Шаблон ролей и обязанностей

Как составить привлекательное, интересное и эффективное описание должностных обязанностей без шаблона ролей и обязанностей? Ответ заключается в том, что это довольно сложно, особенно с учетом нынешней битвы за таланты, продолжающейся во всех отраслях. Однако если вы будете следовать проверенному формату, вы не только привлечете нужные таланты, но и увеличите продолжительность жизни нанятых вами сотрудников.

Что такое роли и обязанности?
Роли и обязанности - это конкретные задачи и обязательства, которые ожидаются от каждого сотрудника или должности в организации. Четкое перечисление и определение ключевых обязанностей в рамках должностной роли оптимизирует процессы и обеспечивает эффективное выполнение всех основных ролей и обязанностей. Сотрудники также знают, что от них ожидается, что облегчает подотчетность и отслеживание результатов работы.

Ваша роль и обязанности как HR-специалиста включают в себя глубокое понимание различных ролей и обязанностей в вашей организации. Это позволит вам гарантировать, что на конкретные должности будут наняты правильные кандидаты с соответствующими навыками и опытом, а в случае изменения роли или расширения обязанностей все должностные обязанности будут четко доведены до сведения сотрудников, и они будут надлежащим образом обучены. Кроме того, знание ролей и обязанностей в организации имеет значение для организационной культуры. Если вы четко понимаете должностные обязанности каждого сотрудника, вы можете устранить любые дублирования или двусмысленности, которые могут способствовать возникновению напряженности между сотрудниками, создавая и поддерживая более гармоничную рабочую атмосферу.

1. Что такое обязанности?
Должностные обязанности в общих чертах описывают обязанности, связанные с конкретной ролью. Они определяют, что ожидается от человека в его роли, которая обычно выражается в том, как сотрудник вносит вклад в достижение целей и задач организации.

2. Что такое описание роли?
Описание роли, обычно называемое описанием должности, описывает основные аспекты конкретной должности в организации. Оно должно охватывать множество важнейших сведений, в том числе:

• название должности
• краткое описание или цель, объясняющая основную задачу роли
• подробный перечень обязанностей и ответственности
• необходимые квалификацию и навыки.

Кроме того, в описании должности часто указывается структура подчинения, показывающая, кому будет подчиняться сотрудник, занимающий эту роль, и, если это применимо, кто будет подчиняться ему, а также условия работы, компенсации и льготы. Описание должностных обязанностей играет важную роль в процессе подбора персонала для привлечения подходящих кандидатов и служит основой для оценки результатов работы и развития карьеры в организации.

3. Что такое должностные задачи?
Должностные задачи - это конкретные виды деятельности или действия, которые сотрудник должен выполнять в рамках своей работы. Они предписаны, четко определены и напрямую влияют на завершение конкретного проекта или достижение цели. Считайте их основными элементами работы.
Примеры должностных задач

• Инженер-программист: Писать код, отлаживать программное обеспечение, проводить обзоры кода.
• Графический дизайнер: Читать брифы клиента, создавать дизайн, выбирать шрифты и цвета, редактировать изображения.

Задачи по сравнению с ролями и обязанностями
Задачи, обязанности и роли пересекаются, но в то же время они имеют четкие различия. Задания - это конкретные действия, которые должен выполнять сотрудник. Обязанности - это ответственность и обязательства, связанные с должностной ролью, которые включают различные задания. Роли описывают общую функцию или должность, которую занимает сотрудник.

4. Что такое обязанности?
Должностные обязанности - это конкретные обязательства, которые сотрудник должен выполнять в рамках своей роли. Они часто носят более формальный характер и иногда даже требуются по закону. Обязанности обычно менее подробны, чем задания, но более конкретны, чем ответственность.

Примеры должностных обязанностей

• Медсестра: Вводить лекарства по назначению врача, следить за жизненно важными показателями пациента и вести историю болезни.
• Учитель: Проводить уроки, задавать и оценивать домашние задания, участвовать в родительских собраниях.
• Охранник: Патрулировать помещения, следить за камерами наблюдения и сообщать о подозрительных действиях.

Должностные обязанности и ответственность
Если должностные обязанности - это подробные действия, которые сотрудник должен выполнить, чтобы справиться со своими обязанностями, то должностные обязанности - это несколько задач, сгруппированных вместе и соответствующих обязательствам, которые сотрудник должен выполнять перед работодателем. Они более формальны, чем задачи, но не так широки, как обязанности. Эти понятия иерархичны и часто вложены друг в друга. Например, у роли есть обязанности. Они в свою очередь далее разбиваются на задачи.

• Представьте себе иерархию строительных блоков следующим образом:
• Должностные задачи
• Должностные обязанности
• Ответственность за работу
• Роли

5. Что такое профессиональные навыки?
Профессиональные навыки - это способности и компетенции, которыми обладает человек для эффективного выполнения конкретных задач или обязанностей. Эти навыки могут быть приобретены благодаря образованию, обучению или опыту. Профессиональные навыки можно разделить на "жесткие", которые представляют собой конкретные и измеримые способности, и "мягкие", которые менее осязаемы и связаны с характером или личностью человека.

Примеры сложных профессиональных навыков

• Программирование: Знание таких языков, как Python, Java или C++.
• Анализ данных: Умение анализировать данные с помощью таких инструментов, как Excel, SQL или R.
• Графический дизайн: Владение пакетом Adobe Creative Suite для разработки графики и макетов.

Примеры "мягких" профессиональных навыков

• Коммуникация: Способность эффективно передавать информацию.
• Решение проблем: Способность анализировать проблемы и находить решения.
• Управление временем: Способность эффективно распоряжаться временем и соблюдать сроки.

Разница между навыками и обязанностями
Как мы уже выяснили, навыки - это способности и компетенции человека, которые могут быть врожденными или приобретенными в результате обучения и опыта. С другой стороны, обязанности - это обязательства и ожидания, связанные с должностными обязанностями. Они охватывают круг обязанностей, которые сотрудник должен выполнять на определенной должности. По сути, навыки позволяют человеку выполнять свои обязанности.

Давайте рассмотрим, как навыки и обязанности поддерживают друг друга в рамках двух очень специфических должностных ролей - разработчика программного обеспечения и менеджера по продажам.

Пример 1: Навыки и обязанности разработчика программного обеспечения
В обязанности разработчика может входить разработка программного обеспечения, отладка кода и участие в командных совещаниях.
Навыки, необходимые для выполнения этих обязанностей, могут включать языки программирования (жесткие навыки), решение проблем при отладке (мягкие навыки) и навыки общения на собраниях команды (мягкие навыки).
Пример 2: Навыки и обязанности менеджера по продажам
В обязанности может входить достижение целевых показателей продаж, налаживание отношений с клиентами и составление отчетов о деятельности отдела продаж.
Навыки, необходимые для выполнения этих обязанностей, могут включать ведение переговоров (soft skill), знание инструментов CRM (hard skill) и аналитические навыки для составления отчетов (hard skill).

Шаблон роли и обязанностей - это инструмент, используемый для четкого определения и передачи конкретных обязанностей, ожиданий и обязательств, связанных с определенной должностью или ролью в организации. Он помогает убедиться в том, что и сотрудник, и работодатель четко понимают, что от них ожидается в плане производительности и вклада.

• Шаблон обычно включает:
• Название роли
• Отдел или команда, в которой работает сотрудник
• Лицо или должность, которому подчиняется данная роль
• Краткое резюме, описывающее основную цель роли,
• Ключевые обязанности, разбитые на подробный список основных обязанностей и задач, которые должен выполнять сотрудник на этой должности
• Метрики или критерии, используемые для оценки работы сотрудника на этой должности, и;
• Необходимые или желаемые навыки, квалификация и компетенции для этой роли.

Есть несколько причин, по которым вы как HR-специалист будете использовать шаблон роли и обязанностей:

1. Для новой должности: Когда в организации создается новая должность, шаблон ролей и обязанностей помогает определить, почему эта роль была создана и что ожидается от человека, который будет занимать эту должность. Это позволит привлечь талантливых сотрудников и обеспечить хорошее соответствие человека и должности.
2. Во время организационной реструктуризации: Роли могут меняться в ходе организационных изменений или реструктуризации. Шаблон ролей и обязанностей может помочь переопределить и донести новые ожидания, особенно для тех, кто борется с переменами.
3. При приеме сотрудников на работу: Четко определенный шаблон ролей и обязанностей может быть использован для быстрого и эффективного донесения до новых сотрудников информации о том, что от них ожидается на их новых должностях. Он также является основой для хорошо продуманного плана на 30-60-90 дней и обеспечивает структуру и направление в отношении культуры компании, процессов и ожиданий.
4. В управлении эффективностью: Возможность ссылаться на четко определенную роль и обязанности во время оценки результатов работы помогает руководителям и HR-специалистам оценить, насколько сотрудник соответствует ожиданиям и обязанностям своей роли.
5. При планировании преемственности: Шаблон ролей и обязанностей может определить, что ожидается от сотрудников на более высоких должностях, чтобы подготовить их к будущим руководящим должностям.
6. Для повышения эффективности работы: Шаблон плана повышения эффективности (PIP) - это инструмент для создания индивидуального, ориентированного на конкретные действия пошагового плана повышения эффективности работы сотрудников, которые не оправдывают ожиданий своего руководителя или начальника, или которым полезен более структурированный план действий. Однако должностная роль - это критически важная отправная точка для оценки успешности вашего плана.

Шаблон ролей и обязанностей и шаблон RACI (что расшифровывается как Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) служат разным, но взаимодополняющим целям в организации. Как HR-специалисту, вам важно знать, когда следует использовать тот или иной шаблон для достижения наилучших результатов в вашей организации.

Как мы уже отмечали в этом руководстве, написание эффективного описания вакансии имеет решающее значение для привлечения нужных специалистов. Лучший способ написать убедительное описание вакансии - это следовать формату описания вакансии, который должен быть четким, лаконичным и обеспечивать включение всей необходимой информации о роли и обязанностях.

Шаг 1: Начните с составления конкретного названия должности, которое точно отражает суть работы. Это поможет потенциальным кандидатам быстро понять роль. Не стоит фантазировать и придумывать названия, это только запутает кандидатов.
Шаг 2: Напишите краткое описание роли, включая ее важность для организации. Это задаст контекст для последующих подробностей. Это также прекрасная возможность рассказать о тоне и индивидуальности вашего бизнеса и бренда.
Шаг 3: Четко перечислите обязанности и ответственность, указанные в описании роли, в заявлении о приеме на работу. Убедитесь, что вы упомянули ежедневные задачи и долгосрочные обязанности. Для удобства чтения разбейте их на пункты.
Шаг 4: Укажите квалификацию и навыки, необходимые для работы. Разделите их на "обязательные" и "приятные", чтобы обеспечить гибкость для потенциально ценных кандидатов, которые могут не соответствовать всем критериям.
Шаг 5: Предоставьте информацию о культуре компании и рабочей обстановке. Это поможет кандидатам оценить, соответствуют ли они ценностям компании.
Шаг 6: Объясните, кому будет подчиняться сотрудник и будут ли у него какие-либо управленческие обязанности.
Шаг 7: Включите такие термины, как полный рабочий день, неполный рабочий день или подрядчик, и укажите, есть ли возможность удаленной работы.

Чтобы избежать высокой текучести кадров, создайте должностные роли и обязанности, которые рисуют яркую картину того, что именно влечет за собой эта роль и кто преуспеет в ней.
На курсе 👉🏻 Создание профайла должности вы научитесь использовать универсальный инструмент для таких процессов как грейдинг, построение модели компетенций, создание должностных инструкций, формирование заявки на подбор, описание процессов, регламентация работы, построение системы KPI и многих других