Руководство или справочник для сотрудника: как создать

Руководство или справочник для сотрудников должно быть основой любой организации, чтобы обеспечить руководство и ясность по всем вопросам, связанным с персоналом. Каждая команда HR тратит много времени и сил на ответы на вопросы сотрудников, связанные с персоналом. Хорошо составленный справочник не только служит ориентиром для сотрудников, к которому они могут обратиться в случае возникновения вопросов или проблем, но и помогает создать более упорядоченный и эффективный процесс управления персоналом.

Руководство сотрудника - это жизненно важный ресурс, помогающий установить четкие ожидания в отношении поведения и результатов работы и способствующий формированию позитивной культуры на рабочем месте.

Если вы готовы вывести свою игру в HR на новый уровень, пора всерьез задуматься о создании или обновлении руководства для сотрудников вашей организации. Так что давайте окунемся в работу!

Что такое справочник сотрудника?
Справочник сотрудника, также называемый руководством для сотрудников, служит всеобъемлющим руководством по миссии, видению, ценностям, политике вашей организации, политике в отношении сотрудников и рабочих мест, кадровым процедурам, льготам для сотрудников и кодексу поведения на рабочем месте, а также по другим вопросам. Одним словом, в нем сформулированы четкие ожидания сотрудников, определены их права и прописаны юридические обязательства вашей компании.

Кроме того, справочник сотрудника - это важнейший инструмент знакомства с вашим бизнесом для новых сотрудников, который поможет вашей команде при вступлении в должность. Оно также помогает новым сотрудникам ориентироваться в культуре и целях вашей организации, предоставляя информацию о вашей миссии, видении и ценностях.

Руководство дает им возможность обратиться к источнику данных, если они что-то забыли или упустили в первые несколько недель работы. В целом, справочник сотрудника - это ценный инструмент, который приносит пользу как сотрудникам, так и работодателям, способствуя формированию позитивной и продуктивной культуры на рабочем месте.

Почему HR-отделу важно создать справочник сотрудника?
У HR-отделов всегда есть масса задач, поэтому создание и ведение руководства для сотрудников может быть упущено из виду. Но в целом наличие такого руководства может уберечь вас и вашу компанию от будущих судебных разбирательств и головной боли.

Многие корпоративные компании уже имеют справочник сотрудника. Если вы относитесь к этой категории, отлично! Вы уже на шаг впереди. Но как часто она обновляется? Используют ли ее ваши сотрудники? И наоборот, многие небольшие компании даже не имеют справочника, к которому могли бы обратиться их сотрудники.

Справочники сотрудников - это ценный инструмент, обеспечивающий ясность и структуру как для сотрудников, так и для руководства. В них излагаются правила и ожидания, такие как дресс-код и порядок действий в чрезвычайных ситуациях, а также дисциплинарные процедуры для тех, кто нарушает правила. Это помогает всем понять, чего от них ждут, и облегчает управление поведением сотрудников. Руководство также может служить для менеджеров справочником для начала дисциплинарных процедур, что помогает поддерживать последовательность во всем бизнесе.

Кроме того, подробное руководство может защитить ваш бизнес от юридической ответственности, четко разъясняя правила антидискриминационной политики или порядок сообщения о домогательствах. Наличие руководства позволяет гарантировать, что ваша компания соблюдает последние федеральные, государственные и местные законы.

Справочник сотрудника - это также эффективный инструмент для вовлечения и мотивации сотрудников. Вы можете способствовать формированию позитивной и продуктивной культуры на рабочем месте, четко изложив миссию и ценности компании, а также преимущества и возможности, доступные сотрудникам.

Итак, независимо от того, работаете ли вы на крупного работодателя или на небольшое предприятие, настало время уделить первостепенное внимание своему справочнику для сотрудников. Но помните, что это не одноразовый процесс - данное руководство необходимо регулярно поддерживать и обновлять, чтобы оно отражало практику вашей компании и требования законодательства.

Один из интересных моментов в создании справочников для сотрудников заключается в том, что существует множество способов их составления. Поэтому у вашей команды есть много вариантов при принятии решения о том, что следует добавить, а что нет. Тем не менее мы рекомендуем добавить в справочник следующие пункты, чтобы сделать его как можно более полным:

1. Общая информация о компании
Отличный способ познакомить новых сотрудников с вашей компанией и ее руководством - начать свой справочник с раздела общей информации о компании. Здесь вы можете добавить информацию об истории вашей организации, о том, кто входит в совет директоров, и о структуре компании, чтобы прояснить ситуацию для нового участника команды.

2. Миссия, видение и ценности компании
Миссия компании определяет ваш бизнес, его цели и то, как он будет их достигать. Видение - это то, куда ваша организация надеется прийти в будущем, а ценности укрепляют видение компании и формируют ее рабочую культуру. Эти три пункта очень важны для понимания сотрудниками, и при правильной передаче информации они могут сотрудничать и работать вместе над достижением целей и задач компании. В руководстве компании Hubspot есть очень подробный раздел о культуре. Помните, что существует множество способов создания руководства; вы можете сделать его настолько подробным или простым, насколько захотите,

3. Политика трудоустройства
Этот раздел должен содержать информацию об условиях найма сотрудников вашей сотрудников, например, о том, что такое полный и неполный рабочий день, а также стажеры. Возможно, в этом разделе вы захотите добавить информацию о философии вознаграждения, шкале оплаты труда и об оценке результатов работы.

4. Равные возможности трудоустройства
В зависимости от количества сотрудников в вашей компании существует множество различных законов, которые необходимо соблюдать в отношении прав работников. Например, в Соединенные Штаты Америки. - закон о равных возможностях трудоустройства (Equal Employment Opportunity, или EEO).

Компания, которая следует этим правилам, должна гарантировать, что она не дискриминирует сотрудников и кандидатов на работу по таким защищенным признакам, как раса, пол, религия, возраст и другим категориям, которые могут быть дискриминированы. Справочник сотрудника - отличное место для заявления о равных возможностях работодателя, чтобы сотрудники знали, что они защищены.

5. Политика по борьбе с домогательствами, преследованиями
Комиссия США по обеспечению равных возможностей при трудоустройстве также защищает сотрудников от преследований на работе или мести за сообщения о преследованиях. Вам следует добавить в справочник сотрудника раздел, в котором дается определение различных видов преследований, которым может подвергнуться сотрудник, как сообщить о преследовании, кто отвечает за поддержку сотрудника и какие дисциплинарные меры могут быть приняты, если сотрудник нарушает эти законы.

Отличный пример этого можно найти в руководстве для государственных служащих GitLab.

6. Поведение сотрудников и дисциплина
Члены команды не всегда могут понять, что является хорошим поведением сотрудника. Добавив раздел в руководство, вы сможете прояснить, что ожидается в соответствии с кодексом поведения вашей компании, например:

• надлежащее использование корпоративной электронной почты
• дресс-код
• использование социальных сетей на работе
• отношения на работе

В руководстве для сотрудников Trello есть простой, но понятный пример дресс-кода. Вы также можете добавить информацию о том, какие дисциплинарные меры могут быть приняты, если участник вашей команды нарушает правила.

7. Рабочее время и расписание
Если в вашей компании установлены рабочие часы или конкретные графики, которым должен следовать сотрудник, внесите в справочник для сотрудников уточнения. Убедитесь, что там есть информация или правила о том, как менять дни или часы работы по расписанию, если это разрешено вашей компанией.

8. Политика отгулов / схемы отпусков
Предлагает ли ваша компания оплачиваемые отгулы или другие виды отпусков, такие как медицинский, декретный или семейный? Включите подробное описание вашей политики, а также информацию о том, как подать заявление на отпуск, кто его утверждает и когда компания может принять решение об отказе в его утверждении.

9. Выплаты сотрудникам
Одним из факторов, привлекающих и удерживающих талантливых сотрудников, являются льготы для сотрудников. Вы хотите убедиться, что члены вашей команды информированы о льготах и пользуются ими - именно для этого они и предусмотрены в вашей компании. Объем и детализация этого раздела зависят от того, сколько у вас льгот и есть ли различия в зависимости от местоположения.

10. Охрана и безопасность на рабочем месте
Безопасность и охрана сотрудников должны быть приоритетом компании. Это особенно актуально, если ваша команда работает на производстве. Убедитесь, что ваши сотрудники знают, как обеспечить безопасность на своем рабочем месте, что также поможет вам снизить риск травматизма.

Дополнительные компоненты:
Существуют дополнительные элементы, которые вы, возможно, захотите включить в свой справочник сотрудника:

• Приветственное письмо от генерального директора или учредителя
• Ежегодное закрытие офиса
• Информация о внутренних инструментах
• Советы по кибербезопасности
• Информация о вступлении в должность (первый день/месяц)
• Информация об увольнении
• Внутренняя IT-поддержка
• Информация о команде по работе с персоналом
• Перерывы и питание
• Политика возмещения расходов на поездки на работу

1. Начните с вашей культуры и ценностей, чтобы настроить команду на создание или обновление руководства для сотрудников. Эти два предмета должны лежать в основе многих внутренних решений, касающихся политики и процедур, и помогут вам создать последовательное послание во всем руководстве. Но не забывайте о том, что эти руководства могут быть творческим способом вовлечения и информирования вашей команды.

2. Проведите анализ существующих политик и процедур
Политики и процедуры - это не только требования законодательства и лучшие практики; они также должны воплощать ценности и видение вашей компании, пронизывая каждую часть вашей организации. Анализ существующих политик и процедур позволит вам убедиться в том, что они соответствуют потребностям вашего бизнеса в процессе его развития. Вполне возможно, что основополагающие элементы вашей политики останутся неизменными. Однако по мере развития отрасли и/или вашей организации может потребоваться изменить специфику их реализации.

3. Убедитесь, что все политики соответствуют законодательству
Ваша организация должна соблюдать все федеральные, государственные и местные законы и правила. Если вы не соблюдаете их, то открываете свой бизнес для потенциальных судебных исков.

Законы и правила постоянно меняются, и они отличаются в разных городах и странах. Различия еще более существенны, если ваша команда международная, поскольку в разных регионах работают сотрудники с совершенно разными трудовыми законами.

Если у вас большая команда, возможно, в HR есть человек, который будет следить за соблюдением законов, но если ваша команда небольшая, возможно, имеет смысл поработать с юристом по трудовому праву.

4. Установите процесс пересмотра и обновления
Ваш справочник должен быть живым документом, который меняется вместе с организацией. Поэтому важно, чтобы ваша HR-команда часто обновляла руководство. Для этого установите структурированный процесс, который даст вашей команде время на изучение каждого раздела.

Обычно в новом году на рабочем месте появляется новая порция законов и нормативных актов федерального, государственного и местного уровней. Это делает январь идеальным временем для HR-специалистов, чтобы внимательно изучить свои руководства для сотрудников и рассмотреть необходимые обновления.

5. Убедитесь, что справочник одобрен юридическим отделом
Получение согласия и одобрения со стороны юридического отдела перед публикацией справочника для остальных сотрудников компании необходимо для того, чтобы обеспечить соблюдение правовых норм и не упустить ни одной темы или политики.

6. Поощряйте отзывы и вносите изменения по мере необходимости
Получение отзывов о вашем справочнике от остальных сотрудников очень важно. Они могут указать на то, чего вам не хватает, или на разделы, которые могли бы быть более понятными. Кроме того, ваша компания может вносить изменения в середине года, поэтому при необходимости обновляйте справочник важной информацией чаще, чем раз в год.

Руководство сотрудника - это ценный инструмент, обеспечивающий ясность и структуру как для сотрудников, так и для руководства и является одним из инструментов процесса адаптации. Все шаги выстраивания адаптации сотрудников в компании мы можем пройти вместе на курсе 👀 Адаптация сотрудников, где я лично отвечаю на ваши вопросы и даю обратную связь по выполненным домашним заданиям. По 👉🏻ссылке вы можете ознакомиться с программой курса и увидеть, как проходит первое занятие.

🎁 Для успешно прошедших курс выдается диплом международного образца:

• Интегрируется в профайл Linkedin и HH
• Каждый диплом имеет уникальный код
• QR-код на дипломе ведет на онлайн версию
• Невозможно подделать
• Выдается на сертифицированной платформе Accredible (там же, где выдают сертификаты Rosetta Stone, Google, Udacity, Kaplan University и др.), посмотреть пример