Интранет и персональная лента для сотрудников

В сегодняшнем взаимосвязанном цифровом мире для достижения успеха компании в значительной степени полагаются на эффективную коммуникацию и совместную работу. С развитием технологий компании теперь имеют в своем распоряжении различные платформы для развития внутренней коммуникации. Два популярных варианта, которые служат этой цели, — это интрасети компании и персональные ленты. Однако, несмотря на то, что оба подхода направлены на улучшение внутренней коммуникации, между ними существуют существенные различия.

Корпоративный интранет уже давно является основным решением для внутренней коммуникации. Это централизованные платформы, на которых сотрудники могут получить доступ к важной информации компании, документам, политикам и объявлениям. Интрасети обычно включают новостные разделы, базы знаний и каталоги, что делает их центром для поиска и обмена актуальной информацией для сотрудников. Кроме того, они часто требуют аутентификации пользователя для поддержания конфиденциальности и безопасности, гарантируя, что конфиденциальные данные останутся в цифровых стенах компании.

Возможности персональных лент
Личные ленты приобрели популярность с развитием социальных сетей и потребностью в более упорядоченной коммуникации. Подобно лентам в социальных сетях, персональные ленты предоставляют сотрудникам персонализированный поток контента, соответствующего их работе и интересам. Они позволяют людям следить за конкретными темами, проектами или коллегами, гарантируя, что они будут получать обновления и информацию, адаптированную к их потребностям. Кроме того, персональные ленты ориентированы на индивидуальные предпочтения, позволяя сотрудникам настраивать потребление контента, одновременно укрепляя чувство общности внутри организации.

Несмотря на то, что как корпоративные интрасети, так и персональные ленты имеют свои преимущества, их разделение имеет решающее значение по нескольким причинам.

Информационная перегрузка и растерянность

Интеграция персональных лент во внутреннюю сеть компании может привести к информационной перегрузке. При обилии контента из различных источников сотрудникам становится сложно отфильтровать шум и найти необходимую информацию. Кроме того, такой приток информации может привести к замешательству, мешая людям сосредоточиться на критически важных задачах и приоритетах. Разделяя интрасети и персональные каналы, организации могут снизить информационную нагрузку, что позволит сотрудникам более эффективно перемещаться по содержимому.

Взрывчатость и контекстуальная релевантность

Персональные ленты доставляют контент с большой скоростью, предоставляя обновления и уведомления в режиме реального времени. Хотя эта функция повышает гибкость и скорость реагирования, она также может нарушить производительность при смешивании с интрасетями компании. С другой стороны, интрасети компании обеспечивают структурированную среду для доступа к важным документам и информации, обеспечивая сотрудникам доступ к контекстуально релевантным ресурсам, когда это необходимо. Разделение позволяет сотрудникам использовать интрасети для углубленных исследований и личные ленты для своевременных обновлений, обеспечивая баланс между всесторонними знаниями и немедленным общением.

Интрасети компаний: репозиторий знаний

Интранеты компании выступают в качестве основы организационных знаний. Они служат централизованным хранилищем, в котором есть жизненно важная информация, документы и политики. Отделяя интрасети компании от личных каналов, организации гарантируют, что эти критически важные знания остаются доступными и организованными. Кроме того, сотрудники могут обращаться к интрасетям всякий раз, когда им требуется конкретная информация, что способствует формированию культуры точности и надежности.

Персональные ленты: социальные связи

Персональные ленты обеспечивают социальный аспект, который поддерживает вовлеченность и связь сотрудников. Поддерживая отдельную платформу для личных лент, организации поощряют социальное взаимодействие и сотрудничество между сотрудниками. Люди могут делиться новостями, получать отзывы и быть в курсе деятельности коллег, не перегружая структурированную среду интранета компании.

Повышенный акцент на мобильную доступность

По мере того, как все больше сотрудников работают удаленно или в дороге, организации осознают важность обеспечения беспрепятственного доступа к внутренним коммуникационным платформам через мобильные устройства.

Согласно отчету Statista, в 2022 году использование мобильного интернета составляло более 60% мирового интернет-трафика, что указывает на растущую зависимость от мобильных устройств для доступа к информации. Компании оптимизируют свои интрасети и платформы персональных лент, чтобы они были адаптированы к мобильным устройствам, гарантируя, что сотрудники могут оставаться на связи и взаимодействовать независимо от их местоположения.

Интеграция с инструментами для совместной работы

Еще один заметный тренд — интеграция интранетов компании и личных лент с инструментами для совместной работы. Компании осознают важность создания единого цифрового рабочего места, объединяя различные инструменты коммуникации и совместной работы в единую платформу.

Такая интеграция оптимизирует рабочие процессы, устраняет необходимость переключения между несколькими приложениями и повышает производительность. Например, популярные инструменты управления проектами, такие как Asana или Trello, интегрированы с персональными лентами, что позволяет сотрудникам получать обновления по проектам и беспрепятственно сотрудничать в рамках своей персонализированной ленты.

Персонализация на основе искусственного интеллекта

Искусственный интеллект (ИИ) революционизирует возможности персонализации интрасетей компаний и персональных лент. Алгоритмы искусственного интеллекта могут анализировать предпочтения, поведение и шаблоны работы сотрудников, чтобы предоставлять персонализированный контент, адаптированный к их потребностям.

Эта тенденция позволяет сотрудникам получать актуальные обновления, рекомендации и уведомления в соответствии с их ролями и интересами. Согласно исследовательскому отчету BusinessWire, к 2028 году развертывание решений искусственного интеллекта в публичном облаке почти в три раза превысит развертывание частных облаков.

Аналитика данных для получения аналитической информации и принятия решений

Аналитика данных играет значительную роль во внутренних сетях компаний и персональных лентах. Организации используют аналитику на основе данных для улучшения своих стратегий внутренней коммуникации, понимания уровня вовлеченности сотрудников и принятия обоснованных решений. Инструменты аналитики, интегрированные в эти платформы, предоставляют ценные показатели, такие как вовлеченность в контент, активность пользователей и обратная связь, что позволяет организациям оптимизировать коммуникационные усилия.

Перечисленные тенденции демонстрируют непрерывную эволюцию интрасетей компаний и персональных каналов в соответствии с меняющимися потребностями современных рабочих мест. Направление есть: улучшение внутренней коммуникации, повышение производительности и создание более привлекательной и подключенной рабочей среды.

Персональные каналы должны быть реализованы с соответствующими мерами безопасности для защиты конфиденциальной информации компании. Кроме того, должны быть введены средства аутентификации пользователей и контроля доступа для обеспечения конфиденциальности данных и поддержания целостности внутренней коммуникации.

1. Определите видение

Если не дать указаний, проект интрасети завершится неудачей, не успев начаться. Начните с определения общего видения интрасети. Спросите себя и заинтересованные стороны:

• Какова будет общая цель интранета?
• Для чего это нужно?
• Согласуется ли это видение с общим видением и целями нашей компании и поддерживает ли их?

2. Определите цели

Размышляя о своем видении интрасети, какие конкретные цели она должна достичь, чтобы достичь своей общей цели? Как их можно измерить? Как вы узнаете, что ваша интрасеть успешна?

Большинство проектов интрасети имеют несколько основных целей и ряд второстепенных целей. Они помогут сфокусироваться и направить ваш проект не только на этапе сборки и запуска, но и на протяжении всего срока службы вашей интрасети. Несмотря на то, что многие показатели успеха в интранете традиционно являются общими или «мягкими» показателями, такими как «повышение вовлеченности сотрудников», в идеале следует стремиться к включению некоторых «жестких» или конкретных и измеримых целей, которые являются SMART (конкретные, измеримые, достижимые, релевантные и ограниченные по времени).

3. Определите роли и обязанности

Важной частью внедрения успешной интрасети и управления ею является определение ролей и обязанностей: кто может (и должен) видеть или что делать в вашей интрасети. Модель управления интрасетью четко определяет ожидания всех участников и помогает обеспечить бесперебойную работу интрасети после запуска. Он ответит на такие вопросы, как;

• Кто отвечает за интранет в целом?
• Кто является заинтересованными сторонами и какой вклад или прозрачность им необходимы?
• Как мы можем гарантировать, что наша интрасеть не сбится с пути достижения поставленных целей?
• Кто будет добавлять и поддерживать контент в каждом разделе сайта интрасети?
• Как мы можем гарантировать, что интранет прост в управлении и не сбивает с толку пользователей?

Обычно мы рекомендуем модель RACI для управления интрасетью.

4. Контент-стратегия и контент-аудит
Интрасеть должна быть структурирована и спроектирована таким образом, чтобы пользователям было легко найти то, что они ищут. Чтобы добиться этого, подумайте о том, как вы будете решать, какой контент и информация должны быть в вашей интрасети. Аудит существующего контента поможет вам определить:

• Какой у вас контент
• Качество, актуальность и возраст вашего контента
• Кто владеет контентом или несет за него ответственность, а также где он находится
• Содержимое, которое является избыточным или больше не служит какой-либо цели или, возможно, устарело
• Любые потенциальные пробелы, которые необходимо устранить — отсутствующий или желаемый контент

Пропуск этого шага или просто «массовая миграция» всего существующего контента в интрасеть может быстро привести к хаосу, поскольку интранет просто превратится в «свалку» информации. Это один из самых больших рисков, с которыми сталкивается любой проект интрасети, и он может быстро привести к падению использования.

5. Планирование структуры

Используя информацию, собранную во время аудита контента, следующим шагом будет рассмотрение способов группировки, организации и категоризации информации в интрасети: создание логической информационной архитектуры и понятной навигации.

• Информационная архитектура относится к тому, как ваш контент организован и помечен
• Навигация — это процесс перемещения из одного места в другое

Интуитивно понятная, простая в использовании структура оказывает заметное влияние на общий пользовательский опыт и может помочь достичь столь необходимых результатов, таких как внедрение и вовлеченность. Такие методы, как сортировка карточек или категоризация с конечными пользователями, могут помочь вам провести мозговой штурм по поводу того, где пользователи ожидают найти контент, любые общие темы или группы, а также широко используемую терминологию или язык.

6. Создайте свой бренд в интранете

Создание бренда для интрасети — это ключ к созданию того, что понравится вашим пользователям и в конечном итоге будет использоваться. Тем не менее, «бренд» выходит за рамки одного только дизайна. Он включает индивидуальность вашего интранета, ценности вашего бизнеса и восприятие создаваемого опыта. В рамках вашего бренда интранета вам потребуется рассмотреть:

• Название и логотип интрасети
• Фирменная цветовая палитра
• Шрифты и типографика
• Дизайн страниц и таблицы стилей
• Значки, призывы к действию и кнопки
• Язык или тон голоса, особенно на главной странице/центральных страницах

Будет ли ваш внутренний бренд интранета совпадать с вашим внешним брендом или ссылаться на него?
Будут ли ваши пользователи участвовать в определении имени или внешнего вида вашей интрасети?
Как вы можете помочь привить чувство принадлежности своим пользователям?

7. Структура сборки и установка прав доступа

Определив карту сайта, а также роли и обязанности, вы можете приступить к созданию своего сайта. На этом этапе вы начнете создавать структуру, описанную в шаге 5, и назначать разрешения пользователям, гарантируя, что они могут видеть и делать все, что вам нужно.

Это ключевой шаг, позволяющий не только гарантировать, что ваши пользователи не будут иметь доступа к информации, к которой они не должны иметь доступа, но и получат персонализированное взаимодействие с вашей интрасетью — например, ваши пользователи в Нью-Йорке не видят предупреждений о погоде для тех, кто находится в офисе во Флориде. Это подход к внутренним коммуникациям, который доказал свою эффективность в повышении вовлеченности.

8. Добавьте контент

После того как у вас сформирована структура, созданы области контента и назначены разрешения, вы можете начать добавлять проверенный и обновленный контент в интрасеть.

Этот шаг обычно является самой длинной частью проекта интрасети, в зависимости от количества страниц, которые необходимо создать. Для выполнения этого этапа могут потребоваться дополнительные внутренние или внешние ресурсы. Чтобы получить реалистичную оценку необходимого времени и/или ресурсов, почему бы не скачать копию нашего калькулятора создания контента? Введите несколько основных данных о своем бизнесе, и он сделает всю тяжелую работу за вас.

9. Создавайте домашние страницы

После того, как ваш контент будет загружен, вы можете создавать и оформлять различные домашние страницы. Dы можете иметь несколько домашних страниц для обслуживания определенных групп пользователей. У каждой команды или области контента также будет своя домашняя страница. Это помогает донести актуальную информацию до нужных людей, что делает работу интрасети более эффективной и привлекательной.

10. Планируйте запуск

Хорошо спланированный запуск необходим для того, чтобы ваши пользователи были информированы, воодушевлены и вовлечены в вашу интрасеть. В рамках вашего плана необходимо определить, как обеспечить своим пользователям:

• Быть в курсе того, что происходит и когда
• Понимание ценности интрасети
• Узнайте, для чего используется интрасеть и как это повлияет на их повседневные роли и улучшит их.
• Внедрение и продолжение взаимодействия с интрасетью с первого дня и далее

В рамках этого процесса вам нужно будет донести до пользователей основные принципы: например, как они могут получить доступ к интрасети, какими будут их имя пользователя и пароль, а также что ожидается от них как от пользователя. Однако успешный запуск выходит за рамки этого. В зависимости от целей интрасети и бизнес-культуры вы можете рассмотреть мероприятия или день запуска, чтобы начать или отпраздновать новую интранет.

После запуска

Успех интранета не заканчивается на запуске. Будучи постоянно развивающейся и динамичной частью вашего бизнеса, ваша интрасеть требует постоянных инвестиций и заботы, чтобы оставаться актуальной и ценной.

• Проанализируйте производительность интрасети в соответствии с поставленными целями
• Какие действия необходимы, чтобы доставить его туда, куда вам нужно
• Если вы достигли своих целей, нужно ли вам ставить новые, чтобы гарантировать, что это будет инструмент, поддерживающий ваш бизнес

В рамках текущего управления интрасетью вам потребуется:

• Изучите отзывы пользователей и заинтересованных сторон
• Используйте аналитику и телеметрию для выявления областей, требующих улучшения, отслеживания количества пользователей и взаимодействий, а также выявления пробелов, таких как невозможность найти поисковые запросы или запросы содержимого
• Оценивайте успехи и регулярно пересматривайте свои цели
• Проводите периодические стратегические обзоры интрасети и ее назначения, особенно по мере роста и развития вашего бизнеса
• Обучайте и повышайте квалификацию новых пользователей, авторов контента и администраторов для эффективного использования и обслуживания интрасети