Блог

Управление проектами - матрица RACI (руководство + шаблон)

2024-08-12 15:19
Вы сталкиваетесь с проблемами, связанными с неясными ролями в вашем HR-проекте, и это влияет на бюджеты, найм и адаптацию новых сотрудников, а также на то, как ваш отдел эффективно общается с сотрудниками и заинтересованными сторонами? Использование шаблона RACI помогает специалистам по персоналу оптимизировать критически важные HR-проекты и достичь лучших результатов.

Что такое матрица RACI?

Матрица RACI, также известная как диаграмма RACI или модель RACI, - это широко используемый инструмент управления проектами, который четко определяет и передает роли и обязанности, задачи, результаты и этапы различных лиц и групп, участвующих в проекте.

RACI расшифровывается как:
  • Responsible (Ответственный),
  • Accountable (Подотчетный),
  • Consulted (Консультируемый)
  • Informed (Информируемый).

Эти буквы используются для классификации обязанностей участников проектной группы в матрице.
Цель матрицы RACI - обеспечить совместную работу всех заинтересованных сторон в проекте для достижения одних и тех же целей, эффективное использование ресурсов и соблюдение сроков проекта. Она позволяет поддерживать проект на должном уровне, устраняя путаницу и недопонимание. При правильном использовании она проясняет роль каждого и помогает избежать траты времени на выполнение задач, которые не входят в круг его обязанностей.

Для этого матрица RACI четко определяет и передает роли и обязанности различных лиц и групп, участвующих в проекте, с помощью букв R, A, C и I. Она особенно полезна для крупных и сложных проектов, в которых участвует множество заинтересованных сторон и пересекаются границы отделов.

Как HR-специалист, вы можете повысить скорость и эффективность управления проектами в вашей компании, просто заполнив матрицу RACI перед началом проекта.

R: Responsible

Это относится к человеку или роли, которые выполняют задание или работу. Именно они "делают работу".
  • Кто отвечает за выполнение работы.
  • Это человек, выполняющий задание, также известный как "человек, который работает руками".
  • Как правило, подчиняется руководителю.

A: Accountable

Именно на них лежит ответственность за качество и конечный результат. Именно они делегируют работу ответственным лицам и имеют право принимать окончательные решения.
  • Кто следит за выполнением задания.
  • Это человек, который следит за тем, чтобы работа была выполнена должным образом.
  • Они не занимаются практической работой, а скорее отвечают за управление людьми, выполняющими задания, и следят за тем, чтобы работа была выполнена в срок и с требуемым качеством.

C: Consulted

Это люди, чей вклад запрашивается для выполнения задачи или принятия решения. Их мнения ценятся, и они вносят свой вклад в завершение работы, но не выполняют ее.
  • Кто должен помочь в выполнении задания, предоставив дополнительную информацию или поддержку.
  • Этот человек не несет прямой ответственности за выполнение задачи.
  • Однако они предоставляют информацию, которая помогает ответственному за выполнение задачи.
  • К ним обычно обращаются за консультацией в связи с их компетентностью в конкретной области

I: Informed

Это заинтересованные стороны, которых необходимо держать в курсе прогресса и решений, но они не играют непосредственной роли в выполнении задачи или принятии решения. По сути, они являются получателями обновлений и результатов.
  • Кто должен быть в курсе хода выполнения задачи или результата.
  • Как правило, это заинтересованная сторона из числа высшего руководства или, возможно, клиент.
  • Они не имеют непосредственного отношения к проекту, но могут быть его владельцами
Совет HR
Разница между ответственным и подотчетным в матрице RACI заключается в том, что ответственный - это человек или команда, выполняющая работу, а подотчетный - человек, который в конечном итоге несет ответственность за результат и должен отчитаться и подписать документ о выполнении. Один и тот же человек может занимать обе роли, но это разные обязанности.

Происхождение модели RACI

Матрица RACI (также известная как матрица распределения ответственности) существует уже очень давно, поэтому трудно точно определить ее происхождение. С течением времени матрица RACI была усовершенствована и принята отдельными людьми и корпорациями.

Например, Эдмонд Ф. Шихан, известный своими работами по организационной структуре и системам управления, часто приписывает себе авторство модели RACI. Другим часто упоминаемым источником матрицы RACI является американский конгломерат DuPont Corporation. DuPont использовала матрицу под названием "Матрица распределения ответственности" для определения ролей и обязанностей в своей организации.

Другим возможным источником является IT-консалтинговая компания E&Y (Ernst & Young), которая в 1970-х годах использовала похожую модель под названием "матрица RASCI". RASCI расшифровывается как Responsible, Accountable, Supportive, Consulted, and Informed.

Для чего нужна матрица RACI?

Эффективная организация работы команды имеет решающее значение для успеха любого крупного HR-проекта. Например, если команда HR отвечает за планирование мероприятия по сплочению коллектива, кто должен определить основные цели мероприятия? Кто будет решать, где будет проходить мероприятие, что будет происходить в этот день и какие поставщики необходимы? Кто будет выполнять каждую задачу?

Кто будет управлять каждой задачей, чтобы убедиться, что они выполняются правильно? HR также имеет уникальную возможность работать с различными отделами, что может легко привести к путанице в понимании того, кто несет ответственность за выполнение задач и принятие решений.

Когда каждый член команды четко понимает свою роль и обязанности, проект, скорее всего, будет завершен эффективно и результативно. И наоборот, если члены команды имеют нечеткие роли и обязанности, проект может затянуться или даже не достичь своих целей.

Имея на руках заполненную матрицу RACI, проектная команда HR сможет лучше работать вместе, особенно если в проект вовлечены другие отделы и необходимо упорядочить роли.

Когда HR следует использовать матрицу RACI

Матрица RACI может быть использована для многих проектов, но особенно она полезна, когда задачи включают множество ресурсов, выполняются одновременно или зависят от других задач. Некоторые примеры того, когда матрица RACI может быть полезна, следующие:

  • Крупномасштабные или четкие результаты, такие как обучение DEIB в масштабах всей компании с участием всех отделов и множества заинтересованных сторон.
  • Длительный процесс принятия решений или утверждения может привести к задержке проекта, например, внедрение новой системы управления эффективностью деятельности
  • Существует конфликт по поводу ответственности за выполнение задачи или принятия решений, например, если необходимо пересмотреть кодекс поведения компании
  • Неравномерное распределение рабочей нагрузки по проекту вызывает озабоченность, особенно если HR работает с несколькими отделами.
  • Вы работаете в отрасли с жестким регулированием, например, завершаете обучение, чтобы соответствовать нормативным требованиям.
  • Проект охватывает несколько отделов.
  • В команде высокая текучесть кадров, и необходимо быстро вводить новых сотрудников в должность.
Совет HR
Система RACI - полезный инструмент для управления отношениями и обязанностями в рамках проекта. В масштабных проектах может быть задействован широкий круг заинтересованных сторон, включая государственные регулирующие органы, руководителей компаний и инвесторов. Четкое определение и распределение их обязанностей с самого начала поможет избежать ошибок и недопонимания, которые могут стоить времени и денег. Кроме того, это поможет в общей работе по привлечению заинтересованных сторон.

Когда HR не стоит использовать диаграмму RACI

Как HR-специалист, вы имеете представление о сотрудниках всей компании и знаете, что не все команды и проекты созданы одинаково.

Откажитесь от RACI, если:
  • Команда хорошо общается
  • Все сотрудники не отвлекаются от своей работы
  • Проект достаточно мал, чтобы тратить время на прохождение этапов, описанных в шаблоне матрицы RACI, например, разработка страницы карьеры, в которой могут участвовать только два отдела и меньше заинтересованных сторон, требующих одобрения
  • Проектная команда использует Agile-фреймворк, например Scrum

Преимущества матрицы RACI

  • Ясность: Она четко определяет, кто отвечает за какие задачи и решения, уменьшая путаницу и недопонимание.
  • Подотчетность: Она распределяет ответственность за конкретные задачи и решения, что облегчает привлечение людей к ответственности за их действия.
  • Улучшение коммуникации: Он облегчает коммуникацию, четко определяя, с кем необходимо консультироваться и кого информировать о конкретных задачах и решениях.
  • Более эффективное принятие решений: Она помогает обеспечить участие нужных людей в принятии решений, что приводит к лучшим результатам.
  • Повышение эффективности: Это помогает оптимизировать процессы, выявляя и устраняя ненужные шаги или дублирование усилий.
  • Улучшение координации: Она помогает координировать работу различных команд и отдельных сотрудников, снижая риск задержек или пропуска сроков.

Недостатки матрицы RACI

Хотя диаграммы RACI могут быть полезным инструментом для уточнения ролей и обязанностей, следует учитывать и некоторые потенциальные недостатки:

  • Требует много времени: Создание диаграммы RACI может быть трудоемким процессом, особенно для крупных или более сложных проектов или организаций.
  • Негибкость: После создания матрицы RACI может быть сложно вносить изменения, особенно если роли и обязанности уже определены.
  • Чрезмерные ограничения: В некоторых случаях модель RACI может быть чрезмерно ограничительной, не позволяя членам команды брать на себя дополнительные обязанности или принимать решения, выходящие за рамки их ролей.
  • Отсутствие заинтересованности: Если члены команды не участвуют в создании диаграммы RACI, они могут с меньшей вероятностью согласиться с распределенными между ними ролями и обязанностями.
  • Ограниченный охват: Матрица RACI может фокусироваться только на определенных аспектах проекта или организации и не учитывать весь масштаб проекта.
  • Сложность: Для крупных и сложных проектов может быть сложно отразить все зависимости и потенциальные риски, что приведет к чрезмерному упрощению диаграммы.
  • Важно знать об этих потенциальных недостатках и использовать диаграмму RACI таким образом, чтобы она подходила для конкретного проекта или организации.

Пример матрицы RACI + шаблон

Матрица RACI должна быть простым в использовании документом, который дает представление о проекте, а также о ролях и обязанностях всех участников.

В примере по ссылке на карту нанесены роли и обязанности, связанные с внедрением новой системы управления эффективностью. Обратите внимание, что это документ высокого уровня, в котором указаны задачи, результаты и ответственные, подотчетные, те, кто будет консультироваться или должен быть проинформирован. Это не дорожная карта проекта.

Использование шаблона RACI обеспечивает четкое распределение ролей и обязанностей в рамках проекта, предотвращая путаницу и дублирование обязанностей. Шаблонный документ для создания диаграмм RACI обеспечивает структурированный и легко редактируемый формат, позволяя быстро обновлять и изменять его по мере изменения ролей и задач проекта.
👉🏻 Скачать Шаблон матрицы RACI

Как создать матрицу RACI: 4 шага для построения и внедрения

Напомним, что цель матрицы RACI заключается в том, чтобы четко определить, кто выполняет, проверяет, консультируется и подписывает конкретную задачу.

Чтобы построить матрицу RACI, выполните следующие 4 шага:

Шаг 1: Перечислите задачи и результаты проекта
Составьте список всех задач, этапов и решений, которые должны быть выполнены в рамках вашего проекта.

Сделайте следующее:
  • Организуйте задачи по фазам проекта, чтобы матрицу RACI было легко читать и сканировать.
  • При желании вы можете просто создать большой список задач, не разделяя их на фазы.

Шаг 2: Перечислите членов команды и роли в проекте
Добавьте имена или названия должностей/ролей всех членов команды, заинтересованных сторон и профильных экспертов, участвующих в проекте.

Сделайте следующее:
  • Включите всех членов команды, которые не будут непосредственно работать над проектом, но которым может потребоваться консультация, управление или, в конечном счете, принятие ключевых решений.
  • Строка 1 служит заголовками столбцов матрицы RACI.
  • Чтобы диаграмма была понятна другим, рекомендуется использовать названия должностей или ролей вместо имен, если вы не знаете, как зовут каждого, особенно если речь идет о крупном проекте.
Совет HR
Заполняя строку 1, начните со столбца B и продолжайте двигаться вправо. Чем крупнее проект, тем больше столбцов вы заполните.
Шаг 3: Назначьте обязанности RACI для каждой задачи
Назначьте R, A, C и I для каждой задачи, перечисленной в столбце A. Начиная с первой задачи, двигайтесь по матрице вправо и решите, кто будет отвечать (R) за выполнение работы, отчитываться (A) за то, чтобы задача была выполнена правильно и в срок, консультироваться (C) за помощью или советом и информировать (I) о ходе выполнения.

Помните, что человек, назначенный на должность R, будет выполнять работу, в то время как A отвечает за надзор за ее выполнением, C предоставляет информацию и советы, а I получает обновления, но не предоставляет обратную связь R или A.

Сделайте это:
  • В каждой задаче должно быть только одно ответственное и одно подотчетное лицо.
  • Цель матрицы RACI - избежать путаницы, а не усугубить ее, поэтому все должно быть ясно и просто.
  • Поощряйте общение и следите за тем, чтобы все заинтересованные стороны всегда были в курсе того, что происходит в проекте
Совет HR
Роли ответственного и подотчетного необходимы для каждой задачи, но не все задачи требуют вмешательства со стороны или необходимости информировать других. Роли консультанта и информированного могут не понадобиться для некоторых менее сложных задач.
Шаг 4: Поделитесь документом
После того как матрица RACI завершена, крайне важно поделиться ею со всеми членами проектной команды. Это гарантирует, что все понимают свою роль и обязанности на протяжении всего проекта, что максимально повышает эффективность матрицы RACI.

Где пройти подготовку

Чтобы эффективно управлять процессами - их необходимо описать и построить.

Нам курсе Описание и построение процессов вы:
✅ изучите простые и понятные инструменты описания и построения процессов в компании
✅ получите примеры описанных процессов рекрутинга и адаптации, рекомендованные инструменты и шаблоны
✅ посмотрите на примеры компаний, которые описывали процессы