Документы для введения в должность (шаблоны)

Неспособность стандартизировать документы при приеме на работу вредит как новым сотрудникам, так и вашей компании. Почему? Потому что неопределенные или непоследовательные процессы могут привести к ухудшению опыта сотрудников и ослаблению связей между новыми сотрудниками и вашей компанией. Это будет препятствовать их производительности, вовлеченности и удержанию.

Когда речь идет о введении в должность, первое впечатление имеет значение. Исследования показали, что организации, которые проводят эффективную процедуру введения в должность, на 82% повышают уровень удержания новых сотрудников и увеличивают производительность более чем на 70% в течение первого года по сравнению с теми, кто этого не делает.

Готовы ли вы привести в порядок свой процесс адаптации? Начните с создания набора четких, хорошо организованных документов, которые помогут вашему отделу кадров получить необходимую информацию и контракты и помогут вашим сотрудникам уверенно ориентироваться в новой роли.

Что такое документы по введению в должность?
Документы при приеме на работу - это важная часть процесса, позволяющая отделу кадров собрать необходимые данные о сотруднике и подписанные договоры. Они также помогают новому сотруднику ознакомиться с политикой и культурой вашей компании, понять свои основные обязанности и получить предварительные знания, необходимые для успешной работы в новой должности.

Документы по введению в должность обычно включают юридические документы, такие как трудовой договор, правила компании, справочники и кодекс поведения, а также сведения о конкретной роли, такие как описание должностных обязанностей, контакты менеджеров и сотрудников и многое другое.

Эффективный процесс подготовки к приему на работу включает в себя подготовку документов для новых сотрудников, чтобы они были вовлечены и информированы. Вот несколько примеров документов, которые можно использовать при подготовке к приему на работу, чтобы обеспечить плавный переход на новую должность:

1. Письмо-предложение
Письмо-предложение - это предшественник трудового договора, в котором формализуется намерение вашей компании принять на работу сотрудника и уточняются основные детали его работы. Однако это больше, чем просто уведомление. Хотя оно не имеет юридического веса трудового договора, в нем указываются компенсация и льготы, обязанности и дата начала работы, чтобы помочь кандидату принять взвешенное решение о том, соглашаться или нет на вашу должность.

Для компаний, стремящихся укрепить свой бренд работодателя, этот документ дает возможность продемонстрировать свой профессионализм, четко изложив свое предложение и донеся до потенциальных сотрудников свое ценностное предложение. Это положительное первое впечатление может помочь сформировать решение кандидата принять вашу должность и задать тон успешным рабочим отношениям.

2. Трудовой договор
Всесторонние трудовые договоры крайне важны для детального определения ожиданий и обязанностей организации и сотрудника в рамках правового поля, защищающего обе стороны.

В грамотно составленном договоре должны быть отражены такие аспекты, как должностные обязанности и компенсация, включая зарплату, льготы, сверхурочные, рабочее время и параметры, обязательства по сохранению конфиденциальности, владение интеллектуальной собственностью и процедуры увольнения. Если это применимо, в договоре также должен быть указан статус занятости по собственному желанию, распространенный в США, когда любая из сторон может прекратить отношения без причины.

В зависимости от требований к рабочему месту в вашей организации вам может понадобиться несколько типов трудовых договоров, в том числе:

• Постоянный: Полная занятость, бессрочная занятость с льготами
• Неполный рабочий день: Регулярная, но менее чем полная занятость, потенциально включающая льготы
• Срочный: Работа на заранее определенный срок, обычно для выполнения конкретных проектов.
• Временный: Краткосрочная работа для удовлетворения временных потребностей с ограниченными льготами или без них.
• 1099: соглашение с независимым подрядчиком, когда работник сам отвечает за свои налоги
• Случайная работа: внеплановая работа по вызову без гарантированных часов и льгот.
• Стажировка: Опыт обучения с возможным наставничеством и ограниченным вознаграждением
• Ученичество: Структурированная программа обучения, сочетающая обучение в классе и подготовку на рабочем месте.
• Соглашение об удаленной работе: Определенные условия для работы вне офиса.

Обратитесь к специалистам по правовым вопросам для изучения трудовых договоров, чтобы избежать двусмысленностей, которые могут привести к дорогостоящим спорам. Также необходимо регулярно обновлять договоры, чтобы обеспечить соответствие изменениям в трудовом законодательстве и минимизировать правовые риски.

3. Письмо с приветствием
Грамотно составленное письмо с приветствием коллектива закладывает основу для успешного вхождения в должность, создавая теплый тон и вызывая интерес к вакансии.

Чтобы обеспечить положительное первое впечатление, HR-специалисты должны включить в письмо важную информацию о первом дне нового сотрудника, такую как подробные сведения о его роли, информация о команде, дата начала работы, часы работы, необходимые документы, логистика (например, инструкции по парковке и прибытию) и расписание на первый день. Некоторые компании также включают в письмо общий обзор плана подготовки сотрудника к работе. Приветственное письмо также служит платформой для освещения важных аспектов культуры вашей компании.

Кроме того, в приветственном письме должна быть указана основная контактная информация для отдела кадров, менеджера нового сотрудника и всех остальных, с кем ему может понадобиться связаться.

Наконец, добавьте личный штрих, выразив свою признательность за то, что они пришли в вашу компанию, и подчеркнув, как вы рады их приходу.

После того как предварительный инструктаж завершен, основное внимание переключается на сбор важных данных о сотрудниках и ознакомление кандидатов с политикой и культурой вашей компании.

4. Шаблон 30-60-90-дневного онбординга
Если вы хотите создать в своей компании систему мирового класса, то планы 30-60-90-дневного онбординга являются обязательным условием для обеспечения целенаправленного процесса онбординга. Эти структурированные планы помогут вам отслеживать прогресс нового сотрудника в приобретении знаний, развитии навыков и достижении целей, чтобы помочь ему добиться высоких результатов в своей роли.

30-дневный план обычно сосредоточен на базовых знаниях и навыках. В нем должны быть описаны основные правила компании, базовые должностные обязанности и завершение начального обучения. 60-дневный план основывается на этом, вводя более сложные задачи и отслеживая ранние показатели эффективности. Здесь внимание может быть сосредоточено на участии в проектах или совместной работе в команде.

Наконец, 90-дневный план обычно оценивает общую компетентность и достижение целей. Этот этап может включать в себя самостоятельную работу над проектами или взаимодействие с клиентами, демонстрируя способность сотрудника вносить значимый вклад без высокого уровня контроля.

Разработайте документы для введения в должность в соответствии с планом 30-60-90 дней для каждой роли, чтобы новые сотрудники получали индивидуальные и целенаправленные рекомендации. Например, 30-дневный план для сотрудника отдела маркетинга может включать обучение работе с социальными сетями, а план для сотрудника отдела продаж может быть сосредоточен на знании продукта и процесса продаж.

Обмен подробными планами во время подготовки к работе устанавливает четкие ожидания как для сотрудника, так и для работодателя, задавая направление и обеспечивая прозрачность с самого начала.

5. Форма информации о сотруднике
Форма информации о сотруднике - это важный документ, используемый при приеме на работу для сбора основных данных о сотруднике, которые упрощают ведение учета и обеспечивают точность начисления заработной платы.

В форму обычно заносятся полное юридическое имя, контактные данные, информация об экстренных службах, налоговая и банковская информация. В ней также указываются сведения, касающиеся участия в программе льгот и требований к конкретной должности.

6. Бланк контактной информации о сотрудниках в чрезвычайных ситуациях
Как следует из названия, в формуляр экстренной связи с работником заносится жизненно важная информация на случай несчастных случаев или чрезвычайных ситуаций на рабочем месте. В нем должны быть указаны имена и контактная информация для экстренных контактов (семья, близкие друзья), а также любая медицинская история или аллергия, о которой сотрудник хотел бы сообщить.

Для HR важно, что сбор информации о контактных лицах на случай чрезвычайных ситуаций не является "одноразовым" занятием. Эти данные должны обновляться каждые шесть-двенадцать месяцев, чтобы обеспечить быстрое реагирование в критических ситуациях.

7. Гибридный график работы
Поскольку сотрудники стремятся к большей гибкости и балансу между работой и личной жизнью, гибридный график работы проясняет ожидания вашей организации в отношении сотрудников, распределяющих свое время между офисом и работой вне офиса.

В графике указываются основные рабочие часы или дни, когда требуется физическое присутствие на территории компании, а также гибкие условия для удаленной работы в определенные дни. Такая прозрачность создает четкие границы и позволяет сотрудникам понять, когда они должны быть доступны.

В подробном графике гибридной работы также должны быть описаны протоколы общения и ожидания ответственности за удаленную работу, чтобы каждый сотрудник чувствовал себя информированным и наделенным полномочиями.

8. Справочник сотрудника и кадровая политика
При введении новых сотрудников в курс дела необходимо иметь справочник сотрудника и четкую кадровую политику, которые являются краеугольным камнем для успешного процесса введения в должность.

Справочник сотрудника служит центральным справочным пособием, информируя новых сотрудников о культуре компании, льготах и ожиданиях. Это уменьшает путаницу и помогает новым сотрудникам освоиться в своей роли.

В то же время кадровая политика описывает все, от дресс-кода до времени отпуска, чтобы обеспечить последовательность и справедливость во всей организации.

Предоставив доступ к этой информации с самого начала, вы поможете новым сотрудникам чувствовать себя информированными и уверенными на протяжении всего переходного периода.

9. Миссия, видение и ценности компании
Пока новый сотрудник не поймет и не воплотит в жизнь миссию вашей компании, он является продуктом ценностей и видения своих предыдущих работодателей. Именно поэтому четко сформулированная миссия компании, доведенная до сведения новых сотрудников в процессе адаптации, очень важна для установления нового тона и стандартов.

Эффективная формулировка миссии служит двойной цели. Во-первых, оно дает четкое представление о цели организации, ее стремлениях и руководящих принципах. Это может способствовать принятию и успешному долгосрочному соответствию ценностей вашего рекрутера и миссии компании.

Во-вторых, это может зажечь энтузиазм, показав, какое влияние может оказать новый сотрудник в своем индивидуальном качестве. Это также поможет им понять, какой вклад они могут внести в общую картину компании, и вдохновит их стать частью чего-то большего, чем они сами.

10. Заявление работодателя о равных возможностях
Заявление работодателя о равных возможностях (equal opportunity employer - EEO) имеет жизненно важное значение для создания инклюзивного рабочего места и сильного бренда работодателя. Оно подтверждает приверженность компании справедливому обращению и предоставлению возможностей всем квалифицированным кандидатам. Это создает благоприятную атмосферу всеобщей принадлежности для разнообразных талантов и стимулирует инновации за счет учета многих точек зрения.

Сильное заявление об охране окружающей среды должно четко формулировать позицию вашей компании против дискриминации по таким признакам, как раса, пол, религия или инвалидность. В нем также должно быть подчеркнуто стремление вашей организации к формированию многообразного кадрового состава через процесс найма и политику продвижения по службе.

Демонстрируя эти ценности, ваша компания может позиционировать себя как прогрессивного и этичного работодателя. Это поможет вам привлечь современных талантливых сотрудников, которые ищут работу, где ценится инклюзивность. Это, в свою очередь, не только благоприятно скажется на культуре вашей компании, но и укрепит вашу репутацию среди клиентов и заинтересованных сторон, для которых социальная ответственность становится все более приоритетной.

11. Политика оплачиваемых отгулов (Paid time off - PTO)
Политика оплачиваемых отгулов приносит пользу как работодателям, так и сотрудникам, поскольку проясняет ожидания в отношении отгулов, обеспечивает справедливость и последовательность в организации, а также уменьшает путаницу и возможность конфликтов.

Для сотрудников четкая политика предоставления оплачиваемых отгулов способствует здоровому балансу между работой и личной жизнью, позволяя им восстанавливать силы и возвращаться отдохнувшими, что ведет к повышению производительности и морального духа.

Четко сформулированная политика PTO должна включать такие детали, как нормы начисления (сколько PTO зарабатывается за определенное время), квалификационные требования (кто имеет право на PTO), ограничения по переносу (можно ли сохранить неиспользованный PTO для использования в будущем) и порядок подачи запроса на отгул.

12. Политика кодекса поведения
Эффективный кодекс поведения устанавливает четкие ожидания и границы профессионального поведения на рабочем месте. Она определяет приемлемое и неприемлемое поведение, способствуя созданию уважительной и инклюзивной среды.

Политика должна охватывать вопросы дискриминации, притеснений, запугивания, насилия на рабочем месте, конфиденциальности и надлежащего использования имущества компании. Обеспечение четких рамок позволяет сотрудникам сообщать о неправомерных действиях и служит важным инструментом для поддержания культуры ответственности.

13. Политика посещаемости
Политика посещаемости необходима для нормального функционирования рабочего места. Она определяет четкие ожидания в отношении рабочего времени, отсутствия на рабочем месте, опозданий и заявлений на отпуск, а при эффективном применении способствует справедливости, минимизирует сбои в работе и обеспечивает достаточный уровень укомплектованности штата.

В политике посещаемости должны быть указаны приемлемые причины отсутствия на рабочем месте, такие как болезнь и чрезвычайные ситуации, надлежащие процедуры информирования о них и последствия нарушения этих правил. В политике также должны быть прописаны процедуры обращения за отгулами, включая оплачиваемые отгулы и отпуск по болезни.

14. Политика в отношении тяжелой утраты
Политика в отношении тяжелой утраты демонстрирует, что ваша компания ценит благополучие своих сотрудников в период личной утраты, создавая основу для сострадания и поддержки.

Ваша политика должна содержать четкие рекомендации по предоставлению оплачиваемого или неоплачиваемого отпуска после смерти близкого члена семьи или любимого человека. Это может в некоторой степени снизить стресс для скорбящих сотрудников, устранив неопределенность в отношении времени отсутствия на работе.

В политике должны быть определены охватываемые отношения (например, супруг, ребенок, родитель и члены расширенной семьи) и количество отпусков, предоставляемых для каждого из них. В нем также могут быть описаны процедуры уведомления и подробности возвращения на работу, такие как облегчение возвращения к обязанностям или предоставление доступа к программам помощи сотрудникам, если это применимо.

15. Политика борьбы с домогательствами
Никто не хочет работать в компании, где он может подвергнуться оскорблениям. Именно поэтому политика борьбы с домогательствами является обязательным условием для создания безопасной и уважительной рабочей среды.

Кодекс поведения обычно описывает более широкие стандарты профессионализма и поведения, такие как пунктуальность, форма одежды и использование социальных сетей. Политика борьбы с притеснениями направлена на предотвращение оскорбительного поведения и защищает сотрудников от дискриминации по расовому, половому, религиозному, национальному или возрастному признаку.

Тщательно разработанная политика по борьбе с домогательствами описывает процесс рассмотрения жалоб и обеспечивает справедливое расследование с принятием соответствующих дисциплинарных мер. Наличие такой политики позволит вашим сотрудникам сообщать об инцидентах и поможет предотвратить случаи домогательств в вашей компании в будущем.

16. Политика неявки по вызову
Когда сотрудник отсутствует без отпуска, это может считаться серьезным нарушением. Политика неявки по звонку устанавливает четкие ожидания в отношении общения сотрудников во время отсутствия.

Эта политика описывает меры наказания, принимаемые, когда сотрудник не появляется на работе без уведомления и уважительной причины. Она служит для предотвращения незапланированных прогулов, защищает рабочее место от нехватки персонала и обеспечивает справедливость, привлекая к ответственности всех сотрудников.

Ваша политика должна определять сроки для приемлемого уведомления, описывать прогрессивные дисциплинарные меры за нарушения и предоставлять ясность в отношении процесса обжалования.

17. Форма заявления на отпуск
Форма заявления на отпуск предназначена для подачи запроса на оплачиваемый отпуск для отдыха. Эта форма предназначена для упорядочения управления отпусками путем обеспечения четкого процесса в отношении того, кого следует уведомить, процесса утверждения и сроков уведомления, чтобы способствовать справедливому составлению графика и избежать совпадения отсутствия сотрудников.

Форма должна позволять фиксировать все детали и содержать раздел для утверждения руководством.

18. Форма заявки на отгул
Запросы на отгулы предназначены не только для отпуска, но и для более широкого круга случаев отсутствия на работе, таких как отпуск по болезни, личные дни и отпуск в связи с тяжелой утратой.

Форма заявки на отгул должна включать данные сотрудника, тип запрашиваемого им отпуска (отпуск, больничный и т. д.), даты начала и окончания отсутствия, а также любую дополнительную информацию, касающуюся заявки, например причину запроса на отгул.

Создание четко разработанного процесса адаптации, включающего все необходимые документы для новых сотрудников и HR-документы, требует значительного времени и усилий. Однако долгосрочные выгоды от этого неоспоримы, так как эффективная программа упрощает работу новых сотрудников, уменьшает путаницу и повышает их производительность.

А если вы "ЗА" системный процесс введения сотрудника в должность, при этом опасаетесь упустить что-то важное или получить обратную связь относительно собственного опыта создания адаптации, приходите на курс Адаптация сотрудников. Дайте нам знать о своем желании - оставьте заявку 👉🏻 по ссылке.