Анализ должностных задач: руководство для HR + шаблон

Анализ должностных задач (Job task analysis - JTA) может означать разницу между пониманием ключевых требований к работе и полным представлением о повседневных задачах, которые она включает. Без такого уровня детализации становится трудно не только нанимать нужных людей, но и обучать и развивать их, когда они вступают в должность. Задачи, определенные в JTA, также подчеркивают конкретные навыки и компетенции, необходимые для их выполнения, что дает как работодателям, так и кандидатам более четкое представление о том, как выглядит успех.

Когда ожидания от должности четко не определены, это разочаровывает как соискателей, так и сотрудников, ограничивает пул квалифицированных кандидатов и оставляет новых сотрудников без прочной основы для успеха.

Каков результат? Меньше сильных кандидатов в очереди, проблемы с адаптацией и развитием, а также организации, которым не хватает лучших специалистов.

В отличие от более широкого анализа должностных обязанностей, в котором излагаются общие обязанности роли, JTA фокусируется на подробных задачах, которые определяют, как фактически выполняется работа.

Например, анализ должности секретаря может включать в себя краткое описание должности, рабочую среду, в которой выполняется работа, и общие требования к должности, такие как коммуникативные навыки, навыки обслуживания клиентов и навыки работы с компьютером. Тем не менее, анализ рабочих задач выявит гораздо более подробные задачи, такие как обновление информации о клиенте в таблице CRM или Excel, создание, отправка и получение счетов, управление деловыми календарями нескольких коллег и планирование встреч.

Анализ должностных задач имеет широкий спектр применения на протяжении всего жизненного цикла сотрудника:

• Подбор персонала: JTA формирует основу для четких и точных должностных инструкций, которые привлекают нужных кандидатов.
• Обучение и развитие: Определение конкретных навыков и знаний, необходимых для каждой роли.
• Управление эффективностью: Анализ дает четкие стандарты для оценки и руководства сотрудниками.
• Компенсация и карьерный рост: Принятие решений о заработной плате и продвижении по службе основано на четко определенных обязанностях и компетенциях.
• Compliance: Ведение производственной документации в соответствие с юридическими нормами, стандартами безопасности и профессиональными стандартами.

1. Определите цель анализа

Первый шаг — прояснить свою цель. Какова ваша основная цель проведения анализа рабочих задач? Каковы ваши основные цели и результаты, которых вы хотели бы достичь?

Например, вы можете захотеть улучшить подбор персонала, разработать более эффективные программы обучения или усилить соблюдение нормативных требований, четко документируя должностные обязанности и квалификацию, чтобы привести найм, обучение и классификацию должностей в соответствие с законодательными и нормативными стандартами (или всеми вышеперечисленными).

2. Используйте шаблон анализа рабочего задания

Начало со структурированной структуры обеспечит согласованность и тщательность для всех ролей в вашей организации. Используйте шаблон анализа должностных задач при анализе каждой роли, чтобы не отставать от графика.

3. Определите основные задачи, выполняемые в рамках должностной роли

Следующим шагом является создание полного списка задач, выполняемых в каждой роли, на ежедневной, еженедельной и ежемесячной основе. Задача — это одна единица работы, которая имеет четкое начало и конец и приводит к завершению либо продукта, либо процесса. Например, должностная обязанность может заключаться в выполнении заказов клиентов; Однако это можно разбить на несколько задач, включая печать информации о заказе для этикетки и упаковку заказов, готовых к отправке.

Лучший способ определить рабочие задачи — это комбинация следующих вариантов:

• Наблюдение: Наблюдайте за тем, как сотрудники выполняют задачи в своей естественной рабочей среде.
• Интервью и фокус-группы: сядьте с сотрудниками и руководителями и спросите об их работе и задачах, например, о том, что они делают, как они это делают и цель каждой задачи.
• Анкеты: Индивидуальная анкета может помочь вам собрать широкий спектр данных от сотрудников.
• Ознакомьтесь с документами: Просмотрите документы, связанные с заданиями и задачами (руководства, СОП, политики и отчеты).

4. Создание описаний задач

На основе данных можно написать четкие, ориентированные на действия операторы, определяющие каждую задачу и способ ее выполнения. В каждом описании должно быть указано, чем занимается сотрудник, как он это делает и почему это важно для его роли или бизнес-результата. Это помогает обеспечить согласованность и ясность между должностными ролями и упрощает оценку производительности в дальнейшем.

Например, если вы определили задачу «Обработка жалоб клиентов», описание может быть следующим: «Устраните жалобы клиентов, выявив проблему, изучив решения и ответив в течение 24 часов, чтобы подтвердить решение и удовлетворенность клиентов».

5. Оцените важность и частоту задач

Для каждой роли расставьте приоритеты в описаниях задач в зависимости от их важности для успеха в работе и частоты их выполнения. Ранжирование задач в порядке важности помогает как сотрудникам, так и руководителям понять, какие задачи имеют наибольшее значение, и помогает HR сосредоточить свои усилия на обучении и развитии на наиболее важных аспектах каждой работы.

6. Оцените необходимые компетенции и навыки

Следующим шагом является проведение оценки компетенций по выявленным задачам. Здесь вы перечисляете технические навыки, знания и поведенческие компетенции, необходимые для эффективного выполнения роли на основе требуемых задач.

7. Учитывайте мнения экспертов в предметной области

Может быть полезно проверить свои выводы, проконсультировавшись с другими экспертами, которые знакомы с ролями, которые вы анализируете. Ищите экспертов в предметной области, которые имеют документально подтвержденную историю работы в соответствующей области знаний, проводили аналогичную работу и, следовательно, понимают ее проблемы, а также знакомы с передовыми отраслевыми практиками.

8. Документирование результатов для использования в будущем

Очень важно собрать все результаты анализа рабочих заданий в профиль работы или базу данных. Это включает то, как вы собирали данные и какие источники использовали, за кем вы наблюдали и интервьюировали, как оценивались люди, какие инструменты использовались для анализа данных и к каким выводам вы пришли на основе этих данных.

Это будет полезно при проведении анализа будущих рабочих задач, а также может быть использовано для обучения, оценки и планирования рабочей силы.

9. Регулярно поддерживайте и обновляйте анализ рабочих заданий

Все профессии развиваются со временем, особенно по мере того, как меняются потребности бизнеса и все больше используются технологические достижения на рабочем месте. Важно просмотреть и обновить анализ рабочих задач, чтобы отразить эти изменения и убедиться, что понимание всех ролей и задач остается актуальным.