Бюджетирование HR
Что такое бюджетирование в работе HR и что нужно бюджетировать
Бюджетирование -это процесс планирования ресурсов для HR деятельности и бизнеса.
Без него невозможно управлять персоналом. В случае ошибки, можно потратить денеги впустую.
10 этапов процесса бюджетирования HR
Что важно учесть на каждом этапе?
Этап 1. Анализ прошлого года (расходы HR, эффективность, HR метрики)
На что обратить внимание
Этап 2. Анализ бизнес целей и планов
Этап 3. Анализ HR стратегии
Бюджет – это инструмент реализации стратегии.
Этап 4. Анализ потребностей в персонале
Так как в HR стратегии основная статья затрат - фонд оплаты труда, нужно понимать, численность персонала будет увеличиваться, уменьшаться или оставаться неизменной.
Количество персонала влияет на фонд оплаты труда, бенефиты, на производные других бюджетов.
Анализ потребности в персонале проходит в несколько этапов:
• Определение точного количества сотрудников, необходимых компании, с учетом требуемых навыков.
• Планирование потребностей компании в персонале и сопоставление с рынком труда.
• Планирование преемственности и создание кадрового резерва.
• Гибкие рабочие места.
• Планирование талантов.
Когда компания планирует численность персонала, она отталкивается от бизнес-плана. Прогнозируется уровень активности. Анализируются разные сценарии и данные, которые есть в компании о людях и их компетенциях. В итоге создается прогноз потребностей и предложений, далее - план действий в различных направлениях.
Схематично этот процесс выглядит так:
Прокомментирую каждый блок представленной схемы.
Бизнес-план
• Является основой планирования персонала, так как определяет, чем будет заниматься компания и масштаб этих активностей.
• Нет бизнес-плана или стратегии = нет плана найма.
Сбор данных
• Качественные внутренние данные: какие продукты запускает бизнес, планируемые организационные изменения, HR информация о людях (навыки, эффективность и т.д.).
• Количественные внутренние данные: данные о текучести, демография, навыки.
• Качественные внешние данные: PESTEL анализ.
• Количественные внешние данные: рынок труда, демография, навыки.
Анализ потребности
• Прогноз будущего количества сотрудников, которые нужны компании и их навыков.
• Основывается на годовом бюджете и долгосрочных планах.
Анализ потребностей в компаниях построен по-разному. Расскажу, какие методы встречал я.
Часто компании применяют комбинированный подход. Например, анализ потребности на основании навыков и компетенций и на основании предстоящей работы.
Таким образом формируется понимание о количестве персонала, который будет нужен.
Далее анализируется, сколько есть действующего персонала и доступного на рынке.
Анализ предложения – это анализ доступных сотрудников на рынке (актуально для крупных компаний).
Включает:
• Количество представителей профессии.
• Потенциальные потери компании через текучесть.
• Потенциальные изменения существующих ресурсов через карьерный рост.
• Изменения в организации или новые методы работы (например, частичная занятость).
• Эффект роста продуктивности.
• Источники предложения внутри компании – существующие сотрудники или результат обучения.
Когда получены результаты анализа можно перейти к математическому расчету.
Прогноз будущих потребностей
Проанализируйте спрос и предложение кандидатов, чтобы определить дефицит или профицит.
Например:
• Текущая численность: 700 сотрудников
• Годовой уровень текучести: 10%
• Ожидаемые увольнения за год: 70
• Баланс на конец года: 630
• Нужно на конец года: 750
• Сколько нужно нанять: 750-630 = 120
Этап 5. Анализ внешней и внутренней среды
SWOT анализ
SWOT анализ - популярный инструмент, который используется для формирования любой стратегии. HR бюджет в этом случае не является исключением.
Идея этого инструмента заключается в том, чтобы увидеть компанию с точки зрения ее внутренних и внешних факторов.
Показатели сильных и слабых сторон имеют отношение к компании. Показатели возможностей и угроз – к рынку.
Если утверждение соответствует вашей компании, поставьте «1».
PESTEL анализ
Идея PESTEL анализа в том, чтобы дать оценку внешним факторам по шести направлениям. Предлагаю вашему вниманию пример заполненного PESTEL анализа, где уже указана информация о возможном влиянии факторов на компанию и на HR:
Этап 6. Анализ опросов сотрудников
Как правило, в течении года компания проводит разные опросники, которые помогают узнать, чего хотят люди и что важно учесть в бюджете.
Какие пожелания сотрудников в результате опроса было решено реализовать, например, добровольное медицинское страхование. Соответственно, необходимо включить в бюджет этот параметр.
Этап 7. Получение обзора рынка заработных плат
Важно понимать, что происходит с рынком заработных плат, как растет и с какими темпами. Какой уровень действующих заработных плат в компании по сравнению с рынком («в рынке», отставание, опережение).
На что обратить внимание
● Дата обзора и дата вступления в силу бюджета HR. Что здесь имеется в виду? Например, чаще всего обзоры публикуются осенью, а увеличение заработных плат запланировано в мае. Также есть дата вступления в силу HR бюджета. Обзор опубликован прошлой осенью, а бюджетируете вы этой осенью. Бюджет вступает в силу с 1 января, пересмотр зарплат запланирован с 1 марта. В этом случае данные нужно «состарить». Если зарплата по рынку увеличивается на 10%, то с осени до марта следующего года пройдет полтора года, в итоге на 15% зарплаты из обзора нужно поднять, чтобы сравнивать со своими.
● Релевантность выбора рынка. Если IT компания, то смотрите IT обзор.
Этап 8. Разработка HR стратегии
HR бюджет – это поддержка HR стратегии, которая синхронизирована с целями бизнеса. Если есть HR стратегия и нет HR бюджета, то это как «сад без полива».
Структура разработки стратегии HR
Этап 9. Составление бюджета
Обратите внимание, мы сделали много действий перед тем, как перешли к составлению бюджета.
Цель и задачи бюджета в бизнесе
● Планирование расходов на персонал.
● Принятие решений о направлениях инвестиций в персонал. Важно бюджетировать не только расходы, а также налоги. Например, HR бюджет $100 000. Если всю эту сумму мы потратим на заработную плату, то сотрудники получат с учетом налогообложения примерно 50% от этой суммы. А если $50 000 запланировать на другое направление, например, обучение и развитие, то люди получат ровно столько же денег, сколько потратит компания.
● Обеспечение ресурсами бизнес и HR стратегии.
● Дальнейший контроль эффективности. С HR бюджетом эффективность выше, чем без него, так как все составляющие заранее спланированы.
Бюджетирование заработных плат
Самая важная часть бюджета. Чаще всего используется Excel, Google таблицы.
Поделюсь с вами ссылкой https://bit.ly/39dWA5t.
На что обратить внимание при планировании заработных плат
● Об увольнении кого нам уже известно?
● Кто уйдет в декрет?
● Кто вернется из декрета?
● Расходы на отпускные больничные – в пределах нормы или ожидаются отклонения?
● Процент использования отпусков в компании
● Кто работает на полставки? Как будет работать дальше?
● Есть ли внутренние совместители? Как они отображены в файле?
● Есть ли уже анонсированные повышение заработных плат?
● Окончание испытательного срока у новичков и обещанные им повышения заработной платы
● Какой процент роста зарплат, если он есть год к году и почему?
Бюджетирование новых вакансий
На что обратить внимание
● В файле дата открытия вакансии или планируемая дата выхода человека на работу?
● Какие сейчас темпы закрытия вакансий?
● Какой процент незаполненности вакансий сейчас и как это отразится на бюджете?
● На каком уровне compa-ratio мы бюджетируем вакансии?
● Процент роста ФОТ (фонда оплаты труда) из-за вакансий, какие драйверы роста ФОТ, соотношение роста ФОТ и роста доходов компании.
● Кто из текущих сотрудников займет вакантные должности (если уже известно) и как это отображается в плане.
Бюджетирование пересмотра заработных плат
На что обратить внимание
● Что мы делаем с сотрудниками в красной зоне?
● Кому выплачиваем lump sum (эквивалент повышения заработной платы в виде разовой выплаты)?
● Средний Compa-Ratio по всем сотрудникам.
● Не сжимаются ли у нас уровни оплат (нет сотрудников с Compa-ratio 80-100%)?
● Какой общий процент пересмотра заработной платы по компании и как это соотносится с индустрией и средним Compa-ratio (идея в том, что процент должен соответствовать рынку с Compa-ratio на уровне 100% для релевантного уровня рынка).
Бюджетирование бонусов и премий
На что обратить внимание
● Какое распределение в процентах тех, кто не получил бонус, кто получил 50%, 100%, 150% и 200% бонуса и насколько это близко к нормальному распределению.
● Как сравнимы между собой средняя оценка сотрудников по 5-балльной рейтинговой шкале и средний процент бонуса? Идея в том, что они должны быть равны.
● Средний процент бонуса по департаментам – соответствует ли он средней степени достижения целей?
Бюджетирование бенефитов
На что обратить внимание
● Количество реальных пользователей бенефитов.
● Средние затраты на 1 реального пользователя. Бюджет на бенефит разделить на количество реальных пользователей.
● Процент бюджета на бенефиты от бюджета на ФОТ и его динамика.
● Полезность бенефитов для сотрудников.
● Ценность бенефитов для сотрудников. Рассчитывается из показателя сколько, условно говоря, денег сотрудник потратит на бенефит, если бы покупал сам + сколько времени он экономит. Чем больше денег экономить сотрудник., тем выше ценность бенефита.
Матрица оценки бенефитов
Пример анализа бенефитов (цифры условные)
Бюджетирование overhead (оборудование, лицензии, командировки, офисные расходы и т.п)
Пример
На что обратить внимание
● Чья это зона ответственности?
● Какие еще статьи расходов бюджетируем?
● Офисные затраты – в каком бюджете?
● Сумма всех overhead к сумме ФОТ?
Бюджетирование признания достижений
На что обратить внимание
● 0.5%-5% от ФОТ
● Денежная или неденежная (подарки)
● Как пересекается с системой бонусов?
Налогообложение на персонал
На что обратить внимание
● Ответственность финансов!
● Калькулятор налогов
● Бюджетируем всегда сумму gross, отдельным полем можем net
● Какие есть способы оптимизации налогообложения и насколько они рисковые?
Бенчмарки рынка
На что обратить внимание
● Источники – обзоры рынка заработных плат или коллеги из других компаний.
● Совпадают ли ваши стратегии.
● Где вы сознательно инвестируете меньше, а где больше?
Этап 10. Утверждение стратегии и бюджета
Процесс согласования бюджета
А для тех, кто желает почитать об измерении результативности HR департамента предлагаю книгу: