HR-панель и HR-отчет: руководство к действию

Панель управления персоналом и отчет о работе с персоналом - неотъемлемая часть управления персоналом. Оба инструмента важны для принятия обоснованных решений в HR.
Почему?
Потому что это трудно сделать, когда бизнес-партнеры HR и другие заинтересованные стороны не имеют представления о своей собственной организации. Не бойтесь, HR-отчетность может решить эту проблему! Как? Об этом и пойдет речь в данной статье. Мы расскажем о ценности HR-панели.

Мы рассмотрим преимущества отчета по персоналу, а также данные и показатели, которые могут быть включены в него. Мы также приведем отчет и несколько шаблонов HR-панелей, чтобы дать вам несколько практических советов о том, как начать работу.

Хотите по-настоящему овладеть навыками составления отчетов и получить правильные метрики? Ознакомьтесь с нашей сертификационной программой HR метрики.

Отчетность по персоналу - одна из важнейших задач HR. При правильном подходе она дает три ключевых преимущества как для HR, так и для руководства:

1. Мониторинг HR. Регулярная отчетность позволяет HR держать руку на пульсе организации, отслеживая ключевые показатели рабочей силы. Новые тенденции и возможности могут быть замечены на ранней стадии, а возникающие проблемы могут быть решены до того, как они окажут существенное влияние на бизнес.
2. Управленческая информация. Отчет по кадрам также может помочь менеджерам лучше выполнять свою работу. HR-отчет может информировать руководителей о событиях, происходящих в их командах и отделах. Например, если отдел маркетинга борется с высокой текучестью кадров и большим временем найма, менеджеры с большей вероятностью сделают акцент на удержании сотрудников и будут знать о таких рисках, как увеличение времени замены, когда кто-то собирается уходить.
3. Отслеживайте проблемные зоны. HR-отчетность также предлагает отличный способ прозрачно отслеживать ключевые проблемные области. Прозрачность показателей текучести кадров для каждого менеджера побудит их уделять больше внимания удержанию сотрудников, ведь на кону стоит их собственная репутация! Отслеживая проблемные зоны, HR может использовать свое положение для улучшения ситуации.

HR-панель - это наиболее эффективный способ мониторинга, управления, отслеживания и отчетности по данным. Использование этого инструмента бизнес-аналитики позволяет отслеживать, анализировать и составлять отчеты по HR KPI (ключевым показателям эффективности).

Прежде чем приступить к созданию HR-отчета, необходимо продумать несколько моментов, касающихся "как" и "когда".

Автоматизация против ручного управления
Многие организации до сих пор работают со специальными отчетами. Например, когда менеджер или директор хочет узнать что-то о персонале организации, они просят отдел кадров HR прислать им отчет. После такой просьбы HR будет работать сверхурочно, чтобы подготовить этот отчет. Это пример (неэффективной и) реактивной отчетности. HR-отчеты должны быть развернуты (про)активно и, следовательно, должны быть автоматизированы.

HR-отчет может быть автоматизирован, если для его создания используется определенное программное обеспечение - например, Excel, Gusto или BambooHR. На рынке представлено множество вариантов программного обеспечения.

Статические отчеты против приборных панелей
В соответствии с предыдущим пунктом, все еще существует значительное количество организаций, которые работают с ручными/бумажными отчетами. Это не обязательно плохо: Когда информация вряд ли изменится, бумажные отчеты могут быть весьма эффективными.

Кроме того, электронное письмо с отчетом с большей вероятностью будет замечено, чем редкое обновление на HR-панели. Это просто потому, что люди не будут пользоваться панелями, которые не приносят постоянной пользы.

HR-панель - это самый эффективный способ мониторинга, управления и отслеживания данных. Использование этого инструмента бизнес-аналитики позволяет отслеживать, анализировать и составлять отчеты по HR KPI (ключевым показателям эффективности). Она дает возможность детализировать данные до мельчайших подробностей.

Текучесть кадров может быть интересной метрикой, но сколько в этой текучести составляет сожаление о потерях? Вы и глазом не моргнете, когда уйдет плохой сотрудник, но это все равно что выстрелить себе в ногу, когда уйдет высокоэффективный сотрудник. Эти сотрудники - потенциальный материал для высшего руководства. Интерактивные информационные панели позволяют глубже изучить данные и сделать такие выводы.

Вы можете предоставить доступ к этой панели всем сотрудникам HR-службы или предоставить соответствующий доступ или данные соответствующим сотрудникам.

В то время как предыдущие приборные панели предлагают простой просмотр данных, более продвинутые приборные панели позволяют предсказывать будущее с помощью алгоритмов машинного обучения. Это позволяет понять, как поведут себя сотрудники, например, кто из них рискует уволиться. Потенциально такая информация может иметь большое стратегическое значение.

Обратите внимание: в данном случае приборная панель - это всего лишь средство отображения информации. Прогнозы делаются с помощью специализированных инструментов аналитики.

Гигиенический фактор
И последнее замечание, прежде чем мы покажем вам пример HR-отчета: HR-отчетность часто рассматривается как фактор поддержания гигиены. Это означает, что, как и гигиена, хорошая отчетность не ценится.

Чтобы лучше объяснить эту концепцию, представьте, что вы обедаете в ресторане. Вы вряд ли станете комментировать чистоту ресторана. Это то, чего мы все ожидаем! Но если вам подадут грязные столовые приборы или в туалете будет грязно - вы (по праву) пожалуетесь. Итак, вернемся к HR: на отчетность не обращают особого внимания, если только не происходят ошибки. Надежная отчетность, как и чистота в ресторане, важна для поддержания доверия.

Существует несколько важных показателей, которые должны быть включены в отчет о работе с персоналом. Обратите внимание, что большинство из них - это показатели высокого уровня, поскольку они дают представление об организации. К наиболее распространенным HR-метрикам, по которым составляются отчеты, относятся:

• Стаж
• Пол: Обычное разграничение для изучения данных о разнообразии (см. пример HR-панели ниже).
• Возраст: возраст приобретает все большее значение в современной многопоколенной рабочей силе. Возраст важен для стратегического планирования рабочего места и планирования преемственности. Он также часто является ключевой точкой фокуса для организаций, которые хотят внедрить инновации и провести реорганизацию.
• Уровень образования: Уровень образования следует указывать только в тех случаях, когда он доступен и имеет отношение к общим целям организации. В противном случае он рискует стать "суетной метрикой" в HR-отчете.
• Тип функции: Такая метрика, как тип функции или кластеры функций, может помочь выделить различные группы внутри компании. В качестве примера можно привести топ-менеджмент, менеджмент среднего звена, производственный персонал и вспомогательный персонал.
• FTE: Эквивалент полного рабочего дня - это количество часов, отработанных одним сотрудником в течение полного рабочего дня. Число FTE часто меньше, чем число всех сотрудников. Это особенно верно, если в организации много работников, занятых неполный рабочий день.
• FTE: дает точное представление об общей рабочей нагрузке в организации. Кроме того, люди, работающие менее 1 FTE, могут считаться сотрудниками с неполной занятостью.
• Активные сотрудники: Этот показатель отражает количество сотрудников, работающих в организации.
• Текучесть кадров: Эта метрика представляет собой количество и/или процент сотрудников, которые уволились за предыдущий период. О том, как рассчитать текучесть кадров, читайте здесь.
• Новые сотрудники: Эта метрика представляет собой количество и/или процент новых сотрудников, которые присоединились к организации за последний год.
• Коэффициент отсутствия на рабочем месте/абсентеизма: Эта метрика представляет собой процент времени, в течение которого сотрудники отсутствовали на рабочем месте в среднем за предыдущий период. Другим показателем этого числа является общее количество дней отсутствия на одного сотрудника.
• Стоимость отсутствия: Эта метрика не является стандартной, но она может сделать упомянутый ранее показатель отсутствия более осязаемым, привязав его к финансовому числу.
• Стоимость труда: Стоимость рабочей силы - это общая сумма денег, которую организация платит своим сотрудникам. В эту сумму входят выплаты сотрудникам и налоги на заработную плату. Стоимость рабочей силы можно разделить на прямые и косвенные затраты. Прямые затраты - это затраты на рабочую силу, связанные с людьми, которые участвуют в основном процессе (рабочий сборочного конвейера). Косвенные затраты не могут быть отнесены к конкретному уровню производства (сотрудник службы безопасности, охраняющий завод).
• Затраты на обучение: Затраты на обучение представляют собой общую сумму, которую компания тратит на обучение новых сотрудников и существующей рабочей силы.
• Стоимость найма: Общая стоимость усилий по набору персонала. Как правило, она включает в себя расходы на внешние агентства, объявления о вакансиях и, иногда, потерянную производительность. Затраты на подбор персонала могут быть гораздо больше. В качестве примера можно привести затраты времени руководства на отбор и обучение, а также отсев - как долго сотрудник остается на своей должности.
• Время на заполнение вакансии: Мы уже говорили о времени заполнения вакансий. Это количество дней с момента открытия вакансии до того, как кандидат согласится на нее. Этот показатель существенно различается в зависимости от типа должности: разработчиков программного обеспечения, аналитиков больших данных и высококвалифицированных продавцов найти гораздо сложнее, чем, например, маркетологов начального уровня.

Это далеко не полный список. В него могут быть включены и другие показатели.

Чтобы проиллюстрировать, что именно мы имеем в виду, приведем несколько примеров HR-отчетности в действии.

Простого учета количества людей, которые приходят в организацию и уходят из нее, часто бывает недостаточно, поскольку это не дает полной картины. Решением может стать матрица движения персонала. Такая матрица - отличный способ представить, сколько людей пришло в компанию, получило повышение и покинуло ее, а также как эти цифры соотносятся между собой.

Эта несколько сложная на вид таблица - прекрасный пример матрицы движения персонала. В строках представлены четыре категории персонала (A, B, C и D) и изменения между 2018 и 2019 годами. Например, в течение 2018 года 10 человек перешли с позиции менеджера среднего звена на позицию топ-менеджера.

Общее количество сотрудников на 1-1-2019 отображается в нижней строке, а общее количество сотрудников на 1-1-2018 - в крайнем правом столбце. Общая текучесть кадров за 2018 год представлена в колонке "Текучесть", а повышения/понижения - в матрице.

Этот обзор помогает наглядно представить рост организации, текучесть кадров (в этой организации низкая текучесть кадров в отделе производственного персонала, но во всех остальных отделах уровень текучести превышает 10 %). Он также наглядно демонстрирует развитие персонала (обратите внимание на 10-процентное увеличение топ-менеджмента - с 45 человек в 2018 году до 50 в 2019-м).

С одной стороны, подобная таблица обеспечивает отличный обзор, с другой - помогает выявить некоторые ключевые проблемные области организации.

Если вы хотите узнать, как работать с данными для создания отчетов, зайдите на страницу курса HR метрики.

Как получить максимальную отдачу от данных?
Внедрять HRIS - информационную систему управления персоналом. Об этом мы уже писали 👉🏻 здесь