HR-аудит

Проводит ли ваша команда регулярные HR-аудиты? Неэффективные HR-процессы, системы и политики могут навредить вашему бизнесу. Если эти факторы не отслеживать постоянно, компания может оказаться по ту сторону трудового законодательства. Например, столкнуться с жесткими штрафными санкциями за отсутствие программы безопасности сотрудников. Проведение HR-аудита поможет вам настроить своих сотрудников и свой бизнес на долгосрочный успех и соблюдение законов.

Возможно, вы так давно не участвовали в HR-аудите, что уже забыли, насколько полезным это может быть для вашей организации. Особенно в условиях постпандемического мира многое может быстро измениться в бизнесе и его сотрудниках. Это требует быстрого шага назад и оценки того, куда движется организация с точки зрения управления человеческим капиталом.

Что такое HR-аудит?
В ходе HR-аудита анализируются процессы и политики в области управления персоналом, чтобы выявить области, которые нуждаются в улучшении, и те, которые работают хорошо. Организации могут использовать HR-аудит для обеспечения соответствия и согласования программ управления персоналом с бизнес-целями. Они убеждаются, что эти процессы действительно способствуют повышению эффективности работы организации.

Кадровый аудит сродни аудиту внутренних процессов. Проще говоря, это как отчет о том, насколько эффективно работает HR. Проведение аудита также позволяет выявить области несоответствия требованиям и снизить риски для бизнеса.

По сути, HR-аудит - это возможность усовершенствовать процессы, чтобы такие аспекты, как набор, удержание, прием на работу, обучение, зарплата и компенсация, расчет заработной платы и управление эффективностью работы, получили должное внимание.

Это может показаться большой работой. В конце концов, разве у вас и так не много работы по найму и удержанию сотрудников, а также по обеспечению их работоспособности? Однако постоянное совершенствование HR-процессов поможет вам не только обеспечить их соответствие законам и нормам, но и сделать их более успешными для ваших сотрудников и вашей организации.

Зачем проводить HR-аудит?
Цели HR-аудита многообразны. Хотя он не является обязательным, каждая область HR, которая подвергается проверке, выигрывает от того, что была предпринята такая попытка.

Вот несколько причин, по которым HR-аудит должен стать приоритетом в вашей организации.
Тщательный HR-аудит:

• Улучшает процессы и политику, которые влияют на сотрудников. HR-аудит - это шанс улучшить те процессы и политики, которые оказывают наибольшее влияние на сотрудников. Это расширяет возможности работников, помогает их удержать и в конечном итоге делает компанию сильнее.
• Обеспечение корпоративного соответствия. Никогда не считайте само собой разумеющимся, что ваши правила соответствуют всем законам. Постоянно появляются новые законы о занятости и изменения в них. Чтобы соответствовать им и избегать нежелательных судебных исков, вы должны быть на шаг впереди, проводя аудит кадрового соответствия, который выявляет все потенциальные зоны риска.
• Делает HR-данные значимыми и стратегически важными. Используйте все эти HR-данные с пользой, связав их с реальностью вашей кадровой политики и процедур.
• Помогает предотвратить неблагоприятное воздействие в практике трудоустройства. Проводя аудит, вы можете смягчить проблемы, связанные с неравным воздействием на кандидатов при найме, а также на кандидатов при начислении зарплаты и компенсации, планировании преемственности и в целом на протяжении всего жизненного цикла сотрудника.
• Обеспечивает справедливое и честное вознаграждение. В ходе финансового аудита и анализа компенсационных выплат можно также проверить, насколько справедливы и конкурентоспособны ваши зарплаты и компенсационные пакеты. Это может способствовать привлечению и удержанию персонала, а также поможет избежать жалоб.
• Выявление неэффективных систем и практик. По крайней мере, HR-аудит может помочь обнаружить неэффективные практики или системы. Избыточные задачи или слишком длительные процессы могут стать причиной ошибок.

Когда следует проводить HR-аудит?
Не ждите, пока возникнут проблемы, прежде чем проводить HR-аудит.

Выбирайте время года, которое наиболее удобно для вашей организации и объема работы.

Виды HR-аудита
Существует несколько видов HR-аудита, каждый из которых направлен на определенную область человеческого капитала организации. Вы можете провести аудит, создав комитет из внутренних HR-специалистов (проверяя область, которой они обычно не занимаются), или воспользоваться услугами сторонней службы HR-аудита.

Вы можете выбрать общий HR-аудит, который позволит вам оценить, какие процессы в вашей организации требуют немедленного внимания. Скачать шаблон HR-аудита можно здесь.

В зависимости от потребностей вашей организации, вы можете захотеть провести более детальный аудит. Вот различные виды кадрового аудита, которые вы захотите провести:

Аудит записей
Аудит, направленный на обеспечение постоянного соблюдения положений Закона об иммиграции и гражданстве (INA) о санкциях в отношении работодателей.

• Хранятся ли документы сотрудников в безопасном месте, а цифровые файлы персонала зашифрованы и защищены?
• Ведете ли вы подробные записи о начислении заработной платы и кто имеет к ним доступ?
• Как долго вы храните документы сотрудников и соблюдаете ли вы правила хранения документов?

Интересно, как провести HR-аудит? Вот удобный чек-лист по HR-аудиту, который поможет вам начать:

Шаг 1: Определите, что вы хотите проверить.
Как мы уже говорили выше, существует множество различных видов HR-аудита, на которых вы можете сосредоточиться. Однако для этого вам необходимо четко определить цели аудита для вашей организации. Не пытайтесь сделать все и сразу. Определите сроки завершения.

Шаг 2: Добейтесь поддержки со стороны руководства.
Единственный способ добиться долгосрочных изменений, которые положительно повлияют на вашу организацию, - это обеспечить поддержку со стороны руководства. Вам понадобится их поддержка, особенно если вы попросите нанять третью сторону для проведения аудита.

Шаг 3: Определите, кто будет проводить аудит.
Будете ли вы пытаться провести аудит самостоятельно или наймете стороннюю организацию? Решите, кто будет отвечать за какие задачи, если это будет совместная работа. С самого начала определите ожидания от оценки.

Шаг 4: Соберите данные.
Вначале вам нужно собрать все необходимые данные, которые имеют отношение к тому, что вы проверяете. Например, вы можете использовать данные из вашей системы ATS, если вы проверяете процесс подбора персонала. Убедитесь, что у вас есть разрешение на использование данных.

Шаг 5: Проанализируйте полученные результаты.
Уделите время систематизации и анализу полученной информации. Постарайтесь выявить все потенциальные проблемы и возможности для улучшения. Например, вы можете предотвратить будущие травмы, увеличив частоту заказа СИЗ для работников.

Шаг 6: Планируйте и внедряйте улучшения.
Сначала определите приоритеты наиболее проблемных областей, например тех, которые могут доставить вашей организации наибольшие юридические неприятности. Затем двигайтесь вниз по списку приоритетов, чтобы улучшить процессы и политики, которые слабы и нуждаются в усовершенствовании.

Шаг 7: Будьте прозрачны в отношении изменений.
Сотрудникам будет интересно узнать об изменениях и улучшениях, которые вы вносите в HR-процессы. Найдите способы донести до них информацию об этих изменениях и попросите менеджеров информировать сотрудников.

В этом руководстве мы расскажем, как можно провести аудит ваших кадровых процессов и выявить области, которые требуют вашего немедленного внимания.

Оценка ваших политик и процессов
1. Эффективна ли она? Делает ли она то, что должна делать? И делает ли она это достаточно хорошо, чтобы вы достигли своих целей?
2. Обеспечивает ли она превосходный опыт? Есть ли разница между вашими намерениями/реализацией и восприятием сотрудников? Балансируете ли вы между потребностями организации и потребности сотрудников?
3. Соответствует ли это масштабу? Будут ли эти процессы/политики работать, если у вас будет на 50 сотрудников больше или 500? Будут ли эти процессы служить вам в течение следующего года? Или в ближайшие 5 лет?
4. Соответствует ли это нашим ценностям и культуре? Является ли это тем, что вы ожидаете от организации с вашими ценностями? Есть ли политика или процессы, которые поощряют поведение, которые вы не одобряете среди своих сотрудников?

Приведение в действие: определение приоритетов

Оценив свои процессы и политики, вы получите четкое представление о том, какие процессы
работают хорошо, а какие нуждаются в улучшении. Теперь вы готовы к выбору следующих инициатив и определению приоритетов.

• Область фокусировки: Каким будет ваш следующий шаг в улучшении L&D или EVP? Как только вы приняли решение, запишите его в документе аудита, чтобы все было понятно.
• Приоритеты: Начните с определения приоритетных областей, которые могут оказать наибольшее влияние на вашу организацию, например юридические последствия. Затем вы можете двигаться вниз по списку приоритетов, чтобы работать над более слабыми политиками и процессами. Для простоты мы рекомендуем использовать трехбалльную шкалу.

Завершив аудит, вы узнаете, над чем нужно работать. А с помощью правильных показателей вы сможете
понять, приносят ли ваши инициативы желаемые результаты.
При выборе показателей вы должны руководствоваться следующим принципом: должно быть получение данных, необходимых для того, чтобы увидеть и понять прогресс, и ничего больше. Это означает убедиться, что ваши KPI являются целевыми и ограниченными по количеству.

Благодаря проведенному аудиту вы знаете, на что следует обратить особое внимание и как расставить приоритеты. Теперь у вас есть вся информация, необходимая для создания плана проекта, который будет
поможет вам достичь поставленных целей.

Чтобы создать ясность для ваших непосредственных коллег и заинтересованных сторон, мы рекомендуем создать обзор, например, диаграмму Ганта. Она обеспечивает четкий обзор всех запланированных мероприятий, а также прогресс которого вы достигли на данный момент.

Теперь у вас есть информация, необходимые для проведения собственного HR-аудита. Это поможет вам избежать потенциальных кризисов в вашей организации. Ведь HR-специалисты сталкиваются с серьезными проблемами на протяжении всего жизненного цикла сотрудника.

Не уверены, что у вас есть навыки и знания, необходимые для решения задач на протяжении всего жизненного цикла сотрудника?
Тогда курс HR Generalist может быть тем, что вы ищете.