Power BI в HR: практические инструменты

Использование Power BI от Майкрософт в HR может помочь организациям сократить объем ручной отчетности, точно определить риски текучести кадров и сократить расходы. Централизуя данные и автоматизируя обновления, HR может двигаться быстрее, соответствовать бизнес-целям и переходить от поддержки к стратегии.

Он также подключается к таким системам, как Excel, SAP SuccessFactors, Workday и BambooHR, чтобы помочь создать единое представление. Затем HR могут выявлять тенденции, углубляться в данные о персонале и принимать более быстрые решения, основанные на фактических данных.

Ниже приведен наглядный пример способности Power BI трансформировать процесс набора и удержания персонала.

Производственная компания среднего размера сталкивается с высокой текучестью новых технических специалистов и ростом затрат на подбор персонала. HR находится под давлением, чтобы выявить причины этого и определить, как оптимизировать процесс найма в компании без раздувания затрат.

Традиционно этот анализ включает в себя изучение электронных таблиц, интервью при увольнении и разрозненных отчетов, что делает практически невозможным быстрое выявление значимых закономерностей. Однако аналитика Power BI для управления персоналом может оптимизировать процесс и сделать его очень информативным.

Вот как это работает:

• HR начинает с интеграции данных из системы отслеживания кандидатов, расчета заработной платы, опросов о вовлеченности сотрудников и собеседований при увольнении в Power BI
• В течение нескольких часов они создают динамическую информационную панель, которая визуализирует весь процесс привлечения и удержания талантов
• На информационной панели выделены ключевые выводы: большая часть ранней текучести кадров сосредоточена на сотрудниках, нанятых с определенных досок объявлений, в то время как сотрудники, нанятые по внутренним рекомендациям или программам профессионального обучения, демонстрируют значительно более высокие рейтинги удержания и производительности.
• Показатели вовлеченности также показывают, что сотрудники, нанятые по менее эффективным каналам, сообщают о более низкой удовлетворенности адаптацией и возможностями карьерного роста, что указывает на пробелы в процессе введения в должность
• Обладая этой информацией, HR может принять немедленные меры. Он может перенаправить расходы на подбор персонала из неэффективных каналов в потоки рекомендаций и обучения, которые обеспечивают лучший долгосрочный найм
• HR также может разработать целевую программу адаптации для решения проблем, выявленных в опросе о неудовлетворенности сотрудников. Эта программа может включать в себя расширенные возможности наставничества и более четкую структуру карьерного роста.

Power BI для HR — это ценный инструмент, особенно для упреждающих команд по управлению персоналом. Однако большие наборы данных сопряжены с уникальными проблемами. Вот как их преодолеть:

Вызов: Данные о персонале часто распределены по нескольким системам (т. е. ATS, HRIS, платформам расчета заработной платы и инструментам управления эффективностью), что затрудняет их эффективную консолидацию и анализ.

Решение: Используйте встроенные соединители Power BI для синхронизации данных и автоматизации обновлений. Это обеспечивает бесшовную интеграцию данных и позволяет поддерживать информационные панели в актуальном состоянии без необходимости ручного импорта.

Вызов: Некоторым специалистам по персоналу не хватает опыта в моделировании данных или создании информационных панелей, что затрудняет создание эффективных отчетов.

Решение: Начните с готовых шаблонов Power BI, разработанных для отдела кадров, которые предлагают готовые к использованию панели мониторинга для общих метрик. В качестве альтернативы вы можете сотрудничать с ИТ-специалистами или специалистами по данным во время настройки, чтобы создать структуру, которой HR может управлять самостоятельно.

Вызов: Противоречивые или неполные данные могут привести к неточным отчетам и подорвать доверие к аналитике.

Решение: Очистите и стандартизируйте данные перед загрузкой информации в Power BI. Вы также можете работать с ИТ-командами над внедрением правил проверки и созданием единого источника достоверной информации для ключевых точек данных о персонале.

Вызов: Отдел кадров часто собирает большие объемы информации. Без правильной структуры это может привести к загромождению, перегрузке информационных панелей и параличу принятия решений.

Решение: Используйте функции фильтрации и детализации Power BI для создания панелей мониторинга, ориентированных на наиболее важные метрики. Кроме того, группируйте метрики по функциям, чтобы информационные панели были сфокусированы и применимы.

Вызов: Данные о персонале включают конфиденциальную информацию. Может быть сложно безопасно управлять этим для защиты сотрудников и соблюдения законов о конфиденциальности.

Решение: Настройте доступ на основе ролей и взаимодействуйте с ИТ-отделом, чтобы ограничить доступ к данным только авторизованными сторонами. Power BI предлагает эти элементы управления и интегрируется со средствами безопасности Майкрософт для защиты конфиденциальной информации.

Вызов: Даже самые продвинутые панели мониторинга не принесут пользы, если лица, принимающие решения, не будут использовать их регулярно.

Решение: Обучите команды тому, как панели мониторинга Power BI помогают отвечать на реальные бизнес-вопросы и связывать использование с ключевыми показателями эффективности. Это может помочь руководителям понять прямое влияние информационных панелей на принятие решений.

Вызов: Аналитика может выявлять тенденции, но без плана действий на основе этих идей они рискуют превратиться в статичные отчеты, а не в инструменты для изменений.

Решение: Создавайте рабочие процессы, которые связывают оповещения панели мониторинга с конкретными действиями, такими как запуск опроса после всплеска текучести кадров. Это может помочь вам убедиться, что ваши выводы приведут к конкретным вмешательствам.

Вы можете использовать Power BI для аналитики отдела кадров для отслеживания ключевых показателей, таких как время найма и показатели принятия предложений, с помощью панелей мониторинга, которые визуализируют воронку набора. Это поможет вам выявить узкие места и определить наиболее эффективные каналы снабжения.

→ Сделайте это: настройте оповещения, когда время найма превышает запланированное. Это позволяет немедленно вмешаться и предотвратить задержки при найме.

Используйте панель управления персоналом Power BI для отслеживания показателей адаптации новых сотрудников, выполнения заданий по ориентации, обучения соблюдению нормативных требований или сертификации навыков. Это позволяет точно определить области, которые могут потребовать дополнительной поддержки или перепроектирования программы.

→ Сделайте это: используйте панели мониторинга Power BI, чтобы помечать менеджеров о незавершенном и просроченном обучении с помощью автоматических уведомлений.

Визуализация циклов отслеживания целей и оценки эффективности в режиме реального времени помогает определить лучших и худших исполнителей. Анализ данных отзывов наряду с такими показателями, как вовлеченность или участие в обучении, может помочь вам в разработке стратегий коучинга или признания сотрудников.

→ Сделайте это: создавайте панели мониторинга детализации, которые фокусируются на тенденциях производительности, и отправляйте автоматические оповещения, когда процент выполнения обзоров производительности падает ниже запланированного.

Опросы о вовлеченности часто генерируют большие объемы данных. Панели мониторинга управления персоналом Power BI могут визуализировать эту информацию по отделам, ролям или руководителям, выделяя низкий или высокий моральный дух и уровни вовлеченности.

→ Сделайте это: используйте автоматические оповещения, чтобы уведомлять HR, когда показатели вовлеченности опускаются ниже установленных пороговых значений, запуская целевые последующие действия, такие как пульс-опросы или фокус-группы.

С помощью Power BI для HR-аналитики организации могут отслеживать тенденции текучести кадров с течением времени по срокам полномочий, ролям или отделам. Панели мониторинга также могут выявлять растущий оборот, в то время как модели прогнозной аналитики используют исторические данные для определения риска бегства.

→ Сделайте это: используйте эту информацию для разработки инициатив по проактивному удержанию персонала, таких как программы наставничества или целевые планы карьерного развития.

Просматривая данные о рекламных акциях, равенстве в оплате труда и представительстве на панелях мониторинга Power BI, вы можете выявить пробелы в показателях разнообразия, равенства, инклюзивности и принадлежности (DEIB), а также отслеживать влияние инициатив вашей компании в области DEIB с течением времени.

→ Сделайте следующее: настройте оповещения, чтобы уведомлять руководство, если показатели разнообразия падают ниже согласованных целей, побуждая к своевременным корректирующим действиям.

Используйте Power BI для объединения исторических тенденций рабочей силы с бизнес-прогнозами и прогнозирования будущих потребностей в персонале. Информационные панели показывают, как прогнозируемая текучесть кадров и темпы найма могут повлиять на производительность, согласовывая планы найма с операционными требованиями.

→ Сделайте это: используйте автоматизированные сценарии, чтобы смоделировать влияние замораживания найма или планов расширения.

Отслеживайте закономерности прогулов и использования отпусков по командам, местоположению или сезонам. Панели мониторинга упрощают выявление отделов с необычно высоким уровнем прогулов, что позволяет расследовать такие причины, как рабочая нагрузка или проблемы с управлением.

→ Сделайте это: используйте оповещения, чтобы отмечать, когда количество прогулов превышает установленные пороговые значения, помогая менеджерам заблаговременно решать проблемы.

Измеряйте участие в программах обучения, процент завершения курсов и последующее влияние на производительность или продвижение по службе. Это позволяет вам продемонстрировать рентабельность инвестиций (ROI) L&D, чтобы вы могли обосновать бюджеты и соответствующим образом усовершенствовать программы.

→ Сделайте следующее: используйте меры выражения анализа данных (DAX) для расчета окупаемости инвестиций, сравнивая затраты на программу с измеримыми результатами (например, улучшением показателей производительности или снижением текучести кадров среди обученных сотрудников).

Power BI позволяет визуализировать распределение заработной платы, бонусов и льгот по ролям, командам и демографическим группам. Это означает, что вы можете выявить неравенство в оплате труда или использовании льгот и контролировать эффективность программ стимулирования для удержания лучших специалистов.

→ Сделайте это: используйте автоматические уведомления, чтобы предупредить вас о возникающих проблемах с равенством в оплате труда или перерасходе бюджета.

Вы можете использовать эту панель для отслеживания всего процесса найма, от подачи заявки до адаптации сотрудников. Он выделяет время найма, эффективность источников, процент принятия предложений и завершение адаптации, помогая вам выявить узкие места, оптимизировать поиск и ассимилировать новых сотрудников.

Ключевые метрики для отслеживания

• Время найма и стоимость аренды
• Процент принятия оферты
• Источники кандидатов (доски объявлений, рекомендации, агентства)
• Показатели завершения адаптации новых сотрудников.

Техники визуализации
Используйте воронкообразную диаграмму, чтобы показать коэффициенты конверсии от откликов к сотрудникам, с линейчатой диаграммой с накоплением, сравнивающей каналы снабжения по объему и удержанию. Диаграмма-датчик может отслеживать процент завершения адаптации в соответствии с установленным целевым показателем.

Интерактивность
Создавайте фильтры детализации, чтобы рекрутеры могли нажимать на разные каналы поиска поставщиков и мгновенно просматривать коэффициенты удержания сотрудников из каждого канала. Затем они могут добавить оповещения о том, когда время найма компании превышает запланированные показатели.

Определите источники данных
Начните с составления карты всех систем, содержащих данные о рабочей силе: HRIS, ATS, расчет заработной платы, LMS, опросы о вовлеченности и электронные таблицы. Это даст вам полное и подробное представление о ландшафте данных и поможет выявить совпадения или пробелы до интеграции.

Оценка качества данных и очистка данных
Исправьте ошибки в данных перед их импортом. Удалите дубликаты записей, стандартизируйте форматы (например, названия должностей или местоположения), проверьте отсутствие данных и обеспечьте единообразие форматов, чтобы отчеты не прерывались при визуализации. Это приводит к меньшему количеству проблем и повышению надежности информационных панелей.

Стандартизация определений данных
Разные системы могут по-разному определять одну и ту же метрику. Договоритесь о согласованных определениях таких терминов, как «текучесть кадров» и «численность персонала». Это поможет вам избежать путаницы и убедиться, что все сотрудники отдела кадров и руководства работают с одними и теми же цифрами.

Интегрируйте данные из нескольких источников
После очистки данных используйте соединители Power BI для баз данных, API и неструктурированных файлов, чтобы получить данные из всех соответствующих источников. Сопоставляйте записи с помощью идентификаторов сотрудников и настраивайте автоматические обновления, чтобы поддерживать панели мониторинга в актуальном состоянии без необходимости ручного обновления.Начните с составления карты всех систем, содержащих данные о рабочей силе: HRIS, ATS, расчет заработной платы, LMS, опросы о вовлеченности и электронные таблицы. Это даст вам полное и подробное представление о ландшафте данных и поможет выявить совпадения или пробелы до интеграции.

Создание единого источника достоверной информации
По возможности в качестве основы для Power BI можно создать хранилище данных или централизованную базу данных отдела кадров, чтобы команды по управлению персоналом, финансам и руководству могли работать с одним и тем же проверенным набором данных. Это помогает уменьшить расхождения между отчетами и повысить доверие к аналитике.

Контроль доступа и безопасности
Поскольку данные отдела кадров являются конфиденциальными, крайне важно спланировать безопасность до того, как панели мониторинга будут запущены. Подайте заявку на получение разрешений на основе ролей, чтобы только авторизованные пользователи могли получать доступ к конфиденциальным данным и просматривать их. Используйте встроенные средства безопасности Power BI и согласуйте уровни доступа с ролями должностей, чтобы защитить конфиденциальность.

Создание моделей и шаблонов данных
Прежде чем развертывать панели мониторинга, обратитесь к ИТ-специалистам или специалистам по данным, чтобы создать многократно используемые модели данных и шаблоны для общих отчетов по персоналу. Начните с шаблонов отчетов, таких как оборот, вовлеченность и обучение, чтобы ускорить создание панелей мониторинга и сократить количество ошибок.

Создание процесса непрерывного управления данными
Чтобы обеспечить надежность панелей управления персоналом Power BI, создайте план управления, включающий регулярные аудиты, проверки качества данных и периодические проверки определений и ключевых показателей эффективности. Система управления обеспечивает точность, актуальность и соответствие информационных панелей растущим потребностям бизнеса.

Эта панель мониторинга помогает отслеживать циклы оценки производительности, процент достижения целей и распределение производительности по отделам или должностям. Вы также можете использовать его для выявления высокоэффективных сотрудников, выявления областей, нуждающихся в поддержке, и связывания усилий по разработке с результатами производительности.

Ключевые метрики для отслеживания

• Показатели достижения целей по отделам или отдельным сотрудникам
• Показатели завершения цикла оценки эффективности
• Распределение сотрудников с высокими, средними и низкими показателями.

Техники визуализации
Точечная диаграмма может показать связь между показателями производительности и стажем работы, а линейчатая диаграмма с накоплением может разбить уровни производительности по отделам. Используйте линейные диаграммы, чтобы показать, как изменяются средние показатели производительности с течением времени.

Интерактивность
Включите срез для периода производительности (квартальный или ежегодный) и детализацию для просмотра данных об отдельных сотрудниках (с ограниченным доступом только для отдела кадров или менеджеров). Кроме того, вы можете включить кнопку закладки для переключения между режимами просмотра отделов и отдельных видов.