Как улучшить процесс отбора кандидатов

Отбор начинается после того, как о вакансии объявлено, и кандидаты начинают поступать. Процесс проходит по принципу воронки, начиная с нескольких кандидатов и постепенно сужая круг кандидатов путем проведения собеседований и оценок, пока не будет найден наиболее подходящий для данной роли.

Как правило, он включает следующие семь этапов, которые мы рассмотрим более подробно далее:

1. Заявка
2. Отбор и предварительный отбор
3. Собеседование
4. Оценка
5. Проверка рекомендаций и биографии
6. Решение
7. Предложение работы и контракт

Обычно в организациях существуют определенные процедуры найма, которым они могут следовать постоянно, а могут и не следовать. Однако наличие продуманной стратегии процесса помогает не просто заполнить каждую вакансию, но и внести вклад в долгосрочный успех бизнеса.

Стратегический процесс подбора персонала имеет следующие преимущества:

• Поддержка долгосрочных целей организации: Включение стратегических целей в систему отбора кандидатов позволяет сосредоточиться на поиске людей, обладающих навыками, опытом и мышлением, необходимыми для выполнения задач, стоящих перед организацией в настоящее время и в будущем. Например, компания, которая быстро растет или находится в процессе слияния, может искать кандидатов с такими характеристиками, как устойчивость и адаптивность, которые указывают на способность успешно преодолевать изменения и неопределенность.
• Создание положительного опыта у кандидатов: Структурированный, последовательный процесс отбора помогает кандидатам понять, чего от них ожидать. Вы можете информировать их о предстоящих этапах, чтобы они чувствовали себя в курсе событий и понимали, что их ждет дальше. Удержание интереса кандидатов и обеспечение положительного опыта может стать решающим фактором для того, чтобы убедить лучших специалистов работать у вас.
• Обеспечение соответствия должности и культуре: Оценка кандидатов не только по их знаниям и специальным навыкам помогает определить, кто будет преуспевать в данной должности и рабочей среде. Например, человек, обладающий идеальными техническими знаниями, но предпочитающий работать в одиночку, может не справиться с работой в организации, где функционируют команды с общими задачами и постоянным сотрудничеством.
• Повышение эффективности и удовлетворенности сотрудников и снижение текучести кадров: Эффективная проверка и отбор кандидатов повышают вероятность того, что новые сотрудники будут подходить друг другу, хорошо работать и находить удовлетворение в своей должности. Они не только будут работать продуктивно и вносить свой вклад в успех бизнеса, но и будут склонны оставаться в компании дольше.
• Создание конкурентного преимущества: Тщательный и стратегический процесс отбора может поддержать конкурентные преимущества организации, привлекая наиболее квалифицированных и продуктивных сотрудников для улучшения бизнес-результатов. Он также создает лучший опыт работы с кандидатами, что, в свою очередь, улучшает ваш бренд работодателя. Таким образом, вы получаете более широкий и качественный пул кандидатов на каждую вакансию.

Хотя в каждой организации и на каждой должности свои особенности, процесс отбора состоит из нескольких этапов, которые проходят кандидаты.

Давайте рассмотрим каждый этап подробнее:

1. Заявка
Как только вы опубликовали объявление о вакансии, кандидаты начинают подавать заявки. Это первый шаг в процессе отбора. Однако количество, качество и разнообразие заявок может быть разным. Вот что вам нужно знать о различных аспектах этапа подачи заявок:

Процесс подачи заявки
Сам процесс подачи заявки имеет решающее значение.
Является ли он удобным для мобильных устройств и быстрым?
Или вам приходится вручную вводить всю информацию из резюме в систему?
Требование к кандидатам создать профиль на вашем карьерном сайте и отсутствие оптимизации сайта для мобильных устройств - практические элементы веб-дизайна, которые могут помешать HR в процессе отбора кандидатов.

Протестируйте свой процесс подачи заявки самостоятельно, чтобы понять, где кандидаты могут испытывать трудности. Таким образом, вы сможете убедиться в том, что обеспечиваете плавный процесс подачи заявки, который не оттолкнет потенциальных сотрудников.

Рекламные каналы и инструменты
То, где вы размещаете и продвигаете свои объявления о работе, тоже имеет значение. Вот пять наиболее популярных источников для соискателей:

• Онлайн-сайты: Доски объявлений о работе, такие как Indeed, и объявления в социальных сетях, таких как LinkedIn и Facebook.
• Веб-сайты компаний/карьерные страницы: Если вы работаете рекрутером в крупной компании многие люди придут непосредственно на ваш сайт. В небольших компаниях соискатели могут не искать объявления о вакансиях на вашем сайте. Однако они могут обратиться к сайту, узнав о вакансии в другом месте.
• Рекрутинговые агентства и сайты: Соискатели могут зарегистрироваться в одном или нескольких кадровых агентствах или искать сайты по подбору персонала для конкретной сферы деятельности.
• Отделы карьеры в университетах и колледжах: Рассмотрите возможность проведения мероприятий по продвижению и набору персонала в местных, национальных или международных учебных заведениях.
• Из уст в уста: Многие люди обращаются к своим родственникам и друзьям за советом о том, куда подавать документы, и за любой информацией об открытых вакансиях.

Оптимизация объявлений о работе
Цифровые инструменты позволяют создавать более эффективные объявления о работе, которые привлекают разнообразных соискателей. Textio использует данные и машинное обучение AI, чтобы помочь компаниям оптимизировать свои объявления о работе. Инструмент следит за тем, чтобы текст отражал не только то, что ваш бизнес ищет в кандидате, но и то, какая культура и ценности важны для вашей компании.

Факторы, влияющие на количество и качество кандидатов

• Внешние факторы: Это вопросы, происходящие за пределами организации и выходящие за рамки компетенции HR. А именно: экономический климат, уровень безработицы, демографические тенденции, социальные и культурные факторы.
• Отраслевые условия: Отрасль организации также влияет на размер кадрового резерва. Например, если вы пытаетесь набрать кандидатов со специфической квалификацией, таких как учителя, сотрудники правоохранительных органов или медсестры в больницах, задача вашего отдела по подбору персонала будет более сложной, чем у тех, кто нанимает сотрудников на менее специализированные должности.
• Внутренние факторы: Размер организации и ее бренд работодателя привлекают разное количество кандидатов. Например, Google получает около 3 миллионов заявок в год. Это означает, что в среднем на одну вакансию претендует более 400 человек. Значительное влияние также оказывает то, что организация предлагает в виде оплаты труда, льгот и возможностей для карьерного роста.
• Стратегия поиска: Количество и качество соискателей также зависит от убедительного объявления о вакансии и места его публикации. То, насколько оно информативно, увлекательно и широко привлекательно, напрямую влияет на то, кого вы привлечете. В объявлениях о работе всегда должны использоваться гендерно-нейтральные и инклюзивные формулировки.
• Ваши требования: Например, вы можете оценить, является ли высшее образование необходимым для определенных позиций.

2. Отбор и предварительный отбор
Цель начального этапа отбора - сократить количество кандидатов до управляемой группы из 3-10 человек, которые могут пройти собеседование. Это можно сделать различными способами, например, следующими:

Отбор резюме
Наиболее известным методом является отбор резюме или CV. Проверка резюме помогает определить, соответствуют ли кандидаты критериям, необходимым для работы. Если вам требуется опыт работы от 5 лет, то недавний выпускник колледжа без такого опыта может быть легко исключен.

Проверка резюме в крупных компаниях может отнимать у HR много времени. Программное обеспечение - эффективный и экономичный способ решения этой задачи. Варианты могут быть самыми разными: от инструментов для отбора резюме, встроенных в ATS, до программ для отбора резюме, использующих искусственный интеллект для прогнозирования качества найма.

Однако будьте осторожны и не злоупотребляйте подобными технологиями. Необходимо регулярно проверять их на предмет предвзятости. Вы также можете рассмотреть возможность внедрения политики «слепого просмотра», удаляя из резюме все личные характеристики, такие как имя, возраст и пол. Это направлено на борьбу с неявными предубеждениями.

Телефонный скрининг/чатбот
После проверки резюме следует телефонное (или видео) отборочное интервью. Оно помогает согласовать ожидания кандидата и работодателя. Рекрутер может задать кандидатам любые вопросы, возникшие у них после отбора резюме. Рекрутер может составить чек-лист, включающий такие темы, как ожидаемая зарплата, полный или неполный рабочий день, гибкие варианты работы, дата начала работы и другие потенциальные факторы, которые могут помешать заключению сделки. Поскольку это довольно стандартная процедура, можно поручить задать эти вопросы чат-боту.
Как уже говорилось выше, технологии позволяют проводить такие проверки в автоматическом режиме. Чат-боты задают кандидатам вопросы и делают собеседование интерактивным. В качестве примера можно привести крупную инженерную компанию, которая внедрила чат-бот, призванный оптимизировать процесс подбора персонала и поддерживать вовлеченность кандидатов. Данные показали, что после внедрения чат-бота процент прохождения собеседований вырос с 74 до 96 %.

Предварительный отбор или оценка перед приемом на работу
Предварительный отбор - это мощный метод отбора, который помогает устранить потенциальные несоответствия.

Специальные инструменты предварительного отбора предоставляют оценки, которые могут включать когнитивное тестирование, симуляцию работы или другие тесты, помогающие предсказать качество нового сотрудника. Иногда в эти инструменты включается проверка резюме.

Симуляция работы позволяет получить реалистичное представление о работе. Она показывает как наиболее приятные и интересные аспекты роли, так и сложные элементы, что позволяет кандидату получить достоверную информацию. Это помогает согласовать ожидания работодателя и сотрудника и приводит к найму тех, кто лучше всего подходит. Инструменты предварительного отбора - еще один аспект растущей роли технологий искусственного интеллекта в сфере рекрутинга.

Такие предварительные тесты часто используются при массовом подборе персонала (роли с большим количеством кандидатов), например, для оценки навыков активного слушания у сотрудника службы поддержки клиентов. Эти инструменты отсеивают очевидные несоответствия, чтобы остались наиболее подходящие кандидаты.

Имейте в виду, что не все инструменты предварительного отбора и скрининга являются полностью точными, поэтому выбирайте поставщика с осторожностью. О других видах оценки мы расскажем ниже, на этапе 4.

3. Собеседование
Третий этап в воронке процесса отбора кандидатов - самый заметный, это собеседование. Его цель - оценить, насколько кандидаты подходят на эту роль, и получить представление об их вербальной беглости и коммуникабельности.

На собеседовании кандидату задают вопросы непосредственный руководитель или рекрутер (или оба). Оно позволяет структурировать вопросы, связанные с работой, и дает возможность продать кандидату работу.

Собеседования могут проводиться как виртуально, так и лично. Многие компании проводят первый этап собеседования удаленно, чтобы эффективнее распорядиться временем. Некоторые из них предпочитают проводить финальное собеседование на месте, чтобы установить более тесную личную связь и дать кандидату возможность познакомиться с культурой и обстановкой на рабочем месте.

Информирование кандидатов заранее о том, как проходит процесс собеседования, может сделать его более продуктивным.

Виды собеседований
Существует два основных типа собеседований: структурированные и неструктурированные.

• При структурированном собеседовании стандартный набор вопросов готовится заранее и задается всем интервьюируемым. Это позволяет интервьюеру использовать единый метод регистрации информации и стандартизировать оценку квалификации каждого кандидата.

• Неструктурированное интервью не придерживается заранее составленного списка вопросов. Вопросы больше похожи на беседу, и интервьюер может импровизировать в зависимости от того, что всплывает в ходе обсуждения.

В научной литературе доказано, что структурированное интервью почти в два раза надежнее неструктурированного (Schmidt & Hunter, 1998). Структурированное интервью позволяет интервьюеру точно сравнить кандидатов и принять оптимальное решение на основе полученных данных.

Другие виды интервью включают собеседования с кандидатами, проводимые коллегами или группой экспертов. Эти диалоги направлены на то, чтобы получить представление о личности кандидата, его поведении и умении находить общий язык с членами команды или с теми, кого он будет поддерживать на работе.

Оценка собеседований
Распространенной техникой проведения собеседований является метод STAR, который представляет собой систематический способ получения информации от кандидата. STAR - это аббревиатура, означающая:

• Ситуация: Попросите кандидата описать конкретную ситуацию, в которой он оказался.
• Задача: Над какой целью работал кандидат?
• Действие: Попросите кандидата подробно описать, какие действия он предпринял, чтобы наилучшим образом использовать ситуацию и выполнить свою задачу.
• Результат: Попросите кандидата описать результат действий и спросите, чему он научился.

Метод STAR хорошо подходит для того, чтобы проверить, обладает ли кандидат ключевыми компетенциями, необходимыми для работы. Если роль предполагает работу с различными типами акционеров, примерный вопрос может быть таким: «Опишите ситуацию, в которой вам приходилось управлять несколькими акционерами».

Использование формы оценки собеседования делает оценку кандидатов на этом этапе процесса отбора более последовательной и справедливой. Кроме того, использование руководств по проведению интервью поможет интервьюерам провести продуктивные собеседования.

4. Оценка
Хотя скрининг и оценка перед приемом на работу могут примерно отсеять наименее подходящих кандидатов, полная оценка обычно более точна.

Обычно используются тест на общие умственные способности (GMA) (также известный как тест на IQ) и тест на пятифакторную модель личности. Более высокий IQ ассоциируется с более быстрым обучением и более высокой производительностью. Хотя эти тесты могут быть частью процесса предварительного отбора, многие организации предпочитают проводить их на более поздних этапах процесса найма.

Транснациональная технологическая корпорация IBM разработала «научно обоснованные оценки, которые должны быть увлекательными, справедливыми и соответствовать каждой роли». С помощью этих оценок рекрутеры IBM могут измерить навыки и способности, которые могут быть не выявлены в ходе собеседования. Это дает кандидатам возможность продемонстрировать все, что они могут предложить.

Когда речь заходит о проведении личностных опросников, исследования показывают, что добросовестность - самый сильный некогнитивный предиктор эффективности работы. Более добросовестные кандидаты лучше справляются со своими обязанностями. Кандидатов с высокими показателями добросовестности часто характеризуют как трудолюбивых, послушных, ориентированных на достижения и ориентированных на детали.

Другие оценки включают в себя тесты образцов работы, тесты на добросовестность и тесты на знание работы. В научной литературе отмечается, что оценки в виде тестов образцов работы являются одними из лучших предикторов эффективности работы.

Хорошая практика заключается в том, что во время собеседования кандидатам предлагается решить реальную проблему или провести анализ конкретных ситуаций. Это позволяет сравнить качество работы кандидата с другими претендентами, а также с ожидаемым или идеальным результатом. Более того, практическое задание также дает кандидатам представление о том, чем они будут заниматься на этой должности.

Тесты с образцами работ могут принести наибольшую пользу в тех ролях, где практические навыки, умение решать проблемы и выполнять специфические задачи имеют решающее значение для работы. Например, вы можете дать кандидатам на роль разработчика программного обеспечения задание по кодированию или попросить их отладить часть кода, чтобы продемонстрировать их навыки программирования и решения проблем.

Оценки должны быть разумными по объему и точно отражать требования к должности, не создавая излишнего бремени для кандидатов.

5. Проверка рекомендаций и биографии
К этому моменту вы сократили длинный список претендентов до одного-трех кандидатов. Проверка рекомендаций - важный следующий шаг в процессе отбора кандидатов.

Попросите кандидата предоставить рекомендации. Проверка рекомендаций подтверждает точность того, что кандидат рассказал вам, и ваше впечатление о нем. Если во время собеседования у вас возникли сомнения в определенной компетенции или навыке, проверка рекомендаций - отличный способ получить дополнительную информацию с другой точки зрения.

Проверка биографии обычно используется в государственных ведомствах и на других работах, предполагающих доступ к особо конфиденциальной информации, например в сфере здравоохранения. Она также может быть обязательным условием перед подачей заявления и участием в предварительном отборе.

Примером может служить подтверждение хорошего поведения или проверка на наличие судимости для должностей преподавателей и других должностей, предполагающих высокую ответственность за других людей. Такие проверки помогают исключить людей, которые могут злоупотреблять своим долгом заботиться об уязвимых людях. Однако, если нет крайней необходимости, следует проводить проверку биографических данных на более поздних этапах процесса отбора.

6. Решение
Следующий этап процесса отбора - принятие решения о кандидате с наибольшим потенциалом для организации. Заранее определенные критерии, по которым оценивается каждый кандидат в процессе отбора, позволят выявить лучшего кандидата.

Обычно окончательное решение принимает менеджер по персоналу. В его принятии также могут участвовать другие руководители и коллеги. Иногда оптимальным выбором может стать человек, менее квалифицированный в данный момент, но готовый развиваться и остаться в организации надолго.

7. Предложение работы и контракт
После того как решение принято, процесс отбора проходит последний этап. Выбранный кандидат должен принять предложение. К этому моменту вы должны получить достаточно информации в результате различных проверок и собеседований, чтобы быть уверенными в том, что кандидат согласится на эту работу.

После этого кандидату делается предложение. Вы можете отправить письмо с предложением, в котором изложите основные детали работы и условия найма. Если кандидат принимает предложение, вы можете приступить к оформлению официального трудового договора. После того как договор будет подписан всеми сторонами, процесс отбора будет завершен.

Постройте надежный процесс приема на работу
Четкое понимание роли - ключ к поиску подходящего кандидата. Это начинается с составления функционального профиля на основе описания вакансии, то есть выяснения того, какой опыт работы, образование и навыки необходимы. Открытое общение между менеджерами по персоналу и рекрутерами позволит получить информацию, необходимую для эффективного начала процесса отбора.

Во многих случаях рекрутерам следует копать глубже, чем указано в форме приема на работу. Прямой разговор с менеджерами по подбору персонала помогает уточнить требования к работе. Рекрутеры, которые практикуют активное слушание, смогут получить ценные сведения о том, какие типы личности и мягкие навыки подходят для данной роли и помогут сбалансировать команду.

Укрепляйте отношения между менеджерами по найму и рекрутерами
Крепкое партнерство между менеджерами по подбору персонала и рекрутерами помогает процессу отбора проходить более гладко и улучшает впечатления кандидатов. Подчеркните, что рекрутеры должны налаживать хорошие отношения с менеджерами по подбору персонала, информировать их и спрашивать их мнение. Это позволит кандидатам, наиболее подходящим для работы, дойти до конца.

Работая бок о бок с рекрутерами, менеджеры по подбору персонала лучше понимают их потребности. Это, в свою очередь, укрепляет доверие к рекрутерам, которые делают все возможное, чтобы заполнить вакансии должным образом.

Стандартизируйте процесс отбора
У каждой организации свой подход к процессу отбора при приеме на работу, но он всегда должен быть стандартизирован. Придерживаясь одной и той же структуры для каждой вакансии, процесс остается последовательным. Это приводит к более надежным результатам и удовлетворительному опыту найма для кандидатов.

Стандартизированный процесс отбора включает в себя:

• Надежные или автоматизированные методы отбора
• Структурированные форматы собеседований
• Использование руководств по проведению собеседований
• Последовательно применяемые оценки
• Установленные критерии и оценочные листы для оценки кандидатов
• Тщательная документация и чек-листы.
• Обучение менеджеров по найму/лиц, принимающих решения

Убедитесь, что все, кто занимается наймом, подготовлены к выполнению своей роли в процессе отбора. Это включает в себя объяснение этапов процесса и подготовку чек-листов для проведения собеседований.

Также может потребоваться обучение лиц, принимающих решения, методам проведения структурированных интервью, а также осознанию неосознанных предубеждений и интерпретации языка тела.

Используйте подход, основанный на данных
Использование данных в процессе отбора позволяет бороться с предвзятостью и домыслами. Информация, полученная из резюме, оценок и карт собеседований, может стать основой для продвижения кандидатов по воронке отбора. Хотя решения о найме не должны приниматься только на основе данных, они могут помочь довести наиболее квалифицированных кандидатов до стадии собеседования.

Более того, анализ этих данных позволяет выявить узкие места и неэффективность в процессе отбора, что дает возможность постоянно совершенствовать процесс.

Постоянно оценивайте и совершенствуйте процесс
Процесс отбора сотрудников будет развиваться по мере изменения потребностей и условий организации. Вы также должны регулярно обновлять его, чтобы он соответствовал вашим стандартам найма и бизнес-целям.

Как мы только что упомянули, использование данных поможет вам определить, какие части процесса требуют внимания. Собирайте отзывы кандидатов и менеджеров по персоналу, чтобы убедиться в эффективности процесса.

Внедрение этих улучшений не только оптимизирует процесс отбора, но и улучшает опыт кандидатов и повышает общие результаты найма.