Блог

Шаблон письма об увольнении: руководство

2025-02-16 21:09
Уволить сотрудника сложно, но хорошо составленное письмо об увольнении может предотвратить юридические проблемы и недоразумения.
Что такое письмо об увольнении?

Письмо об увольнении подтверждает прекращение трудовых отношений между работодателем и работником. Это письменное объяснение, гарантирующее, что все будут в курсе того, почему и как закончится трудоустройство.

Будь то проблемы с производительностью, реструктуризация компании или естественный конец контракта, донесение этих новостей требует профессионализма, эмпатии и четкой коммуникации. Письмо об увольнении имеет жизненно важное значение в этом процессе — оно действует как официальная запись и помогает обеим сторонам сориентироваться в эмоционально заряженной ситуации с ясностью и уважением.

Почему письмо об увольнении важно

Письмо об увольнении имеет важное значение, поскольку в нем излагаются все ключевые детали, такие как причина увольнения, последний рабочий день сотрудника и любые необходимые дальнейшие шаги (например, возврат имущества компании или завершение увольнения).

Создает официальную запись о решении об увольнении. Это может быть важно для соблюдения политик компании и трудового законодательства и может помочь защитить обе стороны в случае будущих вопросов или споров.

Письмо об увольнении включает как увольнение по причине, так и без причины. Увольнение по уважительной причине включает в себя такие случаи, как серьезные проступки, плохая производительность или нарушение правил на рабочем месте.

Например, если кто-то постоянно не достигает своих целей, несмотря на получение необходимой поддержки, или постоянно ведет себя неэтично, в письме об увольнении с указанием причины увольнения будет подробно описан этот инцидент, чтобы подтвердить причину увольнения.

Увольнение без причины, с другой стороны, может произойти во время реструктуризации компании, сокращения бюджета или завершения срочного контракта или проекта. В таких ситуациях письмо об увольнении информирует сотрудника о том, что увольнение связано с обстоятельствами компании, а не с его результатами.

Что включить в шаблон письма об увольнении

Шаблон письма об увольнении может помочь вам поддерживать стандартизированный подход ко всем письмам об увольнении, которые выдает ваша организация. Он должен быть понятным и всеобъемлющим и включать в себя следующие компоненты, охватывающие все необходимые детали:

  1. Сведения о сотруднике: Начните с основ, таких как полное имя сотрудника, отдел и дата его прихода в компанию.
  2. Данные о руководителе/руководителе: Определите непосредственного руководителя или руководителя сотрудника, который будет участвовать в процессе увольнения.
  3. Информация о компании: Включите название компании и контактные данные, чтобы формализовать документ и обеспечить легкую ссылку в случае необходимости.
  4. Дата и причины расторжения: Четко укажите последний рабочий день сотрудника и укажите четкие, фактические причины увольнения. Какой бы ни была причина, обеспечьте ясность, чтобы свести к минимуму путаницу или споры.
  5. Выходное пособие или другие льготы (если применимо): Укажите любое выходное пособие, выплату неиспользованного отпуска или продолжение выплаты. Предоставление конкретных данных помогает сотруднику понять свои права и может обеспечить соблюдение законодательства.
  6. Возврат имущества компании: Укажите, какие товары сотрудник должен вернуть (например, ноутбуки или карты доступа) и дату возврата, чтобы обеспечить учет активов компании.
  7. Заключительные шаги: Подробно опишите процесс получения последней зарплаты и любого продолжения выплаты, такой как медицинское страхование или пенсионные взносы. Упомяните, к кому сотруднику следует обратиться с вопросами.

Кроме того, помните, что тон письма об увольнении имеет решающее значение. Она должна быть уважительной и недвусмысленной, чтобы сохранить достоинство сотрудника и при этом защитить репутацию компании. Хорошо составленное письмо отражает приверженность организации справедливости и прозрачности.
Обратите внимание: Все шаблоны в этой статьен предназначены только для общего использования и не являются профессиональной или юридической консультацией. Чтобы убедиться, что ваше письмо о расторжении соответствует закону, проконсультируйтесь с квалифицированным юристом.

Как написать письмо об увольнении

Вот простое пошаговое руководство, которому вы можете следовать при написании письма об увольнении:

Шаг 1: Используйте фирменный бланк

На фирменном бланке вашей компании и укажите название, адрес и контактные данные компании. Это важная часть стандартизации писем об увольнении. Не забудьте также указать дату, чтобы установить формальный график документа.

Шаг 2: Включите информацию о сотруднике

Включите все соответствующие сведения о сотруднике, такие как его полное имя, должность и, если применимо, идентификатор сотрудника. Затем начните само письмо с официального приветствия (например, «Дорогой [имя сотрудника]»).

Шаг 3: Четко заявите о намерении прекратить действие

Начните с прямого заявления о намерении прекратить трудовые отношения и укажите фактическую дату увольнения. Например: «Мы пишем, чтобы сообщить вам, что ваши трудовые отношения с [название компании] будут прекращены с [дата]».

Шаг 4: Предоставьте подробные причины расторжения

Четко объясните причину расторжения (будь то по причине или без нее). Будьте основаны на фактах и лаконичны, чтобы избежать двусмысленности или эмоционального языка (например, «Это решение основано на повторяющихся проблемах с производительностью, несмотря на усилия по их решению с помощью конструктивной обратной связи»).

Шаг 5: Опишите окончательную компенсацию и льготы сотрудника

Предоставьте подробную информацию о последней зарплате сотрудника, включая оплату неиспользованного отпуска, сверхурочную работу или любую другую причитающуюся компенсацию. Кроме того, упомяните выходное пособие (если применимо), продолжение льгот и то, как работник может получать эти выплаты.

Шаг 6: Подайте заявку на возврат имущества компании

Перечислите все имущество компании, которое сотрудник должен вернуть, например ноутбуки, удостоверения личности или ключи. Укажите крайний срок и способ возврата этих товаров. Например: «Верните все имущество, выданное компанией, включая ноутбук и бейдж доступа, до [дата]».

Шаг 7: Предоставьте информацию о следующих шагах

Предложите контактное лицо, к которому сотрудник сможет направить свои вопросы (обычно это кто-то из отдела кадров). Если применимо, упомяните о любой дополнительной поддержке, такой как консультирование по вопросам карьеры, рекомендации или помощь в трудоустройстве.

Распространенные ошибки и как их избежать

При написании писем по срокам избегайте некоторых распространенных ошибок, которые могут усложнить ситуацию для компании или сотрудника. К ним относятся несоблюдение согласованного формата, пропуск соответствующих данных о сотрудниках, расплывчатое указание причины увольнения и исключение следующих шагов или контактного лица.

  • Несоблюдение согласованного формата: Храните электронные копии всех писем об увольнении в защищенной внутренней базе данных. Если ваша компания выпускает бумажные копии писем об увольнении, убедитесь, что у каждого из них есть уникальный серийный номер для идентификации. Убедитесь, что язык, тон, шрифт и формат одинаковы для всех букв.
  • Опускание соответствующих данных о сотруднике: Письма об увольнении подлежат включению в случае юридических споров, поэтому обязательно укажите в каждом письме такие детали, как имя сотрудника, удостоверение личности, должность, дата трудоустройстваи т. д.
  • Расплывчатость в отношении причины расторжения: Важно указать конкретную причину (например, нарушение политики, низкая производительность, реструктуризация бизнеса), чтобы сделать письмо юридически неоспоримым.
  • Исключая следующие шаги или контактное лицо: Необходимо указать контактное лицо, с которым бывший сотрудник может связаться после увольнения. Это помогает сотрудникам и дает поддержку, в которой они могут нуждаться.

Примеры писем об увольнении

Увольнение с указанием причины

[ФИО сотрудника]
[Должность]
[Отдел]
[Название компании]
[Адрес компании]
[Дата]

Тема: Уведомление об увольнении (с указанием причины)

Уважаемый [имя сотрудника],

Мы сообщаем вам, чтобы уведомить вас о том, что ваши трудовые отношения с [название компании] прекращены немедленно по [конкретной причине, например, в связи с неоднократными нарушениями политики или проблемами с производительностью].

Это решение основано на тщательной оценке вашего [поведения/поведения/производительности] и принимается только после тщательного рассмотрения по следующим причинам:

  • [Подробный пример проблемы, например, постоянное невыполнение целевых показателей производительности, несмотря на обратную связь и поддержку, предоставленную в (конкретные даты)].
  • [Укажите любые предыдущие предупреждения или дисциплинарные меры, например, письменное предупреждение, вынесенное (конкретные даты)].

Ваша окончательная заработная плата, включая компенсацию за [любые начисленные вознаграждения, если применимо], будет предоставлена в [дата]. Обращаем ваше внимание, что данное решение является окончательным и не подлежит обсуждению; При необходимости могут быть предприняты юридические действия.

Пожалуйста, верните все имущество компании, включая [перечень], до [срок]. Если у вас есть вопросы, свяжитесь с [имя контактного лица отдела кадров] по адресу [адрес электронной почты/номер телефона].

Искренне ваш,
[Имя менеджера]
[Должность]
Расторжение без причины
[ФИО сотрудника]
[Должность]
[Отдел]
[Название компании]
[Адрес компании]
[Дата]

Тема: Уведомление о прекращении трудовых отношений

Уважаемый [имя сотрудника],

С сожалением сообщаем вам, что ваша должность в [название компании] будет прекращена с [дата прекращения]. Это решение не связано с вашей эффективностью, а обусловлено [причина, например, реструктуризацией компании или бюджетными ограничениями].

Вы получите свою последнюю зарплату, включая накопленный отпуск или сверхурочную работу, в [дата]. Кроме того, вы получите выходное пособие в соответствии с политикой нашей компании, в размере [сумма]. Информация о продолжении выплаты пособий через [например, COBRA] будет предоставлена отдельно.

Пожалуйста, верните все имущество компании, включая [перечень], до [срок]. Если вам потребуется дополнительная помощь, не стесняйтесь обращаться к [имя контактного лица отдела кадров] по адресу [электронная почта/телефон].

Мы благодарим вас за ваш вклад в [название компании] и желаем вам всего наилучшего в ваших будущих начинаниях.

С уважением,
[Имя менеджера]
[Должность]
Окончание трудового договора

[ФИО сотрудника]
[Должность][
Отдел]
[Название компании]
[Адрес компании]
[Дата]

Тема: Подтверждение окончания трудового договора

Уважаемый [имя сотрудника],

Мы обращаемся с письмом, чтобы официально уведомить вас о том, что ваш трудовой договор с [название компании], датированный [дата начала], будет заключен в соответствии с графиком [дата окончания договора]. Это означает прекращение действия нашего соглашения в соответствии с условиями, изложенными в вашем договоре.

Мы хотим поблагодарить вас за вашу преданность [конкретному проекту или цели компании] во время вашего сотрудничества с нами. Ваша последняя зарплата будет включать компенсацию за любой неиспользованный отпуск или другие выплаты и будет обработана в [дата].

Пожалуйста, верните все имущество компании, включая [перечень], до [срок]. Если у вас есть какие-либо вопросы или вам требуется подтверждение трудоустройства, свяжитесь с [имя контактного лица отдела кадров] по адресу [электронная почта/телефон].

С уважением,
[Имя менеджера]
[Должность]
Окончание испытательного срока

[ФИО сотрудника]
[Должность][
Отдел]
[Название компании]
[Адрес компании]
[Дата]

Тема: Уведомление об увольнении в течение испытательного срока

Уважаемый [имя сотрудника],

Мы обращаемся с письмом, чтобы сообщить, что ваши трудовые отношения с [название компании] прекращаются с [дата] в связи с [конкретная причина, например, неоднократные нарушения политики или проблемы с производительностью].

Это решение основано на тщательной оценке вашего [поведения/производительности] и принимается только после тщательного рассмотрения по следующим причинам:

  • [Подробный пример проблемы, например, постоянное невыполнение ключевых показателей производительности, несмотря на обратную связь и поддержку, предоставленную в (конкретные даты)].
  • [Укажите любые предыдущие предупреждения или дисциплинарные меры, например, письменное предупреждение, вынесенное (конкретные даты)].

Ваша окончательная заработная плата, включая компенсацию за [конкретные права, если применимо], будет обработана в [дата]. Убедитесь, что все имущество компании, такое как [список элементов], возвращено к [крайний срок].

Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная помощь, не стесняйтесь обращаться к [имя контактного лица отдела кадров] по адресу [электронная почта/телефон].

Мы желаем вам всего наилучшего в ваших будущих начинаниях.

Искренне ваш,
[Имя менеджера]
[Должность]
Работа с увольнениями сотрудников является одной из самых деликатных обязанностей, с которыми вы столкнетесь как специалист по персоналу. Какой бы ни была причина, пишите каждое письмо об увольнении вдумчиво, обеспечивая ясность и сохраняя профессионализм.

Совет

Освойте навыки, необходимые для профессионального увольнения сотрудников и решения других задач в области управления персоналом - Курс HR Менеджер.
Вы получите как теоретические знания, так и практические инструменты, необходимые для успешной работы в HR!