Что такое бюджетирование в работе HR и что нужно бюджетировать
Бюджетирование - это процесс планирования ресурсов для HR деятельности и бизнеса. Без него невозможно управлять персоналом. В случае ошибки, можно потратить денеги впустую. 10 этапов процесса бюджетирования HR
Анализ прошлого года (расходы HR, эффективность, HR метрики).
Анализ бизнес целей и планов.
Анализ HR стратегии.
Анализ потребностей в персонале.
Анализ внешней и внутренней среды.
Анализ опросов сотрудников.
Получение обзора рынка заработных плат.
Разработка HR стратегии.
Составление бюджета.
Утверждение стратегии и бюджета.
Что важно учесть на каждом этапе?
Этап 1. Анализ прошлого года (расходы HR, эффективность, HR метрики) На что обратить внимание
Этап 2. Анализ бизнес целей и планов
Этап 3. Анализ HR стратегии Бюджет – это инструмент реализации стратегии.
Этап 4. Анализ потребностей в персонале Так как в HR стратегии основная статья затрат - фонд оплаты труда, нужно понимать, численность персонала будет увеличиваться, уменьшаться или оставаться неизменной. Количество персонала влияет на фонд оплаты труда, бенефиты, на производные других бюджетов. Анализ потребности в персонале проходит в несколько этапов: • Определение точного количества сотрудников, необходимых компании, с учетом требуемых навыков. • Планирование потребностей компании в персонале и сопоставление с рынком труда. • Планирование преемственности и создание кадрового резерва. • Гибкие рабочие места. • Планирование талантов. Когда компания планирует численность персонала, она отталкивается от бизнес-плана. Прогнозируется уровень активности. Анализируются разные сценарии и данные, которые есть в компании о людях и их компетенциях. В итоге создается прогноз потребностей и предложений, далее - план действий в различных направлениях. Схематично этот процесс выглядит так:
Прокомментирую каждый блок представленной схемы. Бизнес-план • Является основой планирования персонала, так как определяет, чем будет заниматься компания и масштаб этих активностей. • Нет бизнес-плана или стратегии = нет плана найма. Сбор данных • Качественные внутренние данные: какие продукты запускает бизнес, планируемые организационные изменения, HR информация о людях (навыки, эффективность и т.д.). • Количественные внутренние данные: данные о текучести, демография, навыки. • Качественные внешние данные: PESTEL анализ. • Количественные внешние данные: рынок труда, демография, навыки. Анализ потребности • Прогноз будущего количества сотрудников, которые нужны компании и их навыков. • Основывается на годовом бюджете и долгосрочных планах.
Анализ потребностей в компаниях построен по-разному. Расскажу, какие методы встречал я.
Часто компании применяют комбинированный подход. Например, анализ потребности на основании навыков и компетенций и на основании предстоящей работы. Таким образом формируется понимание о количестве персонала, который будет нужен.
Далее анализируется, сколько есть действующего персонала и доступного на рынке.
Анализ предложения – это анализ доступных сотрудников на рынке (актуально для крупных компаний). Включает: • Количество представителей профессии. • Потенциальные потери компании через текучесть. • Потенциальные изменения существующих ресурсов через карьерный рост. • Изменения в организации или новые методы работы (например, частичная занятость). • Эффект роста продуктивности. • Источники предложения внутри компании – существующие сотрудники или результат обучения. Когда получены результаты анализа можно перейти к математическому расчету.
Прогноз будущих потребностей Проанализируйте спрос и предложение кандидатов, чтобы определить дефицит или профицит. Например: • Текущая численность: 700 сотрудников • Годовой уровень текучести: 10% • Ожидаемые увольнения за год: 70 • Баланс на конец года: 630 • Нужно на конец года: 750 • Сколько нужно нанять: 750-630 = 120
Этап 5. Анализ внешней и внутренней среды SWOT анализ SWOT анализ -популярный инструмент, который используется для формирования любой стратегии. HR бюджет в этом случае не является исключением.
Идея этого инструмента заключается в том, чтобы увидеть компанию с точки зрения ее внутренних и внешних факторов.
Показатели сильных и слабых сторон имеют отношение к компании. Показатели возможностей и угроз – к рынку. Если утверждение соответствует вашей компании, поставьте «1».
PESTEL анализ
Идея PESTEL анализа в том, чтобы дать оценку внешним факторам по шести направлениям. Предлагаю вашему вниманию пример заполненного PESTEL анализа, где уже указана информация о возможном влиянии факторов на компанию и на HR:
Этап 6. Анализ опросов сотрудников Как правило, в течении года компания проводит разные опросники, которые помогают узнать, чего хотят люди и что важно учесть в бюджете. Какие пожелания сотрудников в результате опроса было решено реализовать, например, добровольное медицинское страхование. Соответственно, необходимо включить в бюджет этот параметр.
Этап 7. Получение обзора рынка заработных плат Важно понимать, что происходит с рынком заработных плат, как растет и с какими темпами. Какой уровень действующих заработных плат в компании по сравнению с рынком («в рынке», отставание, опережение). На что обратить внимание ● Дата обзора и дата вступления в силу бюджета HR. Что здесь имеется в виду? Например, чаще всего обзоры публикуются осенью, а увеличение заработных плат запланировано в мае. Также есть дата вступления в силу HR бюджета. Обзор опубликован прошлой осенью, а бюджетируете вы этой осенью. Бюджет вступает в силу с 1 января, пересмотр зарплат запланирован с 1 марта. В этом случае данные нужно «состарить». Если зарплата по рынку увеличивается на 10%, то с осени до марта следующего года пройдет полтора года, в итоге на 15% зарплаты из обзора нужно поднять, чтобы сравнивать со своими. ● Релевантность выбора рынка. Если IT компания, то смотрите IT обзор.
Этап 8. Разработка HR стратегии HR бюджет – это поддержка HR стратегии, которая синхронизирована с целями бизнеса. Если есть HR стратегия и нет HR бюджета, то это как «сад без полива».
Структура разработки стратегии HR
Этап 9. Составление бюджета Обратите внимание, мы сделали много действий перед тем, как перешли к составлению бюджета.
Цель и задачи бюджета в бизнесе ● Планирование расходов на персонал. ● Принятие решений о направлениях инвестиций в персонал. Важно бюджетировать не только расходы, а также налоги. Например, HR бюджет $100 000. Если всю эту сумму мы потратим на заработную плату, то сотрудники получат с учетом налогообложения примерно 50% от этой суммы. А если $50 000 запланировать на другое направление, например, обучение и развитие, то люди получат ровно столько же денег, сколько потратит компания. ● Обеспечение ресурсами бизнес и HR стратегии. ● Дальнейший контроль эффективности. С HR бюджетом эффективность выше, чем без него, так как все составляющие заранее спланированы. Бюджетирование заработных плат Самая важная часть бюджета. Чаще всего используется Excel, Google таблицы. Поделюсь с вами ссылкой https://bit.ly/39dWA5t.
На что обратить внимание при планировании заработных плат ● Об увольнении кого нам уже известно? ● Кто уйдет в декрет? ● Кто вернется из декрета? ● Расходы на отпускные больничные – в пределах нормы или ожидаются отклонения? ● Процент использования отпусков в компании ● Кто работает на полставки? Как будет работать дальше? ● Есть ли внутренние совместители? Как они отображены в файле? ● Есть ли уже анонсированные повышение заработных плат? ● Окончание испытательного срока у новичков и обещанные им повышения заработной платы ● Какой процент роста зарплат, если он есть год к году и почему?
Бюджетирование новых вакансий
На что обратить внимание ● В файле дата открытия вакансии или планируемая дата выхода человека на работу? ● Какие сейчас темпы закрытия вакансий? ● Какой процент незаполненности вакансий сейчас и как это отразится на бюджете? ● На каком уровне compa-ratio мы бюджетируем вакансии? ● Процент роста ФОТ (фонда оплаты труда) из-за вакансий, какие драйверы роста ФОТ, соотношение роста ФОТ и роста доходов компании. ● Кто из текущих сотрудников займет вакантные должности (если уже известно) и как это отображается в плане.
Бюджетирование пересмотра заработных плат
На что обратить внимание ● Что мы делаем с сотрудниками в красной зоне? ● Кому выплачиваем lump sum (эквивалент повышения заработной платы в виде разовой выплаты)? ● Средний Compa-Ratio по всем сотрудникам. ● Не сжимаются ли у нас уровни оплат (нет сотрудников с Compa-ratio 80-100%)? ● Какой общий процент пересмотра заработной платы по компании и как это соотносится с индустрией и средним Compa-ratio (идея в том, что процент должен соответствовать рынку с Compa-ratio на уровне 100% для релевантного уровня рынка).
Бюджетирование бонусов и премий
На что обратить внимание ● Какое распределение в процентах тех, кто не получил бонус, кто получил 50%, 100%, 150% и 200% бонуса и насколько это близко к нормальному распределению. ● Как сравнимы между собой средняя оценка сотрудников по 5-балльной рейтинговой шкале и средний процент бонуса? Идея в том, что они должны быть равны. ● Средний процент бонуса по департаментам – соответствует ли он средней степени достижения целей?
Бюджетирование бенефитов
На что обратить внимание ● Количество реальных пользователей бенефитов. ● Средние затраты на 1 реального пользователя. Бюджет на бенефит разделить на количество реальных пользователей. ● Процент бюджета на бенефиты от бюджета на ФОТ и его динамика. ● Полезность бенефитов для сотрудников. ● Ценность бенефитов для сотрудников. Рассчитывается из показателя сколько, условно говоря, денег сотрудник потратит на бенефит, если бы покупал сам + сколько времени он экономит. Чем больше денег экономить сотрудник., тем выше ценность бенефита.
Матрица оценки бенефитов Пример анализа бенефитов (цифры условные)
Бюджетирование overhead (оборудование, лицензии, командировки, офисные расходы и т.п) Пример На что обратить внимание ● Чья это зона ответственности? ● Какие еще статьи расходов бюджетируем? ● Офисные затраты – в каком бюджете? ● Сумма всех overhead к сумме ФОТ?
Бюджетирование признания достижений На что обратить внимание ● 0.5%-5% от ФОТ ● Денежная или неденежная (подарки) ● Как пересекается с системой бонусов?
Налогообложение на персонал На что обратить внимание ● Ответственность финансов! ● Калькулятор налогов ● Бюджетируем всегда сумму gross, отдельным полем можем net ● Какие есть способы оптимизации налогообложения и насколько они рисковые?
Бенчмарки рынка На что обратить внимание ● Источники – обзоры рынка заработных плат или коллеги из других компаний. ● Совпадают ли ваши стратегии. ● Где вы сознательно инвестируете меньше, а где больше?
Этап 10. Утверждение стратегии и бюджета Процесс согласования бюджета
А для тех, кто желает почитать об измерении результативности HR департамента предлагаю книгу: