Избыток персонала: почему происходит и как избежать

Наняв сотни сотрудников для удовлетворения спроса, вызванного пандемией, Amazon столкнулась с проблемой избытка персонала. Впоследствии компания уволила 99 000 прямых сотрудников. Это было самое значительное последовательное сокращение Amazon после переизбытка персонала на складах.

Как HR-специалист, вы должны обеспечить оптимизацию штата. Слишком малое количество сотрудников может привести к большой нагрузке и снижению производительности, а слишком большое - создать атмосферу неэффективности и нерационального использования ресурсов.

Но что в первую очередь приводит к переизбытку персонала? В этой статье мы рассмотрим, как это происходит, и дадим советы, как этого избежать, чтобы ваша организация работала максимально эффективно.

Что такое избыток персонала?
Избыток персонала возникает, когда в компании работает больше людей, чем необходимо для ведения бизнеса. Это противоположно недоукомплектованности штата, когда компании требуется больше людей для выполнения операций. Избыток персонала обычно возникает, когда бизнес переживает быстрый бум и внезапный спад в связи с тенденциями или условиями в отрасли.

Почему возникает избыток персонала?
Выявление первопричины избытка персонала имеет решающее значение для понимания того, почему он возникает в первую очередь и какие меры необходимо предпринять для его устранения.

🛑 Неправильное прогнозирование
Когда организация рассчитывает количество людей, необходимых для реализации нового проекта, может быть нанято больше сотрудников, чем требуется на самом деле. Например, вы можете нанять сотрудника на полный рабочий день, в то время как лучше было бы работать неполный день.

🛑 Непредсказуемые экономические условия
В периоды экономической неопределенности, такие как спад на рынке, компании часто сталкиваются с необходимостью сбалансировать численность персонала в соответствии с потребностями бизнеса. Хотя инстинкт может быть направлен на то, чтобы избежать увольнений, это может привести к удержанию избыточного персонала, создавая деликатную ситуацию, требующую тщательного управления.

🛑 Сотрудники не проходят профессиональную подготовку.
Отсутствие надлежащего профессионального обучения не позволяет сотрудникам выполнять задачи, выходящие за рамки их должностных инструкций. Обучение способствует развитию сотрудников и экономит время и деньги, затрачиваемые на наем дополнительного персонала. Например, повышение квалификации инженеров-программистов может избавить от необходимости подбора персонала при внедрении новых технологий.

🛑 Сотрудники не отличаются гибкостью и подвижностью
"Жесткость" сотрудников может препятствовать адаптации организации к меняющимся условиям, что приводит к переизбытку персонала, когда конкретные должности становятся ненужными.

🛑 Появление новых технологий
Технологический прогресс, например автоматизация, иногда может привести к избытку персонала, поскольку некоторые рабочие функции становятся неактуальными.

🛑 Плохая коммуникация
Эффективная коммуникация между сотрудниками и работниками необходима для выявления и решения проблемы избыточного штата. Прозрачная коммуникация помогает сотрудникам понять меняющиеся потребности и позволяет обучать их для выполнения других ключевых ролей.

🛑 Осведомленность руководителя о навыках команды
Менеджеры должны обладать полной информацией о навыках и опыте членов своей команды. Эта информация позволяет менеджерам сотрудничать с HR и принимать обоснованные решения о найме, способствуя формированию более гибкого и адаптивного штата сотрудников.

Избыток персонала может негативно сказаться на бизнесе:

1. Увеличение расходов на оплату труда
Самая непосредственная опасность избытка персонала - это резкое увеличение расходов. Трудовые ресурсы составляют значительную часть расходов организации, включая заработную плату, льготы и другие расходы, связанные с компенсацией. Сохранение избыточного штата без пропорциональной рабочей нагрузки может склонить финансовые чаши весов, что в перспективе приведет к банкротству.

2. Конкурентный недостаток
Избыток персонала отвлекает важнейшие ресурсы, которые в противном случае могли бы способствовать повышению качества продукции и услуг. Компании, обремененные избытком сотрудников, рискуют уступить долю рынка более экономичным конкурентам, поскольку высокие затраты на оплату труда препятствуют реализации стратегических инициатив, таких как расширение ассортимента продукции или выход на новые рынки.

Кроме того, избыток сотрудников часто приводит к созданию ненужной иерархии, замедляющей процесс принятия решений. Это препятствует адаптации, в результате чего компании отстают от более гибких конкурентов в реагировании на изменения рынка.

3. Сложности с координацией
Чрезмерное количество членов команды может создать проблемы с координацией. Руководителям приходится давать четкие указания, и они могут даже столкнуться с трудностями в поддержке сотрудников, когда у них слишком много прямых подчиненных. Это может привести к недопониманию и путанице в ролях, что в конечном итоге скажется на производительности и даже на обслуживании клиентов.

Например, противоречивые инструкции от нескольких представителей службы поддержки клиентов могут создать впечатление неорганизованности компании, что приведет к неприятным впечатлениям клиентов.

4. Плохое моральное состояние сотрудников
Сотрудники могут чувствовать себя менее ценными, когда слишком много работников конкурируют за выполнение обязанностей. Это может привести к враждебным отношениям на рабочем месте, когда сотрудники считают, что их роль находится под угрозой, что усиливает стресс и давление.

Избыток персонала также может привести к скуке и неудовлетворенности, поскольку у сотрудников может быть слишком много свободного времени. Это может привести к отстранению сотрудников от работы.

5. Снижение производительности
Слишком большое количество сотрудников может привести к снижению производительности из-за неэффективности. Переполненные отделы или команды могут препятствовать сотрудничеству, а недоиспользуемые сотрудники могут оказаться без значимых задач. Это может привести к снижению эффективности проектов и процессов, что в конечном итоге снизит общую производительность.

6. Увольнения
Сохранение высоких затрат на персонал на фоне снижения производительности часто вынуждает компании принимать жесткие решения, в том числе увольнения, чтобы сократить расходы и избежать финансового кризиса.

Например, в сентябре 2022 года штат Meta насчитывал более 80 000 сотрудников. Через два месяца компания была вынуждена уволить 11 000 сотрудников, или около 13% своего штата.

HR должен постоянно контролировать численность сотрудников, чтобы не допустить переизбытка персонала. Вот рекомендуемые стратегии:

Шаг 1: Проведите тщательный анализ рабочей силы
Начните с проведения комплексного аудита, чтобы выявить области с избыточной численностью персонала и понять причины этого. Соберите и проанализируйте данные о сотрудниках, включая производительность, текучесть кадров и сроки выполнения проектов.

Используйте эту информацию для принятия обоснованных решений о стратегическом найме, обучении и распределении ресурсов. Кроме того, чтобы быть готовыми, прогнозируйте будущие потребности в рабочей силе на основе исторических данных и рыночных тенденций.

Шаг 2: Обеспечьте прозрачность
Информируйте сотрудников о проблемах, связанных с переизбытком персонала, и о предпринимаемых мерах. Поощряйте открытое общение между HR, менеджерами и руководителями отделов. Собирайте отзывы с помощью опросов и совещаний, чтобы получить представление о рабочей нагрузке и выявить случаи переизбытка или недоукомплектованности штата.

Шаг 3: Составьте кадровый план
Разработайте подробный кадровый план, в котором четко указаны необходимые сотрудники и их конкретные навыки для каждого отдела. Это поможет обеспечить количество квалифицированных сотрудников для удовлетворения текущих и будущих потребностей. Регулярно обновляйте план для оптимизации штатного расписания.

Шаг 4: Инвестируйте в профессиональное обучение и повышение квалификации
Вооружите своих сотрудников универсальными навыками, которые позволят им выполнять различные задачи. Это не только способствует развитию и вовлечению сотрудников, но и избавляет от необходимости нанимать дополнительный персонал в пиковые периоды. Приводите программы обучения в соответствие с меняющимися ролями или требованиями проектов.

Шаг 5: Совершенствование практики найма и подбора персонала
Внедрите эффективные критерии планирования и найма персонала, чтобы избежать переизбытка кадров в будущем. Поймите долгосрочные цели вашей компании и выстраивайте стратегии найма в соответствии с ними. Содержите точные описания должностей, чтобы привлечь кандидатов с подходящими навыками.

Рассмотрите возможность временного или сезонного найма для удовлетворения повышенного спроса клиентов, а также используйте подрядные организации для работы на неполный рабочий день или в рамках проектов, чтобы сократить расходы.

Негативное влияние переизбытка персонала на финансовые показатели компании невозможно переоценить.
Выявляя признаки избыточного штата и принимая соответствующие меры, HR может смягчить негативные последствия и, в конечном счете, помочь организации оставаться прибыльной.

Специально для вас курс Нормирование и оптимизация персонала. Инвистируя в знания, вы сможете помочь компании эффективно использовать персонал и экономить деньги.
👀 Для изучения программы, переходите по ссылке.👀