Планирование персонала: руководство

Эффективный процесс планирования человеческих ресурсов помогает организациям максимально эффективно использовать человеческий капитал и формировать кадры, готовые к будущему. Давайте более подробно рассмотрим важность планирования человеческих ресурсов и то, как выглядит этот процесс.

Он определяет ключевые HR-инициативы на предстоящий период времени, которые помогут организации достичь своих стратегических целей и сохранить конкурентные преимущества без кадрового дефицита или избытка.

Организации должны уметь адаптировать свой человеческий капитал к постоянным изменениям в технологиях, местной и глобальной экономике, инновационных продуктах и культуре. Планирование человеческих ресурсов является неотъемлемой частью максимизации хорошо подготовленной рабочей силы, и оно предлагает другие преимущества, которые помогают выполнить миссию вашей организации.

Вот некоторые из целей, которые может достичь HRP:

• Предвидение и готовность к культурным сдвигам и изменениям в деловой среде.
• Предвидение и выявление изменений в работе и навыках для удовлетворения спроса на рабочую силу.
• Своевременный наем необходимых специалистов для поддержки расширенных, сокращенных или диверсифицированных планов организации.
• Адаптация методов найма и льгот для поиска и найма лучших кандидатов.
• Обеспечение оптимальных технических и социальных навыков для повышения производительности труда.
• Разработка путей карьерного роста для сотрудников с целью повышения их удовлетворенности и ценности.
• Построение и поддержание эффективных ключевых HR-процессов. (Набор и отбор персонала, обучение и развитие, планирование компенсаций и льгот, управление эффективностью работы).
• Рациональное использование бюджета на управление персоналом.
• Поддержание соответствия политике компании и государственным нормам.

Каким бы полезным ни было планирование человеческих ресурсов, этот процесс сопряжен с определенными трудностями. Зная о возможных недостатках, менеджеры по персоналу могут лучше подготовиться к их решению.
Помните о следующих обстоятельствах, с которыми вы можете столкнуться:

• Требуется длительное время и усердные усилия.
• Это будет стоить денег.
• Приходится полагаться на прогнозы, которые никогда не бывают абсолютно точными.
• Неоднозначность и отклонения на рынке неизбежны.
• Технологии/информационные системы могут быть неадекватны и не способны предоставить все необходимые данные.
• Приходится объединять данные из нескольких источников.
• Внутренние изменения наталкиваются на сопротивление сотрудников.

1. Проанализируйте цели и планы организации
Успех кадрового планирования зависит от его связи с целями бизнеса, поэтому вы должны начать с конечной цели. Определите, чего организация хочет достичь в будущем, как она намерена этого добиться и как HR будет способствовать этому.

У каждого отдела будут свои уникальные цели, в достижении которых HR должен принимать участие. В идеале HR работает в тесном контакте с руководством и имеет четкое представление о том, к чему стремится каждый отдел компании. Узнав это, вы сможете определить, как HR будет удовлетворять эти потребности. Например, в одних отделах вам придется сосредоточиться на подборе персонала, а в других - на сокращении штата и перераспределении некоторых текущих сотрудников.

2. Оцените текущее состояние персонала и выявите недостатки
Прежде чем приступать к реализации планов на будущее, необходимо оценить текущее состояние персонала организации, определив ее сильные и слабые стороны. Есть ли у вас необходимое количество опытных сотрудников? Какими навыками и на каких уровнях вы уже обладаете в своем штате? Для этого вам следует учесть следующее:

• Каково общее количество сотрудников?
• Сколько сотрудников в каждом отделе?
• Сколько сотрудников занимают каждую должность?
• Каковы образование, навыки, компетенции и квалификация ваших сотрудников?
• Как сотрудники оценивают свою работу?
• Каков возраст ваших сотрудников (сколько из них приближается к выходу на пенсию?).

HR-специалисты могут изучить эти переменные несколькими способами, например:

• Встретиться с менеджерами и руководителями отделов, чтобы узнать, как они оценивают способности своих сотрудников и где есть возможности для улучшения.
• Провести самооценку сотрудников.
• Проанализировать данные системы HRIS.
• Изучить отзывы о работе сотрудников за прошлые годы.

Существуют инструменты, которые помогут вам составить «дорожную карту» для этого этапа процесса кадрового планирования. Организационная схема - это визуальное описание структуры персонала компании, в котором обозначены роли и отношения подчинения. Ниже вы можете увидеть пример организационной схемы HR в организации среднего размера:

Инвентаризация навыков позволяет определить наличие и готовность нынешних сотрудников к переходу на новые или более высокие должности. Она позволяет определить, кто из сотрудников способен занять новые должности по мере изменения потребностей компании. Это также поможет вам выявить недостаток профессиональных навыков.

Вот как можно использовать инвентаризацию навыков сотрудников для выявления возможностей для развития:

3. Прогнозирование будущих потребностей в персонале
Прогнозирование спроса - важнейший этап процесса кадрового планирования. Учитывая будущие цели организации, определите будущий спрос и предложение квалифицированных сотрудников. Прогнозирование спроса включает определение необходимого количества людей и уровня таланта. Прогнозирование предложения оценивает будущие внутренние (продвижение по службе, переводы, расширение позиций) и внешние источники и их способность удовлетворить ваши потребности.

Для такого прогнозирования используются внутренние данные, а также тенденции рынка и отрасли. Обязательно учитывайте такие факторы, как:

• Новые продукты или услуги на горизонте
• Перспективные слияния или поглощения
• Расходы на рабочую силу
• Прогнозируемый выход сотрудников на пенсию/занятость и уровень текучести кадров
• Технологический прогресс и автоматизация.

Сценарное планирование - это способ «мозгового штурма» ситуаций, которые могут повлиять на направление развития вашей организации и потребности в рабочей силе в будущем. Рассмотрите технологический прогресс, экономические изменения, новые правительственные постановления и т. д., а также подумайте, как вы можете проявить гибкость и какие меры предосторожности следует принять.

Анализ пробелов позволяет сравнить текущее количество сотрудников и уровень их квалификации с тем, что потребуется для достижения целей организации. Этот метод включает:

• Признание текущего состояния рабочей силы.
• Определение того, как выглядит идеальная ситуация.
• Выявление текущих недостатков.

Вы можете использовать SWOT-анализ (сильные и слабые стороны, возможности и угрозы), чтобы обобщить полученные результаты и определить, какие элементы требуют наибольшего внимания.

Ваша задача - выяснить, как можно привести в соответствие спрос на качественных сотрудников с имеющимся внутренним и внешним предложением, решив такие вопросы:

• Нужно ли нам добавлять сотрудников на новые должности? Если да, то откуда? Сколько? На полный или неполный рабочий день?
• Есть ли на рынке достаточное предложение потенциальных сотрудников?
• Нужно ли нам обучать и развивать имеющихся сотрудников для перераспределения? Каких именно?
• Достаточно ли мы используем опыт нынешних сотрудников?
• Нужно ли нам адаптировать какую-либо политику или практику управления персоналом, чтобы учесть будущие потребности в кадрах?

4. Разработка и реализация плана
Настало время разработать план действий в области человеческих ресурсов, который согласуется с общей стратегией вашей организации. Он должен учитывать все проведенные вами анализы и включать в себя стратегии по подбору талантов в соответствии со спросом и предложением, чтобы ваша организация была готова к будущему.

Ваш план может начинаться с теоретической концепции преобразования компании из X в Y, а затем назвать пошаговый подход, которому будет способствовать HR. Это будет включать в себя разработку методов для улучшения конкретных стратегий, которые приведут вас к идеальному этапу. Типичные области, на которых фокусируется внимание, включают рекрутинг, прием на работу, обучение, льготы, управление эффективностью, варианты удаленной/гибкой работы и культуру компании.

Вот образец плана действий, который может выглядеть следующим образом:

Не существует универсального содержания стратегического плана управления персоналом. Стратегия каждой организации будет уникальной, в зависимости от ее целей и типа бизнеса. План небольшого стартапа будет включать совершенно другие факторы, чем план многонациональной корпорации. Одной компании может потребоваться начать с расширенной программы по подбору персонала, чтобы найти определенное количество высококвалифицированных сотрудников со специальными знаниями. Другая компания может начать с обучения имеющегося персонала.

После того как план разработан, необходимо сосредоточиться на его интеграции с сильной коммуникацией в рамках всей компании. Будьте готовы к тому, что сотрудники на передовой и руководство могут сопротивляться изменениям. Интеграция будет легче, если вы нанимаете новых сотрудников, потому что они будут лучше воспринимать новый подход.

5. Контролируйте, пересматривайте и переоценивайте свой план
После того как вы внедрили план управления персоналом, вы должны определить, приносит ли он результаты. Проанализируйте, насколько хорошо он помогает вам реализовывать стратегию организации и достигать целей в таких областях, как производительность, удержание и удовлетворенность сотрудников и т. д. Отслеживайте новые методы работы и ищите области, в которых план может помешать.

Также важно узнать, как изменения влияют на сотрудников. Менеджеры могут попросить их дать обратную связь во время аттестации, или вы можете провести опрос сотрудников, чтобы понять, как идут дела.

Получив информацию, вы сможете выявить любые препятствия и обойти их, чтобы скорректировать и усовершенствовать свое планирование. Вы даже можете вернуться к первому шагу и начать процесс планирования заново, вооружившись тем, что вы узнали в ходе первоначального внедрения.

Процесс планирования человеческих ресурсов должен быть непрерывной деятельностью, которая постоянно оценивается и развивается, чтобы оставаться в гармонии со всеми изменениями, с которыми сталкиваются компании.