведении анализа нехватки навыков, три этапа в значительной степени основаны на процессе организационного развития. Вот их краткое описание:

Первым шагом анализа нехватки навыков у сотрудников является определение его масштаба и выявление необходимых навыков.

Анализ нехватки навыков можно проводить на индивидуальном, командном или организационном уровне.

Например:

• Индивидуальный - когда обязанности сотрудника на определенной должности меняются, или сотрудник не справляется со своими обязанностями.
• Командный - когда в рамках проекта от сотрудников требуется выполнение другого набора задач или использование новой технологии.
• Организационные - когда компания не достигает бизнес-целей или изменение стратегии требует расширения возможностей.

Вы можете начать с постановки и ответа на некоторые вопросы, например:

• В чем заключается миссия?
• Каковы цели бизнеса?
• Какие "жесткие" и "мягкие" навыки мы ценим как организация?
• Какие критические навыки необходимы для выполнения миссии и достижения бизнес-целей?

Критерий для определения того, является ли тот или иной навык критическим или некритическим, следующий. Если сотрудник не обладает определенным навыком, но при этом удовлетворительно справляется с задачей, то этот навык не является критическим. С другой стороны, если сотрудник выполняет конкретную задачу, но с неудовлетворительным результатом, недостающий навык является критическим.

Решая, что понадобится вашей организации и отрасли в будущем, подумайте о таких вопросах, как:

• Какие рабочие места в вашей организации/отрасли могут быть затронуты автоматизацией?
• Какие навыки сейчас востребованы в вашей отрасли?
• Какие рабочие места потребуется добавить или расширить вашей компании?

Второй этап включает в себя сбор и анализ данных. Цель этого этапа - оценить, какие задачи решаются в настоящее время, определить, насколько они важны, и узнать, какие навыки требуются для правильного выполнения работы.

Мероприятия по сбору и анализу данных могут включать в себя:

Разработка профилей должностей и определение критических навыков, необходимых для каждой роли:

• Анализ текущих описаний должностей на предмет будущих потребностей.
• Учитывайте влияние любых предстоящих нормативных или иных изменений, а также будущие тенденции в работе.
• Разработайте список компетенций, которые наиболее четко и точно описывают, что необходимо для выполнения работы.
• Проведите инвентаризацию текущих навыков ваших сотрудников, используя:

описания должностей
спецификации класса должности
оценки эффективности
оценки компетенций
интервью/совещания фокус-групп с руководителями, менеджерами и сотрудниками.

Определение компетенций и уровня квалификации ваших сотрудников:

• Сложите информацию, полученную в результате оценки компетенций, в единую базу данных с возможностью поиска.
• Внесите в базу данных всех сотрудников и их существующие компетенции.
• Сделайте перекрестные ссылки на выявленные критические навыки, необходимые сейчас и в будущем.

HR-технологии могут помочь вам в решении нескольких задач. Например, система управления талантами может служить базой данных с возможностью поиска, в которой собрана вся информация, полученная в результате оценки эффективности работы сотрудников и оценки их компетенций.

Этот этап связан с разработкой эффективных мероприятий. Выяснив, где в вашей организации существуют пробелы в навыках, вы можете разработать стратегию, которая позволит наилучшим образом их устранить.

Разные организации будут сталкиваться с разными пробелами в навыках. Однако, согласно упомянутому выше отчету Всемирного экономического форума, спрос на когнитивные навыки набирает наибольшие обороты. Креативное и аналитическое мышление тесно конкурируют между собой как наиболее значимые, а технологическая грамотность занимает третье место среди наиболее быстро растущих основных навыков.

Мероприятия по анализу нехватки навыков
В зависимости от того, каких навыков вам не хватает и каковы возможности ваших нынешних сотрудников, существует несколько типов мероприятий, которые вы можете провести. Давайте рассмотрим возможные варианты:

• Обучение и развитие существующих сотрудников

Анализ нехватки навыков поможет вам лучше понять потребности ваших сотрудников в обучении. Результаты анализа могут привести к расширению программ обучения и развития. Целевое обучение позволит вашим сотрудникам приобрести новые необходимые или недостающие навыки.

• Редизайн рабочих мест

Вопросы о миссии компании, бизнес-целях и навыках, необходимых для достижения этих целей сейчас и в будущем, помогут вам определить, нужно ли перераспределить задачи и обязанности на определенных рабочих местах. Это то, что мы называем реорганизацией рабочих мест, которая может включать в себя повышение квалификации и переквалификацию сотрудников.

• Набор сотрудников с необходимыми навыками

Результаты анализа нехватки навыков, скорее всего, изменят критерии отбора в вашем процессе найма. Даже если вы сможете переквалифицировать или повысить квалификацию своих нынешних сотрудников, в какой-то момент вам придется нанимать новых людей на открытые вакансии.

Нанимая тех, кто уже обладает необходимыми навыками, вы сэкономите время на их обучение. Кроме того, они быстрее приступят к работе и станут продуктивными. Если вы не можете найти людей достаточно быстро, вы можете воспользоваться услугами заёмного персонала и нанять фрилансеров или подрядчиков, чтобы временно заполнить пробел в навыках.

Большинство организаций используют комбинацию мер для устранения нехватки навыков.

Важно регулярно проводить анализ пробелов в навыках, чтобы всегда быть в курсе того, что в вашей организации не хватает специалистов.

"Общим руководством является проведение комплексного анализа каждые 12-24 месяца. Однако в быстро развивающихся отраслях может потребоваться более частая оценка пробелов в навыках. Самое главное, чтобы это не было разовым мероприятием, а проводилось периодически, - отмечает Кинга Голебиовска, партнер по работе с персоналом и культуре в HR Hints.

Регулярные проверки позволят вам выявить пробелы до того, как они окажут существенное влияние на ваш бизнес, постоянно снижая риск неэффективной работы и потери конкурентоспособности".

Примеры анализа разрыва в навыках
Важно иметь стандартный формат для проведения анализа недостатка навыков. Хорошо структурированный процесс позволит получить правильную и наиболее полезную информацию. Давайте рассмотрим два типа анализа разрыва в навыках.

Пример простого анализа разрыва в навыках
Вы можете создать шаблон простого анализа разрыва в навыках в электронной таблице, в которой сравниваются текущие и желаемые уровни навыков. Он будет содержать следующие поля:

• Имя сотрудника
• Навык, который необходимо измерить (он должен быть максимально конкретным и относиться к должности как в настоящее время, так и в будущем)
• Оценка уровня квалификации (система баллов)
• Желаемый уровень квалификации (система баллов)

Убедитесь, что все, кто оценивает уровень квалификации сотрудников, имеют единые критерии и понимают, как применять их при выставлении оценок.

Вы можете настроить простую таблицу анализа пробелов в навыках для различных групп или целей, например по отделам, для мягких или жестких навыков.

Пример количественного анализа разрыва в навыках
Antonucci and Ovidio предложили количественный подход к анализу разрыва в навыках, который измеряет разрыв каждой компетенции для каждого исследуемого субъекта.

Разработанный ими алгоритм учитывает только негативную ситуацию, когда компетенции сотрудника ниже необходимых. Они также различают пробелы в часто используемых компетенциях и пробелы в редко используемых компетенциях.

Отправной точкой этого анализа является картирование навыков, необходимых для каждого рабочего профиля. Эталон для каждой требуемой компетенции может быть определен либо сверху вниз (от руководителей к сотрудникам), либо снизу вверх (от сотрудников к руководителям).

Преимущества бенчмаркинга таким образом заключаются в следующем:

Процедура не меняется в зависимости от того, используется ли подход "сверху вниз" или "снизу вверх".
Вы получаете количественную оценку нехватки навыков с учетом важности и частоты использования.
Это обеспечивает гибкий, полуавтоматический процесс планирования учебных курсов.
В результате получается следующий показатель нехватки навыков:

В этой формуле рассчитывается показатель G пробела в j-м навыке. Остальные переменные в формуле означают:
N - обозначает балл необходимости, присвоенный i-му интервьюируемому по j-му навыку

P - характеристика уровня владения навыком, которым обладает сотрудник.

F - частота использования навыка одним и тем же сотрудником.

c - константа для уменьшения влияния низких или отрицательных разрывов (т.е. нуля или единицы).

F - частота использования, которая в идеальном примере компании представляет собой порог, при превышении которого нехватка навыков становится проблемой, требующей решения (при учете затрат на обучение).

k - позволяет учитывать только положительные пробелы (когда определенным, относительно часто используемым навыком владеют недостаточно).

При использовании количественного подхода необходимо учитывать три аспекта:

1. Сбор данных - компании могут собирать соответствующие данные с помощью бумажных оценок и вспомогательных интервью или с помощью программного обеспечения для управления навыками. Особенно если вы проводите анализ нехватки навыков среди большого количества сотрудников, последний вариант становится более очевидным.
2. Типы оценок для получения необходимой информации - Опросы самооценки или оценки 360 градусов позволяют собрать информацию о необходимых навыках, частоте использования определенных навыков и наличии навыков, характерных для каждой роли. Инструменты обратной связи, такие как 15Five и Reflektive, собирают и анализируют отзывы ваших сотрудников и о них самих.
3. Оценка навыков - Оценка навыков проводится по шкале от 1 до 5, где 1 - самый низкий, а 5 - самый высокий уровень. Для каждого уровня каждый опрашиваемый выставляет оценку тому уровню навыков, которым он обладает на самом деле, и тому уровню навыков, который он считает необходимым. Тот же метод оценки используется для определения того, насколько интенсивно тот или иной навык используется в компании.

Собрав все необходимые данные, вы сможете проанализировать отклонения между уровнем навыков, которыми обладают отдельные сотрудники, и их необходимостью, а также частотой их использования в компании. Это позволит вам принять меры, которые приведут к одному или нескольким из описанных выше мероприятий по устранению нехватки навыков.

Использование шаблона анализа пробелов в навыках поможет вам последовательно и систематически выявлять и устранять несоответствия между текущими компетенциями сотрудников и теми, которые необходимы для оптимальной работы.

Шаблон представляет собой структурированную основу, облегчающую организациям оценку недостатков навыков и определение приоритетных областей для развития на командном и индивидуальном уровне.

Ниже представлен шаблон анализа недостатка навыков.

Сейчас, когда компании все больше стремятся подготовить своих сотрудников к будущему, очень важно знать, какими навыками и компетенциями обладает ваш персонал в настоящее время и что еще необходимо. Если не устранить пробелы в навыках, то это может привести к тому, что ваша организация упустит возможности для внедрения инноваций и потеряет конкурентные преимущества.

Тщательно проведенный анализ пробелов в навыках - это важный инструмент, который поможет вам понять, на что способны ваши сотрудники и как вы можете сформировать штат, способный достичь еще большего.