Как провести аудит профессиональных навыков

Переход к цифровым технологиям, недавние изменения в методах работы и структуре бизнеса влияют на то, как организации поощряют инновации, обеспечивая при этом продолжение обычной деятельности. Для этого организациям необходимо поддерживать и повышать квалификацию своих сотрудников и привлекать новых, столь необходимых для адаптации к этим изменениям.

Что такое аудит навыков?
Аудит навыков оценивает навыки и способности сотрудника, чтобы выявить потенциальные пробелы в знаниях или возможности для роста. На организационном уровне аудит навыков оценивает навыки всех сотрудников организации, чтобы составить схему сильных и слабых сторон имеющегося персонала. Существует два типа аудита навыков, которые мы рассмотрим далее в статье.

Как правило, HR проводит аудит навыков с помощью анкеты или интервью. Однако вы можете использовать и другие источники информации (например, исторические документы, системы управления учащимися, сертификаты, историю работы и т. д.).

Аудит навыков дает огромные преимущества для организации, поскольку позволяет определить, какие навыки имеются в компании, а какие нет. Часто сотрудники обладают навыками, о которых организация даже не подозревает и которые, возможно, не были задействованы.

Аудит навыков также полезен, когда компания меняется, например во время реструктуризации. Возьмем банк, который внедряет новую технологию, которая заменит роль банковских операционистов. Навыки операционистов больше не понадобятся. Однако в будущем банку понадобятся сотрудники с технологическими навыками.

Аудит навыков поможет оценить, какие навыки уже существуют, и могут ли они быть востребованы в других сферах бизнеса. Аналогичным образом, новые навыки необходимы, если компания расширяет свое предложение или выходит на новые рынки или регионы.

Рассматривайте аудит навыков как непрерывный процесс, а не как разовое мероприятие, поскольку организации постоянно находятся в движении. Этот важный инструмент должен быть частью стратегических целей любой HR-команды, а не проводиться просто так. Кроме того, всегда увязывайте аудит навыков с целями и стратегией бизнеса.

Какие бывают виды аудита квалификации?
Как уже говорилось, HR может проводить 2 типа аудита навыков:

Аудит личных навыков используется для определения уровня владения конкретным или общим навыком. Он выявляет возможные пробелы в навыках сотрудника.

Аудит личных навыков полезен для людей при определении наиболее подходящей для них работы, при смене карьеры или как часть плана личного развития. Информацию, полученную в ходе аудита личных навыков, можно также использовать при проведении аудита групповых навыков.

Аудит групповых навыков предполагает проверку всех сотрудников в команде или организации. Обычно он используется для составления перечня навыков сотрудников на рабочем месте.

Когда следует проводить аудит навыков?
Ваша команда уже не та, что была 5 лет назад или даже 1 год назад. Уходы, новые сотрудники и изменения в методах работы влияют на приобретение навыков или потребности в них.

Поэтому идеально проводить аудит навыков, когда:

• Создается новая роль: HR необходимо определить и четко сформулировать новые навыки для должности и оптимальные характеристики для нового сотрудника.
• Сотрудник меняет свою роль: Аудит личных навыков может выявить сильные и слабые стороны сотрудника, чтобы помочь ему добиться успеха в новой роли.
• Сотрудник меняет отдел: Аудит навыков следует проводить и при переходе сотрудника в другой отдел, чтобы убедиться, что его навыки по-прежнему актуальны.
• Новый проект требует особых навыков: Определите, какие навыки необходимы для выполнения нового проекта и обладают ли члены проекта необходимыми навыками.
• В рамках управления эффективностью: Хорошая программа управления эффективностью направлена на развитие сотрудников. Аудит навыков будет полезен для оценки того, не справляется ли сотрудник с работой или превосходит ожидания.

Аудит навыков требует времени, усилий и хорошей координации. Для достижения наилучшего результата используйте технологию для обобщения и анализа данных, полученных в ходе аудита навыков.

Понять, какими навыками обладает ваша организация.
Получите лучшее представление о том, какими навыками обладают ваши сотрудники, где в отделах находятся различные наборы навыков и т. д.

Сотрудники могут обладать целым рядом навыков, неизвестных организации, например дополнительными навыками, приобретенными во время учебы, предыдущим опытом работы или внешними сферами интересов, в которые они могут быть вовлечены. Организация может использовать эти неиспользованные ресурсы.

Для выявления пробелов в навыках
87% организаций знают, что у них есть пробелы в навыках или они появятся в ближайшие несколько лет. Аудит навыков помогает определить, не хватает ли навыков конкретным сотрудникам, командам, отделам и организации в целом. HR и руководство лучше подготовлены к принятию стратегических решений при развертывании проектов или выделении бюджетов на конкретные проекты и команды.

Аудит навыков также полезен при прогнозировании. Например, компания будет использовать искусственный интеллект в своих продуктах в течение следующих 5 лет. Организация может заблаговременно выявить пробелы в навыках, связанных с искусственным интеллектом, таких как наука о данных, управление данными, машинное обучение, кодирование и т. д., и развернуть программы по переквалификации сотрудников.

Помощь в реализации инициатив по обучению и повышению квалификации
Информация, полученная в результате аудита навыков, может быть очень полезна для разработки программ обучения и повышения квалификации персонала. Используйте эти данные для улучшения существующих инициатив или сосредоточьтесь на разработке программ обучения приоритетным навыкам.

Для улучшения найма
Одним из преимуществ информации, полученной в ходе аудита навыков, является улучшение процесса найма. На основе этих данных HR будет лучше информирован о том, кого нанимать в команду.

Эти данные позволят вам сделать найм более целенаправленным. Не имеет смысла нанимать больше "тех же самых", если вам нужен человек с другим набором навыков.

Укрепление организационного потенциала
Каждая организация обладает уникальным организационным потенциалом - нематериальными, но стратегическими активами, которые позволяют ей реализовывать бизнес-стратегию и удовлетворять потребности клиентов.

Навыки и умения сотрудников являются важнейшими составляющими организационного потенциала, особенно в рамках операционного потенциала, когда компания может согласовывать навыки и процессы для работы на своих рынках. Эти характеристики работают в сочетании друг с другом и со временем становятся конкурентным преимуществом компании.

Определение навыков, способствующих развитию операционного потенциала, является ключевым фактором для создания и поддержания конкурентных преимуществ компании.

Согласование индивидуальных и командных целей
В последние несколько лет организации сталкиваются с быстро меняющейся бизнес-средой, в результате чего навыки, которые были актуальны в прошлом году, становятся устаревшими или ненужными в следующем. Возьмем, к примеру, менеджера по организации мероприятий, нанятого в конце 2019 года и внезапно столкнувшегося с необходимостью организовывать и проводить онлайн-мероприятия.

Аудит навыков позволит HR определить, какие навыки требуются для адаптированной роли, и обеспечить необходимое обучение, чтобы повысить квалификацию сотрудника или команды в соответствии с новыми требованиями бизнеса.

1. Четко определите свои цели
Проведение аудита навыков требует значительных затрат времени, сил и ресурсов. Поэтому отнеситесь к аудиту навыков как к проекту с участием заинтересованных сторон, руководителем проекта, четкими ключевыми обязанностями, бюджетом и четко определенными целями.

Примите во внимание проблемы, возможности и цели вашего бизнеса:

• С какими проблемами вы сталкиваетесь сейчас и в ближайшем будущем?
• Каковы возможности роста вашей организации?
• Чего вы хотите достичь?

Зная ответы на эти вопросы, вы сможете определить, на каких навыках следует сосредоточиться в ходе аудита.

Привлеките нужные заинтересованные стороны к разработке целей, чтобы обеспечить поддержку и участие с самого начала. Это не проект HR, а скорее бизнес-императив, поддерживаемый HR. Взаимодействуйте с заинтересованными сторонами во всех отделах и подразделениях организации (не только на передовой линии, но и на задней линии, например, в операционном отделе, ИТ, финансовом отделе и т. д.).

2. Определите сферу деятельности
Избегайте определения широких рамок для аудита навыков. Нет никакой пользы от аудита всех навыков в вашей организации. Знание того, кто из сотрудников умеет пользоваться печатной машинкой, скорее всего, не принесет никакой пользы вашему бизнесу. Вместо этого определите рамки аудита, исходя из стратегии вашей организации, а затем разбейте их на категории.
Например:

• Технические навыки (с разбивкой на подкатегории)
• Лидерские навыки (на основе ваших основных принципов лидерства)
• Межличностные навыки.

Включите в сферу охвата тип информации, которую вы будете собирать, например:

• Сертификаты
• Информация о результатах работы
• Отзывы руководителей

3. Используйте систему компетенций
Используйте систему компетенций для оценки навыков, так как это обеспечивает последовательность в организации и во времени. Модель компетенций - это совокупность компетенций, относящихся к конкретной роли или функции. Такая модель компетенций дает HR-службе основу для анализа нехватки навыков и повышения квалификации.

Создание матрицы компетенций (или матрицы навыков) также поможет определить необходимые навыки для команды или проекта. Эта матрица позволяет визуализировать имеющиеся навыки и компетенции в сравнении с теми, которые требуются в команде.

4. Примите решение о методе оценки
Вы можете использовать различные способы сбора информации для аудита навыков. Используйте комбинацию из следующих способов, чтобы получить хорошие результаты:

• Проведите интервью один на один - задайте сотрудникам ряд вопросов, чтобы понять, в чем заключаются их сильные и слабые стороны. Используйте последовательный подход для каждого сотрудника, чтобы получить общее представление о навыках в группе. Это может занять много времени, но будет эффективно.
• Проведите опрос по самооценке - вы можете разослать его сотрудникам для заполнения. Сотрудники оценивают себя по шкале, чтобы определить уровень своих навыков. Дайте определения и примеры, чтобы сотрудники могли ответить честно. Опрос по самооценке предполагает, что сотрудники будут отвечать честно.
• Сбор исторической информации - Вы можете собрать имеющуюся информацию о сотрудниках, например, о пройденном ранее обучении, истории работы, сертификатах, дипломах колледжа или университета и т. д.
• Проведите формальную проверку навыков - Проведите проверку навыков, чтобы оценить требуемые в организации навыки.

5. Начните с малого
Если вы не уверены в том, насколько полезным будет аудит навыков, или у вас мало времени, начните с малого, например, с одного отдела или команды. На основе полученных результатов вы можете распространить аудит на другие отделы и команды.

6. Убедитесь в том, что вы соответствуете требованиям законодательства
Убедитесь, что у вас есть право на сбор данных и необходимая инфраструктура для защиты персональных данных сотрудников. Сбор данных должен осуществляться только в строгих условиях и использоваться по назначению в соответствии с законами конкретного региона. Организации, проводящие аудит профессиональных навыков, должны гарантировать, что собранная информация не будет использована не по назначению, и всегда защищать сотрудников. Минимальный стандарт:

• Использовать данные только в тех целях, для которых они были собраны.
• Не собирайте ненужную информацию
• Все данные должны быть актуальными
• Доступность для сотрудников и возможность исправления информации, если она неверна.

Проверьте все правила страны, если вы делаете это за пределами своего региона или страны.

7. Соберите и проанализируйте данные
Существует логическая последовательность, которой можно придерживаться при сборе данных о сотрудниках:

• Проинформируйте сотрудников о проведении аудита навыков.
• Соберите данные с помощью согласованных методов сбора. Если вы используете интервью, обучите интервьюеров правильным методам.
• Обучите сотрудников и руководителей пользоваться системой, если вы используете непрерывный метод сбора данных. Например, система управления учащимися, которая должна обновляться сотрудниками, если они приобретают новый навык.

8. Используйте полученные данные для разработки планов найма, обучения и повышения квалификации
Результаты аудита навыков помогут вам разработать краткосрочные и долгосрочные мероприятия по найму, подготовке, обучению и повышению квалификации. В краткосрочной перспективе вы можете записать своих сотрудников, например, на семинар для повышения квалификации в области программного обеспечения. В долгосрочной перспективе вы можете разработать способы более эффективного тестирования на наличие необходимых навыков в процессе отбора при приеме на работу или улучшить обучение новых сотрудников.

Кроме того, в рамках аудита навыков можно создать отчет об оценке. В этом отчете могут быть представлены следующие сведения:

• Все неиспользованные навыки (и если они ценны сейчас или в будущем).
• Потенциальное перераспределение сотрудников в связи с их навыками.
• Отметить любые очевидные пробелы в навыках в масштабах всей организации.
• Любые срочные навыки.

Передайте эту информацию менеджерам по найму и команде по подбору персонала, чтобы убедиться, что все текущие собеседования и процессы подбора персонала также восполняют пробелы в навыках, выявленные в ходе аудита.

9. Составьте и поддерживайте реестр навыков
Актуальный перечень навыков позволяет лучше понять, как должны развиваться и расти ваши сотрудники, и может помочь вам составить план замещения кадров и устранить пробелы в навыках до того, как они станут проблемой.

10. Аудит навыков HR
Не обходите стороной HR при проведении аудита навыков. Аудит существующих навыков HR поможет вам обнаружить и заполнить пробелы в команде HR, чтобы укрепить ключевые компетенции и защитить навыки HR в будущем.

Ваш отдел HR будет находиться в авангарде проведения аудита, поэтому это идеальная команда, с которой стоит начать аудит, прежде чем распространять его на остальные отделы. Это позволит убедиться, что команда, проводящая аудит, обладает необходимыми навыками для успешного проведения проверки (например, навыками проведения интервью, сбора и анализа данных, управления конфликтами и т. д.).

Аудит навыков помогает принимать решения о найме, обучении и повышении квалификации на основе данных. Этот инструмент поможет вам развить навыки, необходимые вашим сотрудникам и вашей организации, что поможет вашему бизнесу создать операционные возможности, необходимые для создания конкурентного преимущества.