План работы с вовлеченностью: как разработать и что в него включить

Организации часто вкладывают время и деньги в планы вовлечения сотрудников, не понимая их стратегических последствий. Например, проводить модные мероприятия по вовлечению сотрудников, не зная, будут ли эти мероприятия действительно резонировать с работниками. Благие намерения сами по себе не способствуют вовлечению, вам нужен четкий, действенный план, чтобы оказать реальное влияние.

План включает выявление ключевых факторов вовлеченности сотрудников, выявление болевых точек сотрудников и создание целевых инициатив для их устранения. Это могут быть быстрые и простые улучшения вовлеченности сотрудников или долгосрочные программы.

Несмотря на то, что вовлеченности сотрудников уделяется все больше внимания, многие работники по-прежнему не вовлечены в нее. Это может быть вызвано различными причинами, в том числе недостаточным уважением со стороны начальства, плохим общением в компании и отсутствием согласованности с миссией компании. Согласно опросу Gallup, вовлеченность сотрудников упала до десятилетнего минимума. Только 31% сотрудников в США заявили, что они вовлечены в работу.

Поскольку вовлеченность сотрудников способствует долгосрочному удержанию сотрудников, повышению уровня производительности и эффективности работы, очевидно, что руководители компаний должны начать рассматривать вовлеченность сотрудников как стратегическую бизнес-цель. План действий по вовлечению сотрудников демонстрирует стремление работодателя быть организацией, в которой сотрудники могут процветать.

План вовлечения сотрудников должен быть структурирован, чтобы оказывать реальное влияние. Четкая структура помогает сосредоточить усилия, согласовать заинтересованные стороны и превратить идеи в действия, которые действительно важны для сотрудников.

Вот обзор ключевых разделов эффективного плана вовлечения сотрудников:

Это вопрос(ы), который будет решен в плане. Например, «Результаты опроса показывают, что сотрудники не имеют четкого представления о том, как принимаются организационные решения, потому что они чувствуют себя исключенными из важных обновлений».

Области внимания и измеримые цели для решения выявленных проблем являются основой плана вовлечения сотрудников. В нем должно быть указано, какова цель и как она будет достигаться. Это включает в себя объяснение предлагаемых инициатив и программ и как они связаны с целями и культурой организации.

Сотрудники должны быть полностью осведомлены об идеях и действиях плана и вовлечены в них, понимая, как он решает их проблемы и приведет к положительным изменениям. Поэтому в плане должно быть подробно указано, как будет происходить регулярная, прозрачная коммуникация. Например, использование нескольких каналов (например, электронная почта, собрания команды, цифровые платформы) для информирования сотрудников о целях, ожиданиях и механизмах обратной связи.

План не может быть реализован сам по себе. Заинтересованные стороны должны отстаивать его и брать на себя ответственность за необходимые действия. Для этого необходимо распределить проекты между людьми или отделами, которые возьмут на себя ответственность за каждую инициативу, и установить для них сроки. Отдел кадров часто является главным спонсором планов действий по вовлечению сотрудников, но менеджеры, старшие руководители, эксперты по технологиям и другие команды также могут возглавить эту работу.

Временные рамки выполнения плана вовлечения сотрудников позволяют следить за ним и обеспечивать подотчетность заинтересованных сторон. Полезно разбить его на краткосрочные и долгосрочные цели. Вот упрощенный пример:

• 0–3 месяца: запуск пилотной программы
• 3–6 месяцев: Распространение информации через каналы коммуникации
• 6–12 месяцев: участие всей компании.

Некоторые пункты плана вовлечения сотрудников могут быть выполнены за недели, в то время как другие могут занять месяцы или даже годы. Для долгосрочных кампаний график должен включать периоды обзора и обозначенные знаковые достижения.

Выполнение плана вовлечения сотрудников требует ресурсов — как времени, так и бюджета. Они должны быть встроены в план с самого начала. Это включает в себя определение того, как вы будете поддерживать и финансировать такие области, как:

• Инструменты для проведения опросов и аналитических платформ
• Инструменты и каналы внутренних коммуникаций
• Распределение времени для менеджеров и HR-команд
• События и активности.

Смысл плана вовлечения сотрудников заключается в том, чтобы обеспечить значимые результаты, поэтому он должен количественно оценивать, как выглядит успех. Опросы, интервью о пребывании и выходные интервью могут измерить факторы вовлеченности. Кроме того, определенные метрики могут отражать влияние плана вовлечения сотрудников, такие как:

• Индекс потребительской лояльности сотрудников
• Текучесть кадров
• Выручка на одного сотрудника
• Уровень участия сотрудников в инициативах.

Повышение удовлетворенности клиентов
Вовлеченность сотрудников оказывает волновой эффект на качество обслуживания клиентов. На самом деле, сотрудники компаний с отличным клиентским опытом в 1,5 раза более вовлечены, чем их конкуренты.

Сотрудники, которые чувствуют синергию со своим работодателем, приобретают большую индивидуальную ответственность за продукт или услугу компании. Поэтому они более склонны быть внимательными, выстраивать отношения с клиентами, предлагать более тщательное, персонализированное обслуживание.

Создание культуры высокой производительности
План вовлечения сотрудников способствует повышению производительности труда и, в конечном итоге, улучшает бизнес-результаты и прибыль. Вовлеченные сотрудники чувствуют большую приверженность организации, потому что они понимают, что их усилия имеют значение. Они гордятся своей работой и сосредотачиваются на том, что они могут сделать, чтобы помочь компании добиться успеха.

Когда такой образ мышления распространяется между командами, он формирует культуру, в которой люди мотивированы, соответствуют целям компании и постоянно выходят за рамки минимума. Со временем это становится стандартом, а не исключением, закладывая основу для культуры высокой производительности, которая приводит к устойчивым результатам.

Повышение акционерной стоимости
Сотрудники, которые вкладываются в свою работу, приносят больше пользы организации. Компании с высокой вовлеченностью выигрывают от увеличения продаж, снижения количества прогулов, уменьшения нехватки персонала, повышения безопасности, повышения эффективности, внедрения инноваций и снижения операционных расходов.

Согласно исследованию Gallup, команды с высоким уровнем вовлеченности сотрудников на 23% прибыльнее, чем команды с низкой вовлеченностью. Все это приводит к более высокой доходности инвестиций для акционеров.

Стать «предпочтительным работодателем» в своем бизнесе
Положительная репутация имеет большое значение для привлечения лучших талантов. Вовлеченные сотрудники становятся послами бренда, которые обогащают публичный имидж своей организации.

Шаг 1: Определите цель вашей компании

Прежде чем приступить к разработке плана вовлечения сотрудников, убедитесь, что вы можете сформулировать цель и ценности вашей организации. Они должны быть включены в план, потому что сотрудники, которые чувствуют связь с идеалами и приоритетами организации, становятся более погруженными в свою работу. Сотрудники должны быть вдохновлены и способны быстро выразить то, что организация намерена делать и за что выступает.

Для начала запишите миссию, принципы, краткосрочные и долгосрочные цели вашей компании, а также то, что ваша компания делает для укрепления позиционирования своего бренда. Для чего была основана компания и какие ценности она приносит клиентам, поставщикам и местным сообществам? Какие черты вы ищете в своих сотрудниках?

Например, американский онлайн-ритейлер обуви и одежды Zappos стремится обеспечить исключительное обслуживание клиентов, которое они называют «удивить» своих клиентов. Это основная часть их корпоративной культуры и то, чем компания хочет быть известной. Поэтому Zappos хочет привить его всем своим сотрудникам.

Шаг 2: Проведите опрос о вовлеченности сотрудников и изучите его результаты

Чтобы выстроить эффективный план действий, вы должны понимать свою аудиторию. Узнайте, чего хотят ваши сотрудники, проведя опрос о вовлеченности сотрудников и проанализировав его результаты. Затем вы можете определить сильные и слабые стороны вашей компании и области для роста. Изучение того, что движет вовлеченностью сотрудников, выявит некоторые основные проблемы и, самое главное, что работает, а что нет.

Следующие факторы являются критически важными из-за их мощного влияния на вовлеченность сотрудников:

• Возможности для обучения и роста
• Процедуры продвижения
• Политика отпуска по уходу за ребенком
• Медицинская страховка
• Нормы коммуникации
• Периодичность и вид поощрений и поощрений сотрудников
• Осмысленная работа
• Практическое управление
• Благоприятная рабочая атмосфера.

Обратите особое внимание на качественную обратную связь от сотрудников, которую вы получаете, а также на баллы. Обратите внимание на любые повторяющиеся темы или тенденции в категориях вопросов. Поощряйте менеджеров встречаться со своими командами для обсуждения полученных результатов. Вы также можете получить больше информации о вовлеченности персонала с помощью обратной связи с менеджерами, фокус-групп и встреч компании.

Шаг 3: Определите, что вы хотите изменить

Вы должны определить, на чем вы хотите сосредоточить свои усилия. Проанализируйте данные и составьте список основных приоритетных областей, на которые стоит обратить внимание. Начните с двух-трех точек фокусировки. Эти точки фокусировки могут послужить трамплином для создания действенных выводов.

Рассматривать:

• Какие пункты опроса оказывают наибольшее влияние на вовлеченность сотрудников?
• В каких местах мы набрали меньше всего баллов?
• Какие результаты мы могли бы улучшить с помощью нескольких незначительных изменений?

Например, результаты опроса о вовлеченности сотрудников могут показать, что ваши сотрудники не чувствуют, что их ценят и признают. Вот почему они не мотивированы предоставлять первоклассное обслуживание клиентов. Вы захотите изменить это и начать проявлять к сотрудникам больше признательности и признания их тяжелой работы.

Шаг 4: Мозговой штурм решений

Помня о желаемых результатах, вы можете начать собирать информацию. Соберите команду для обсуждения проблем и предложите идеи по вовлечению сотрудников. В эту команду могут входить специалисты по персоналу, менеджеры отделов, руководители команд и даже сотрудники разных уровней и функций. Вовлечение людей со всей организации помогает выявить различные точки зрения и повышает вероятность того, что идеи найдут отклик у более широкой группы.

Найдите способы поощрения инновационного и открытого диалога, возможно, применяя концепции дизайн-мышления. Это позволяет командам подвергать сомнению предположения, рассматривать различные точки зрения и переосмысливать задачи как возможности.

Проанализируйте полученные данные и начните мозговой штурм тактики для улучшения каждой области внимания. Составьте список из как можно большего количества идей, а затем обсудите, какие из них команды считают наиболее эффективными. Стремитесь получить более глубокое понимание того, как конкретная программа согласуется с приоритетами и потребностями вашей организации. Обязательно определите потенциальные препятствия на пути решения выявленных проблем и подготовьтесь к их преодолению.

В нашем примере план вовлечения сотрудников будет сосредоточен на формализации признательности сотрудников. Вам нужно будет определить характеристики программы поощрения и признания. За какое поведение вы будете вознаграждены? Когда и какие вознаграждения будут предлагаться и как часто? Кроме того, как все это соотносится с целями организации?

Также важно иметь оценку затрат (включая скрытые расходы), чтобы предотвратить перерасход средств или отрицательный ROI.

Шаг 5: Примите меры и назначьте ответственность

Теперь, когда вы определили свои основные варианты, преобразуйте план вовлечения сотрудников в конкретные действия и назначьте, кто будет их контролировать. Команда должна знать, кто отвечает за конкретные действия, сроки отслеживания прогресса, метрики успеха и сроки.

Этот жизненно важный шаг в процессе окажет долгосрочное влияние на вовлеченность и обеспечит подотчетность членов команды. Четко обозначив, что будет сделано и кто несет ответственность за результаты, вы избежите возможности того, что стратегия не будет реализована. Большинство людей теряют интерес или отвлекаются на другие цели в течение года, если они не берут на себя последовательные обязательства, не берут на себя ответственность и не берут на себя ответственность.

Шаг 6: Улучшите ключевой элемент вовлеченности сотрудников – коммуникацию

Прозрачная коммуникация является ключом к успеху любой кампании по вовлечению сотрудников. Как только ваш план вовлечения сотрудников будет готов к внедрению, четко и кратко сообщите о различных его аспектах своим сотрудникам.

В нашем примере программы поощрения сотрудников это будет включать в себя объяснение того, как она работает, что она предлагает и какого результата она приведет. Еще один способ пробудить интерес и участие — попросить старших менеджеров продвигать и поощрять программу среди сотрудников.

Сильная общая коммуникация внутри организации является убедительным фактором вовлеченности сотрудников, который никогда не следует упускать из виду. Способы улучшения внутренней коммуникации включают:

• Облегчение контактов
• Увеличение количества возможностей для совместной работы руководителей и их сотрудников и определения приоритетов
• Планирование презентаций как менеджеров, так и не-менеджеров по новостям компании или интересным темам
• Развитие сотрудников как послов бренда, которые доносят миссию, идеалы и послания компании до своих коллег, позволяя им связать свою работу с более широким контекстом.

Шаг 7: Регулярно оценивайте результаты инициатив

После того, как вы введете в действие план взаимодействия, внимательно следите за тем, как ваш персонал адаптируется к этим изменениям. Регулярно общайтесь с сотрудниками, чтобы получать обратную связь и быстро и эффективно вносить необходимые коррективы.

Важно регулярно оценивать эффективность плана действий по вовлечению в соответствии с определенными показателями эффективности (например, раз в месяц или раз в полгода). Измеряйте показатели текучести кадров, индекс потребительской лояльности сотрудников (eNPS), показатели посещаемости сотрудников и результаты внутренних опросов о вовлеченности, чтобы увидеть, насколько эффективны эти аспекты стратегии для повышения вовлеченности.

Регулярно пересматривайте свою программу, развивайтесь и адаптируйтесь в соответствии с результатами и новыми требованиями.

Вовлеченность сотрудников имеет жизненно важное значение для долгосрочного успеха вашей организации. Разработка и реализация стратегического плана вовлечения сотрудников требует значительных усилий и ресурсов. Однако, когда все сделано правильно, производительность, удовлетворенность и счастье сотрудников улучшаются.

Выстроить системный процесс работы можем вместе. Жду вас на онлайн курсе Вовлеченность сотрудников.