Автоматизация адаптации: руководство к действию

Представьте себе: к вам присоединяется новый сотрудник. Его почтовый ящик завален разрозненными электронными письмами или, что еще хуже, цепочками электронных писем длиной в километры. Вы просите скачать файл, распечатать его, подписать и отсканировать. Между тем, вы еще не нашли времени, чтобы отправить запрос на настройку в ИТ-отдел, а отдел кадров вручную проверяет, было ли подписано соглашение о неразглашении.

Это не адаптация. Это хаос.

В современном мире гибридной и высокоскоростной работы неуклюжая адаптация на бумажных носителях является обузой. Это замедляет производительность, разочаровывает новых сотрудников и отнимает время вашей HR-команды. Хуже того, это создает риски соблюдения нормативных требований, которые вы не можете себе позволить.

Пришло время заменить файлы и цепочки электронных писем чем-то лучшим — автоматизированными рабочими процессами адаптации, которые оптимизированы, отслеживаемы, полностью настроены и рассчитаны на масштабирование.

И дело не только в скорости; Речь идет о последовательности.

Благодаря автоматизированным рабочим процессам каждый новый сотрудник получает одинаково высокое качество обслуживания, независимо от его роли, местоположения или руководителя. Задачи запускаются автоматически, напоминания встроены, а прогресс отслеживается в режиме реального времени. Так что вам не нужно помнить о том, что нужно что-то сделать, а затем сделать это вручную.

Вместо того, чтобы HR гонялся за документами, система выполняет последующие действия.

Вместо цепочек электронных писем есть портал.

Каков результат?

Новые сотрудники точно знают, что делать, и ваша команда завоевывает их доверие, а также экономит драгоценное время.

Ручная адаптация обманчиво дорога.

На первый взгляд, PDF-файлы, шаблоны электронных писем и электронные таблицы кажутся более удобными. Но за кулисами они создают трения на каждом шагу.

Вот как это сделать: Задачи упускаются из виду. Менеджеры забывают отправить приветственные письма. ИТ-специалисты не получают своевременных уведомлений о необходимости подготовки устройств. Новые сотрудники чувствуют себя потерянными или неуверенными в том, чего от них ожидают. И HR в конечном итоге устраняет проблемы, которых можно избежать.

Хуже того, ручные процессы часто приводят к несогласованному опыту. Два сотрудника, занимающие одну и ту же должность, могут получать разные формы, неполные инструкции или противоречащие друг другу сроки. Все потому, что кто-то пропустил шаг или не был в курсе, что нужно делать дальше.

Эти пробелы не только вредят производительности. Они влияют на моральный дух, задерживают соблюдение требований и увеличивают риск раннего отсева. В регулируемых отраслях, таких как здравоохранение и финансы, они также несут реальные издержки в виде штрафов или неудачных проверок.

Подводя черту?

То, что кажется «простым», на самом деле может привести к гораздо более высокой цене.
Если вы хотите, чтобы адаптация шла в ногу с ростом, автоматизация необходима.
Если вы все еще не уверены, стоит ли менять свои расходы, вот как ручная адаптация соотносится с автоматизацией.

Автоматизация — это не только использование программного обеспечения, но и разработка удобного для пользователя, повторяемого и отслеживаемого процесса, который масштабируется вместе с вашей командой. Вот с чего начать.

Шаг 1: Составьте карту текущего процесса адаптации

Перечислите все задачи, связанные с адаптацией, от отправки писем с предложениями до назначения наставников. Определите, кому принадлежит каждая задача и где обычно возникают задержки или пробелы. Это становится вашим планом.

Шаг 2: Выберите правильную платформу

Ищите программное обеспечение для адаптации, которое интегрируется с вашей существующей HRIS, предлагает настраиваемые рабочие процессы и поддерживает управление документами, электронные подписи и отслеживание в режиме реального времени. HR Cloud Onboard — одно из таких решений, разработанных для масштабирования и соответствия требованиям.

Шаг 3: Создание шаблонов рабочих процессов

Создавайте контрольные списки и шаблоны задач на основе ролей, местоположений или отделов. Каждый шаблон должен определять последовательность, владельца (владельцев) и срок выполнения каждой задачи, включая автоматические напоминания.

Шаг 4: Настройте порталы для новых сотрудников

Предоставьте сотрудникам доступ ко всему, что им нужно, через фирменный портал: приветственные сообщения, цифровые формы, расписания обучения и часто задаваемые вопросы. Никакой охоты за почтовыми ящиками. Никакой печати.

Шаг 5: Автоматизируйте внутренние уведомления

Автоматически уведомляйте все заинтересованные стороны, такие как ИТ-специалисты, непосредственные руководители, финансы и т. д., на основе триггеров задач. Это означает, что устройства готовы, счета подготовлены, а расчет заработной платы знает, когда ожидать новых сотрудников.

Шаг 6: Мониторинг и улучшение

Используйте панели мониторинга для отслеживания выполнения задач, задержек и вовлеченности. Запускайте отчеты, чтобы увидеть, что работает, а где нужно ужесточить процесс.

При правильном подходе автоматизация экономит время менеджеров по персоналу и повышает общий процесс адаптации новых сотрудников.