Нанимающий менеджер и рекрутер: как построить эффективное взаимодействие

Нанимающий менеджер - ключевая фигура в процессе подбора персонала в любой организации. В этой статье мы рассмотрим его роль, разницу между менеджером и рекрутерами, почему важно развивать прочные отношения по подбору персонала и как их построить.
Поехали!

Кто такой нанимающий менеджер?
Нанимающий менеджер - это руководитель группы, который участвует в процессе подбора персонала для заполнения вакансии в своем отделе. Другими словами, это будущий руководитель нового сотрудника. Он инициирует подачу заявок на вакансию, владеет открытыми вакансиями, проводит собеседования, принимает окончательное решение о найме и впоследствии принимает нового сотрудника на работу.

Менеджером по найму может быть любой сотрудник, который руководит командой или отделом, например, руководитель отдела продаж в отделе продаж или менеджер магазина в розничной торговле. В стартапах и небольших компаниях менеджером по найму часто выступает генеральный директор компании, поскольку в ней еще нет большого количества различных команд.

Менеджер работает вместе с рекрутером над наймом нового сотрудника. Рекрутер занимается оперативной и административной частью процесса, в то время как менеджер по найму принимает решения.

Чем занимается менеджер по найму?
У менеджера по найму множество ролей и обязанностей в процессе подбора персонала.

Давайте рассмотрим их более подробно.
Инициирует процесс подбора персонала
Когда возникает необходимость заполнить вакансию, менеджер по найму должен сделать официальный запрос на создание вакансии в компании в форме заявки. Обычно именно они завершают процесс подбора персонала, принимая решение о том, кто из кандидатов будет принят на работу.

Передает ключевую информацию во время приема кандидатов на вакансию
После того как заявка утверждена, рекрутер встречается с менеджером по найму, чтобы узнать как можно больше о вакантной должности.

Чтобы начать процесс подбора персонала, рекрутеру и менеджеру по найму необходимо выяснить следующее:

• Какой тип кандидата требуется
• Необходимые навыки, опыт и личностные качества
• Как выглядят высокие результаты в этой роли
• Влияние высокоэффективного исполнителя на команду и организацию
• Компенсация и льготы, на которые будет претендовать кандидат данного типа
• Еженедельные часы работы и оплачиваемые сверхурочные
• Бюджет для данной должности

Чем более четкую информацию получит рекрутер в процессе изучения вакансии, тем более качественное описание работы он сможет составить. Это, в свою очередь, окажет положительное влияние на соответствие кандидатов как вакансии, так и культуре компании.

Разделяет ответственность за выполнение задач
В традиционных моделях подбора персонала основная часть процесса и объема работы ложится на плечи рекрутеров, что не является идеальным как для рекрутеров, так и для менеджеров по найму. Важно определить, кто за что будет отвечать, в самом начале процесса и убедиться, что все понимают свою роль.

Вы можете создать матрицу RACI (ответственный - подотчетный - проконсультированный - информированный) с описанием задач, которые должны быть выполнены в процессе подбора персонала. Она может быть полезна в качестве ориентира для всех участников процесса.

Компания Blinkist, предоставляющая услуги по подписке на книги, создала модель работы с персоналом, которую они назвали "Децентрализованный автономный найм©". В этой модели менеджеры по подбору персонала делят обязанности в процессе найма с рекрутерами.

Рекрутеры выступают в роли "спарринг-партнеров", поддерживают, консультируют и обучают менеджеров по найму по мере необходимости, в зависимости от их опыта. В результате процесс найма становится более эффективным, что приводит к улучшению опыта для всех, включая кандидатов.

Поддерживает тесный контакт с рекрутером
С самого начала и до конца процесса подбора персонала менеджер находится в тесном контакте с рекрутером, чтобы понять, какая вакансия и какой кандидат нужен для ее заполнения. В зависимости от размера организации и наличия или отсутствия штатной команды по подбору персонала это может быть внештатный рекрутер или сотрудник специализированной хедхантинговой компании или агентства.

Участвует в собеседовании с кандидатами
После того как рекрутер нашел (отобрал) потенциальных кандидатов, успешно прошедших предварительный отбор в компании, менеджер проводит с ними технические и другие углубленные собеседования, после чего принимается решение о найме.

Осуществляет поиск подходящего кандидата и принятие решения о найме
Наем человека, который привнесет в команду опыт, навыки или поведенческие качества, которых ей не хватает, должен быть одним из приоритетов менеджера по найму, при этом он должен быть уверен, что кандидат хорошо впишется в существующую команду.

Проведя интервью и собеседования с кандидатами, попавшими в короткий список, менеджер по найму принимает окончательное решение о том, кого нанять.

Вводит в должность и управляет новыми сотрудниками
Менеджер по найму играет ключевую роль в процессе адаптации сотрудников. Он следит за тем, чтобы новички чувствовали себя как дома, влились в культуру компании и были обеспечены всем необходимым для успешной работы на новом месте.

Они выступают в качестве основного контактного лица для новых сотрудников, решая все возникающие у них вопросы. Менеджер по найму также постоянно контролирует и оценивает работу новых сотрудников, предоставляя обратную связь и рекомендации, способствующие их росту и развитию в организации.

Обучает и развивает
Менеджер по найму должен четко представлять себе, в каком направлении он хотел бы видеть развитие своей команды - исходя из бизнес-целей организации - и что это означает для каждого члена команды с точки зрения обучения и развития.

Наличие командной стратегии L&D является плюсом при собеседовании с кандидатами, так как менеджер по найму может рассказать о будущих возможностях развития.

Другие обязанности
Хотя такие обязанности, как наставничество, развитие членов команды и благополучие сотрудников, не связаны напрямую с процессом найма, они оказывают влияние на то, как ваша организация воспринимается кандидатами и сотрудниками как работодатель (то есть на ваш бренд работодателя).

Если ваша компания известна тем, что всегда ставит своих сотрудников на первое место - например, с помощью программ коучинга, наставничества или оздоровления сотрудников, - это положительно скажется на вашей репутации среди соискателей. Это, в свою очередь, облегчит прием на работу лучших кандидатов.

Менеджеров по найму часто путают с рекрутерами, и эти термины используются как взаимозаменяемые. Однако это две разные роли.

Давайте вспомним о различиях.

Менеджер по найму - это будущий руководитель нового сотрудника. Он инициирует процесс найма, проводят собеседования, отбирает и вводит в штат новых сотрудников. Именно он принимает окончательное решение и определяет, кто будет принят на работу, а кто нет. Наем - это только одна часть его работы по руководству командой.
Рекрутер - это специалист, чья работа заключается в продвижении вакансий, выявлении, привлечении и (предварительном) отборе подходящих кандидатов на конкретные должности. Он является частью команды по подбору персонала, привлечению талантов или HR.

Тот факт, что за менеджером по найму остается право принятия окончательного решения, иногда может стать причиной напряженности в отношениях между ним и рекрутером. Чаще всего руководители торопятся, когда речь заходит о найме новых людей в свою команду. Вместо того чтобы терпеливо ждать, пока наберется полный список кандидатов для собеседования, они стремятся перейти в режим интервью, как только появятся первые желающие.

С другой стороны, рекрутеры хотят иметь возможность правильно оценить кандидатов, пройти первые этапы процесса найма и заполнить список кандидатов, прежде чем представить выбор потенциальных новых сотрудников менеджеру по найму. Поэтому именно рекрутер должен "управлять" менеджером по наймуи убеждать его не торопиться с собеседованием (и наймом) нового сотрудника.

Вместо того чтобы считать, что менеджер по найму против рекрутера, подумайте, что это два союзника, сидящие за одним столом.

Менеджер по найму и HR
Менеджеров по найму также часто путают со специалистами по работе с персоналом, поскольку и те, и другие могут участвовать в процессе подбора персонала.

Проще говоря, HR - это команда в организации, которая, помимо прочих обязанностей, занимается поиском новых кандидатов, административной стороной подбора и приема на работу, поддержкой существующих сотрудников, контролем за обучением и развитием, а также рассмотрением жалоб.

С другой стороны, менеджеры по найму персонала определяют потребности в кадрах в своих командах, получают разрешения на подбор (если необходимо), составляют подробные описания должностей для отправки в HR, часто являются контактным лицом в процессе собеседования, проводят подробные интервью с кандидатами и принимают окончательное решение о найме.

Почему вашей организации нужны прочные отношения между рекрутером и менеджером по персоналу
Как мы уже упоминали, менеджеры по найму и рекрутеры часто сталкиваются с конкурирующими приоритетами: с одной стороны, необходимо как можно быстрее нанять человека, а с другой - следовать систематическому процессу отбора.

Крепкие отношения между рекрутером и менеджером по нйму необходимы для того, чтобы каждый знал свои обязанности, процесс найма прошел без проблем для всех участников, а нужный кандидат был нанят на нужную роль.

Исследование, проведенное компанией Bersin by Deloitte Consulting LLP, показало, что главным фактором, способствующим укреплению отдела по привлечению талантов, является "развитие прочных отношений с менеджерами по найму".

Вот почему эти отношения так важны:

Теперь, когда вы понимаете важность прочных рабочих отношений между рекрутером и менеджером по персоналу, вот несколько советов о том, как рекрутеры могут укрепить эти отношения:

1. Понять потребности менеджеров по найму
Важно, чтобы рекрутер уделил время тому, чтобы полностью понять требования к должности и то, кого ищет руководитель. Это касается не только необходимых навыков и опыта, но и культуры и динамики коллектива.

Подготовьтесь к встрече с менеджером по найму персонала и подготовьте несколько вопросов, которые помогут вам понять его потребности.

2. Уточнение роли и обязанностей
Менеджеры по найму и рекрутеры должны определить, кто за что отвечает в процессе найма. Это совместная задача, которая будет включать в себя вклад обеих сторон, поэтому проясните этот вопрос.

Повторение обязанностей на протяжении всего процесса найма поможет всем оставаться на одной волне и знать, что и когда нужно делать.

3. Установление четкой коммуникации
Обе стороны должны регулярно информировать друг друга, рассказывать о том, на каком этапе находится процесс, какие у них есть проблемы и в чем им может понадобиться помощь. Обе стороны должны знать предпочтительный способ связи друг с другом, будь то электронная почта, сообщения в Slack/Teams, видео- или телефонные звонки или тексты.

4. Обучение менеджеров по найму
Процесс подбора персонала может оказаться непосильным для менеджеров, особенно для тех, кто только начинает руководить и расширять команду. Вы можете поддержать их, предоставив им информацию о том, что включает в себя этот процесс и каких ошибок следует избегать.

Это может включать в себя тренинги по проведению собеседований для менеджеров по найму, тренинги по неосознанным предубеждениям и юридическим аспектам найма. Такое обучение принесет пользу обеим сторонам, поскольку повысит и вашу уверенность в процессе, и качество собеседования.

Кроме того, убедитесь, что менеджеры в курсе того, что происходит в мире талантов и новых тенденций. Например, вы можете подготовить короткую презентацию о данных по подбору персонала. Это поможет оправдать их ожидания и лучше понять их потребности и возможности.

5. Будьте проактивны
Не ждите, пока менеджер по найму обратится к вам с просьбой или вопросом. Регулярно общайтесь с ними, предугадывайте их потребности и предлагайте помощь до того, как им придется ее просить.

6. Опрос об удовлетворенности менеджеров по найму
Подготовьте и разошлите менеджерам анкету, в которой спросите, насколько они удовлетворены процессом подбора персонала. Спросите, какие у них есть предложения по улучшению ситуации.

Ответы на эти вопросы помогут вам улучшить не только процесс найма и качество кандидатов, но и ваши отношения с менеджером.

7. Последующие действия
После того как новый сотрудник приступит к работе, проследите за тем, как менеджер по найму будет проверять, хорошо ли он вписался в коллектив и в свою роль. Это показывает, что вы заботитесь о долгосрочном успехе процесса найма, а не просто о заполнении вакансии.

Если есть какие-то проблемы, вместе выработайте возможные решения, а также профилактические меры на будущее.

Шаблон электронного письма рекрутера менеджеру по найму
Перед вами шаблон письма, которое рекрутер может отправить менеджеру во время процесса найма, чтобы держать его в курсе событий. Не стесняйтесь копировать и редактировать его по мере необходимости.

Роль менеджера в процессе найма многогранна - от инициации процесса, проведения собеседований до принятия решения о найме и адаптации нового сотрудника.

Крепкие отношения между менеджером по найму и рекрутером помогают сделать процесс найма эффективным и результативным. Рекрутеры, которые умеют строить и поддерживать такие отношения, позволяют организации набирать высококлассных специалистов, соответствующих ее ценностям и целям.
Хотите стать тем человеком, который приводит в компанию самых талантливых сотрудников и обеспечивает ее эффективность? Добро пожаловать на онлайн курс Современный Рекрутер