Блог

Руководство по увольнению сотрудника

2024-03-03 19:00
То, как сотрудник уходит из компании, может быть не менее ценным, чем то, как его нанимали и принимали на работу. Помните, что если это талантливый сотрудник, то он, скорее всего, обладает богатыми знаниями, которые вы хотели бы оставить в бизнесе.

Поддерживая хорошие отношения, вы также оставляете дверь открытой для того, чтобы они вернулись в будущем или стали послом вашего бренда на рынке. Соблюдение чек-листа для увольнения сотрудников гарантирует, что процесс увольнения пройдет так же гладко, как и процесс приема на работу.
Что такое уход сотрудника?
Уход сотрудника - это процесс, который организация использует для увольнения сотрудника. Увольнение - это формальный процесс ухода сотрудника из вашей организации. Это систематический и последовательный способ управления уходом сотрудника без ущерба для нормальной работы организации.

У каждого предприятия есть стратегия и процесс найма, приема на работу и обучения сотрудников. Однако когда наступает время увольнения сотрудника, не всегда соблюдается столь же четко спланированный процесс. Более того, согласно исследованию Aberdeen Research, 71% организаций заявили, что у них нет формального процесса передачи дел.

План ухода сотрудника управляет опытом сотрудника по окончании его работы в организации. Он является систематическим и последовательным. При правильном подходе четкий процесс увольнения и чек-лист по выходу обеспечивают плавный переход как для компании, так и для увольняющегося сотрудника.

Почему вы должны следовать чек-листу процесса выхода сотрудника из компании?

Люди уходят из компании по разным причинам. Возможно, они хотят найти другие возможности. Возможно, к ним обратился рекрутер. Это может быть даже по личным причинам или потому, что они хотят проводить больше времени со своей семьей. И, конечно, в некоторых случаях, после принятия соответствующих дисциплинарных мер и действий, сотрудник может быть уволен.

Вот почему увольнение сотрудника - это прекрасная возможность укрепить репутацию компании как работодателя:
  • Предоставьте ценные сведения: Процесс увольнения дает HR-специалистам возможность провести интервью при увольнении. Эти интервью могут дать бизнесу бесценную информацию о том, как сотрудники воспринимают компанию, ее процессы, менеджеров и структуры управления, а также общую деятельность. Интервью при увольнении могут помочь HR-специалистам выявить недостатки в организационной культуре компании, что позволит вам разработать и внедрить более эффективные методы работы с сотрудниками.
  • Подтверждение культуры компании: То, как обращаются с сотрудником, когда он покидает предприятие, является четким показателем того, как организация ценит своих сотрудников в целом. Если вы относитесь к уходящему сотруднику с уважением, вы сигнализируете другим сотрудникам о том, как к ним будут относиться, если или когда они уйдут. Если сотрудник знает, что к нему будут относиться хорошо, он с большей вероятностью будет дорожить своим пребыванием в компании.
  • Обеспечивает плавную передачу дел: Процессы увольнения сотрудников сводят к минимуму последствия ухода сотрудника, обеспечивая нормальное ведение бизнеса и хороший процесс передачи дел, а знания и опыт сотрудника становятся институциональными знаниями.
  • Сигнализирует о ценности сотрудника: Люди уходят из организаций. Но они также возвращаются. Если вы хорошо отнесетесь к талантливому сотруднику во время его ухода, он с большей вероятностью вернется в компанию, чем если бы весь процесс увольнения оставил у него ощущение пренебрежения и неуважения. Напротив, они должны чувствовать, что их ценят, что организация ценит их выбор и поддерживает их личные или карьерные решения.
  • Укрепление репутации бренда: Сотрудники - это защитники вашего бренда на рынке. После ухода из компании многие сотрудники продолжают оставаться сторонниками бренда и доверенными судьями для будущих клиентов и сотрудников. Однако они могут быть и противниками на рынке. Поэтому важно расстаться с ними на хороших условиях.
  • Обеспечивает процесс: Если сотрудник был уволен, процесс увольнения гарантирует, что все необходимые шаги будут выполнены, а сам процесс не будет эмоциональным и не будет пропущен ни один шаг. Другие сотрудники смогут убедиться в том, что процесс был справедливым и последовательным, а организация будет защищена от любых юридических угроз или угроз безопасности.
Совет HR
Последовательность - это важно. При наличии чек-листа для увольнения сотрудников HR-специалисты и менеджеры не действуют на эмоциях. Вместо этого каждый раз выполняются одни и те же шаги, давая сотрудникам понять, что с ними будут обращаться одинаково справедливо, когда они покинут компанию.
Обратите внимание: некоторые шаги сложнее других, и за них отвечают разные отделы. У каждого отдела (ИТ, HR, расчет заработной платы) должны быть свои чек-листы. Например, ИТ-отдел должен знать, какой доступ и когда должен быть отозван.
Ссылка на Чек-лист увольнения сотрудника (доступно для скачивания)

Этапы процесса ухода сотрудника

Уход людей из организаций - естественный этап развития любого бизнеса. Сотрудники уходят, а новые сотрудники приходят. HR-специалисты и руководители должны относиться к увольнениям как к части ведения бизнеса - с четким процессом, поддерживающим это. То, как происходит увольнение, задает тон всем остальным этапам успешного ухода сотрудника.

Без четко задокументированного процесса ухода сотрудника невозможно проконтролировать его уход, чтобы убедиться, что все знания переданы и что вы воспользовались возможностью извлечь уроки из опыта работы сотрудника в организации.
Шаг 1: Управление увольнением
Важно, чтобы увольнение было официальным и задокументированным, а также чтобы существовал четкий процесс.

Сделайте следующее:
  • Примите заявление об уходе и попросите сотрудника заполнить стандартную форму заявления об увольнении.
  • Планируйте объявить об уходе как можно скорее и обсудите с сотрудником, как и когда это произойдет. Люди все равно узнают и начнут говорить об отставке - важно контролировать ход событий, чтобы не запустить мельницу слухов.
  • Проинформируйте ключевых заинтересованных лиц из отдела заработной платы, ИТ, операционного отдела, юридического отдела и высшего руководства, чтобы они были готовы к процессу ухода.
  • Вместе с сотрудником и его руководителем спланируйте, как и когда будут проинформированы клиенты.
  • Если речь идет о руководителе, обсудите, кто еще должен быть проинформирован, включая ключевых клиентов и даже акционеров.
Совет HR
Цель этого этапа - обеспечить минимальные сбои в работе предприятия и сохранить постоянство клиентского опыта.
Шаг 2: Документируйте уход сотрудника
Сотрудник может уволиться разными способами. Иногда это происходит устно или по телефону. В других случаях это делается по электронной почте или с помощью мессенджера.

Но чтобы придать увольнению официальный характер для HR-службы, важно запросить официальное письмо об увольнении, в котором будет указано решение сотрудника добровольно покинуть свою должность.

Сделайте следующее
1.Попросите сотрудника заполнить заявление об уходе.
2.В письме должно быть указано:
  • что отставка является добровольной
  • последний день работы
  • планирует ли он работать до последнего дня или использовать все накопленные дни отпуска, чтобы заполнить оставшееся время.
3.Если увольнение является вынужденным, это также должно быть подтверждено документально.
4.Определите, нужно ли подписывать соглашение о неразглашении информации
Шаг 3: Сообщите об уходе сотрудника внутри компании и за ее пределами
После оформления всех необходимых документов об уходе сотрудника следует объявить как можно скорее. Это позволит свести к минимуму утечку информации и распространение слухов о том, как или почему сотрудник уходит.

Если сотрудник является менеджером, руководителем высшего звена или общается с клиентами, важно также спланировать, как вы сообщите о его уходе акционерам и клиентам.

Сделайте следующее:
1.Разошлите четкое информативное письмо всем внутренним заинтересованным сторонам. Включите в него подробную информацию о:
  • Причина ухода сотрудника (если у него появилась новая интересная должность, поделитесь с ним хорошими новостями и отпразднуйте их вместе с ним).
  • Когда будет последний рабочий день.
  • Замещает ли сотрудник свою должность, и если да, то кем и когда.
2.Возможно, вам придется отправить дополнительное письмо непосредственному коллективу сотрудника. Включите в него подробную информацию о том:
  • Как будет осуществляться управление рабочими процессами до тех пор, пока должность не будет заполнена
  • Что означает уход сотрудника для команды
  • Как будет поддерживаться команда
  • Что будет включать в себя процесс передачи дел.
3.Наконец, спланируйте, как вы будете взаимодействовать с клиентами:
  • Отправит ли сотрудник электронное письмо?
  • Уместно ли назначать личные встречи с некоторыми клиентами?
  • Что будет обсуждаться? Мы рекомендуем:
  • Кто возьмет на себя ведение счета
  • Как будет поддерживаться непрерывность бизнеса
  • Как будет осуществляться поддержка клиента во время перехода
Совет от HR
Не держите увольнение в секрете! Некоторые компании предпочитают хранить информацию об увольнении в тайне, потому что не хотят, чтобы сотрудники или клиенты волновались. Однако мы не рекомендуем так поступать по ряду причин:
  • Увольняющимся сотрудникам нужно время, чтобы передать свои знания коллегам. Это невозможно сделать, если коллеги не знают об их уходе.
  • Людям не нравится чувствовать, что их обманули - как коллеги, так и руководство. Это вызовет недовольство в организации.
  • Когда хранятся секреты, люди предполагают, что им предстоит узнать еще больше, а ничто не приводит к сплетням и дезинформации быстрее.
Шаг 4: Планируйте передачу знаний
Передача знаний - один из самых важных шагов в процессе ухода. Каждый сотрудник обладает определенными знаниями, которые хранятся только в его голове. Это ваша возможность помочь им продумать и зафиксировать детали их работы.

Сделайте следующее:
1.Определите, как вы будете передавать знания:
  • Попросите сотрудника составить список его текущих задач.
  • Включите в него ежедневные, еженедельные, ежемесячные и даже ежегодные обязанности.
  • Попросите членов команды просмотреть список - не упущено ли что-нибудь?
  • Попросите увольняющегося сотрудника вести дневник, документируя любые знания или представления о конкретных клиентах, продуктах или процессах, которые не задокументированы, а являются лишь результатом опыта.
2.Кому будут переданы эти знания:
  • Кто будет выполнять эти обязанности?
  • Если это будет коллега, организуйте регулярные встречи между увольняющимся сотрудником и его коллегой для обсуждения их задач.
  • Создайте и поощряйте возможность "теневого наблюдения", когда младшие сотрудники смотрят, как работает увольняющийся сотрудник.
  • Сделайте обучение и наставничество одной из обязанностей увольняющегося сотрудника в последние недели его работы, уделяя особое внимание передаче знаний.
  • Попросите сотрудников вести записи о том, чему они научились, чтобы сотрудники отдела кадров и руководители могли проанализировать их и, возможно, внедрить в практику.
  • Если эту роль будет выполнять новый сотрудник, тщательно документируйте все задачи, чтобы у сотрудника был полный пакет документов для "вхождения в должность".

3.Каковы ваши сроки:
  • Не ждите слишком долго, чтобы начать процесс.
  • Попросите увольняющегося сотрудника каждый день выделять время на выполнение этой задачи.
  • Стремитесь к тому, чтобы список был полным, чтобы внутренняя передача знаний могла состояться за неделю или две до ухода.
Совет HR
Процесс увольнения пройдет гораздо легче, если у вас уже есть инструменты, процессы и платформы для документирования и хранения знаний о том, "как это делается", а также ролей и обязанностей. Если у вас еще нет такой системы, возможно, сейчас самое время подумать о ней.
Шаг 5: Соберите имущество компании
Предоставляет ли ваша организация какое-либо оборудование, которое помогает сотрудникам выполнять свою работу? Это может быть как ИТ-оборудование, например ноутбуки и мониторы, так и удостоверения личности, униформа, кредитные карты компании и даже служебный автомобиль. В современных гибридных рабочих пространствах под активами понимается не только оборудование, но и различные учетные записи компании и платформы, к которым сотрудники имеют доступ, от серверов до приложений.

Сделайте следующее:
  • Создайте чек-лист активов, которыми владеет сотрудник
  • Создайте чек-лист различных учетных записей, серверов и других платформ, связанных с ИТ, к которым имеет доступ сотрудник.
  • Убедитесь, что процесс контролируется и ничего не упущено
  • Сообщите ИТ-отделу, что сотруднику необходимо отключить доступ к сети и другим технологиям, и укажите сроки.
  • Для сотрудников, уволенных по собственному желанию, лучшей практикой является немедленное отключение всех ИТ-доступов, чтобы предотвратить кражу данных или нарушение работы ИТ-системы недовольными сотрудниками. Для уволившихся сотрудников это будет отдельный процесс и чек-лист.
Совет HR
Не закрывайте доступ к технологиям слишком быстро! Многие сотрудники уходят в последний день работы, чтобы успеть завершить все дела. Если внезапно отключить их доступ к электронной почте, серверам и другим платформам, это может сорваться. Лучше автоматизировать деактивацию в 10 вечера в последний день работы, чтобы у сотрудников было достаточно времени для завершения всех дел.
Шаг 6: Организуйте окончательные выплаты и льготы
Это простой шаг, если ваша организация использует программное обеспечение для расчета заработной платы и управления персоналом. Все выплаты и льготы будут автоматизированы и актуальны. Если ваша система расчета заработной платы и управления персоналом не автоматизирована, вам может потребоваться просмотреть документы, чтобы убедиться, что вы знаете о начисленных отпусках, причитающихся пособиях, пенсии и невыплаченной зарплате.

Сделайте это:
  • Выплатите окончательную зарплату в соответствии с политикой оплаты труда вашей организации
  • Рассчитайте неоплаченные дни отпуска и компенсируйте их в окончательном счете на зарплату
  • Важно учесть все невыплаченные авансы по заработной плате
  • Проверьте все отчеты о расходах
  • Удалите сотрудника из системы начисления заработной платы, как только он покинет компанию.
Совет HR
Это должен быть абсолютно прозрачный процесс, полностью задокументированный для сотрудника, чтобы он мог видеть, сколько именно ему заплатили, за что, и есть ли у него пенсионные выплаты, которые будут выплачены или переведены, когда он уйдет.
Шаг 7: Обсудите обязательные соглашения
В зависимости от вашей организации, клиентов и типа выполняемой вами работы могут существовать некоторые обязательные соглашения, которые следует проанализировать.

Сделайте следующее:
  • Проанализируйте все контракты и соглашения о неразглашении (NDA), чтобы определить, все ли в порядке с юридической точки зрения.
  • Привлеките к этому процессу юридический отдел
  • Привлеките сотрудника к процессу и убедитесь, что у него нет вопросов или опасений
Совет HR
Не пропускайте этот шаг. Соглашения могут быть заключены и подписаны, но убедитесь, что HR, юристы, менеджеры и увольняющиеся сотрудники знают обо всех соглашениях, которые они подписали или в которых участвуют, будь то внутренний NDA или NDA, подписанный между компанией и клиентом.
Шаг 8: Проведите интервью при увольнении
Интервью при увольнении - это конфиденциальная встреча HR-специалиста с увольняющимся сотрудником. Это возможность узнать о сотруднике и его впечатлениях от организации, команды, методов работы и продуктов. Это также прекрасная возможность в последний раз просмотреть ваш чек-лист, чтобы убедиться, что ничего не упущено.

Помните, что многие сотрудники предпочитают не высказывать свое мнение, пока они работают, особенно если речь идет о процессах или руководителях, к которым они относятся негативно или считают, что их можно как-то улучшить. Используйте это время, чтобы получить информацию, которую ваш бизнес обычно не получает.

Сделайте это:
  • Проводить встречу должен HR-специалист, и в ней не должны участвовать коллеги или руководители - цель состоит в том, чтобы создать безопасную и беспристрастную обстановку.
  • Убедите сотрудника в том, что интервью является конфиденциальным.
  • Объясните, что причина собеседования заключается в том, чтобы в конечном итоге улучшить процессы, культуру в коллективе и рабочие процессы
  • Зафиксируйте информацию, которой поделился сотрудник, чтобы ее можно было задокументировать
Чек-лист для HR: Вопросы для интервью при увольнении

Спланируйте интервью до его начала, чтобы зафиксировать все необходимые детали. Если сотрудник захочет рассказать больше или у вас появятся дополнительные вопросы, позвольте интервью органично включить их.

Вот несколько стандартных вопросов, которые следует рассмотреть:

  • Что стало решающим фактором для ухода из организации?
  • Ради чего бы вы остались?
  • Есть ли что-то, что вам не нравится в компании/процессах/культуре/вашей команде?
  • Можете ли вы рассказать о причинах или привести конкретные примеры?
  • Есть ли что-то, что вы изменили бы в своей роли или в методах работы, используемых здесь?
  • Как мы могли бы лучше поддержать сотрудника в вашей роли?
  • Был ли у вас доступ ко всем необходимым ресурсам?
  • Трудно или легко было работать с коллегами?
  • Трудно или легко было работать с клиентами?
  • Есть ли что-то еще, о чем вы хотели бы упомянуть до того, как мы закончим интервью?
Шаг 9: Проверьте работу оставшихся сотрудников
Последние два шага в вашем чек-листе по увольнению происходят уже после того, как сотрудник покинул организацию. Это не делает их менее важными. На самом деле, они могут быть самыми важными, поскольку направлены на поддержание культуры и морального духа компании и сохранение хороших отношений с увольняющимся сотрудником, чтобы он стал послом вашего бренда (а возможно, и будущим клиентом или сотрудником).

Проверка сотрудников дает им понять, что компания заботится о них, что по ним скучают (а не просто забыли) и что они будут продолжать получать необходимую поддержку. Менеджеры должны регулярно проверять ситуацию, но неплохо, чтобы это делал и HR-специалист. Это покажет, что компания в целом ознакомилась с изменениями, происходящими в коллективе, и следит за ними.

Сделайте следующее:
  • Проанализируйте дополнительную нагрузку - все ли справляются или им нужна дополнительная поддержка?
  • Проводите командные контрольные встречи и встречи один на один.
  • Поделитесь любыми долгосрочными планами или изменениями.
  • Обеспечьте регулярную обратную связь, если вы все еще ищете замену.
  • Если сотрудник приступил к работе, проверьте его успехи.
Совет HR
Не думайте, что все в порядке. Проводите открытые и честные беседы, чтобы все проблемы решались сразу. HR-специалист, возглавляющий эти встречи, также означает, что любые проблемы могут быть быстро решены и отслежены.
Шаг 10: Поддерживайте отношения с увольняющимися сотрудниками
Существует множество причин поддерживать хорошие отношения с уходящими сотрудниками. Возможно, в будущем вашей организации понадобится подрядчик, которого вы знаете и которому доверяете, и который сразу же сможет принести пользу, поскольку знает ваши системы и процессы. Возможно, они перешли в другой бизнес и будут рекомендовать вашу организацию в качестве поставщика. Возможно, однажды они вернутся - и поскольку они были талантливой потерей для вашего бизнеса, вы хотите, чтобы они вернулись. Это лишь некоторые из причин, по которым всегда полезно поддерживать хорошие отношения с бывшими сотрудниками.

Сделайте это:
  • Поддерживайте связи в LinkedIn
  • Отправляйте время от времени электронные письма, чтобы узнать, как продвигается карьера сотрудника.
  • Заложите в культуру вашей компании идею о том, что все бывшие сотрудники по-прежнему являются частью семьи, поощряя коллег поддерживать друг друга даже после их ухода из компании.
Совет HR
Культура поддержки бывших сотрудников начинается с HR-специалистов - поощряйте все команды поддерживать связь со своими бывшими коллегами. Если компания ведет себя так, будто бывшего сотрудника не существует или он был нелоялен, ваши сотрудники не будут делиться с вами своими текущими дружескими отношениями и потенциально испортят все текущие отношения, которые у вас есть с бывшим сотрудником.
Советы по эффективной работе с увольняющимися сотрудниками в компании
Вот несколько советов, которые следует держать в голове, пока вы работаете с чек-листом по увольнению сотрудников:

  • Будьте профессиональны. Некоторые увольнения могут застать врасплох менеджеров и работодателей. Как HR-специалист, вы можете помочь им сориентироваться в этом процессе.
  • Всегда будьте искренними. Проявляйте эмоции, которые вы испытываете, и избегайте фальши. Если вы будете аутентичны, вы получите аутентичный ответ от сотрудника, что будет способствовать надежной передаче знаний и окончательному интервью при увольнении.
  • Не закрывайте доступ к различным счетам и оборудованию слишком рано. Но и не забывайте это делать - автоматизация доступа - хороший способ сделать так, чтобы это произошло, но не раньше, чем должно было.
  • Выразите признательность сотруднику. Он должен чувствовать, что его ценят, а члены его команды должны видеть, как ценят их коллегу.
  • Начните искать замену как можно скорее. Не надейтесь, что сотрудник передумает, и не думайте, что, поскольку его команда справилась с работой, его роль не нуждается в замене.
Все процессы от рекрутинга до увольнения на годовой программе 👉🏻 PEOPLE MANAGEMENT MBA 48 часов теориии, 200 часов практики. Ждем вас!