Блог

Шаблон и форма для проведения продуктивного выходного интервью

2024-01-29 20:32
Процесс интервью при увольнении будет неполным без шаблона, который обеспечит последовательность и тщательность проведения этого действия. Вы можете использовать обратную связь для выявления областей, в которых можно улучшить опыт сотрудников вашей организации.

Исследование, опубликованное в Harvard Business Review, показало, что каждая четвертая компания не проводит интервью при увольнении. Другие организации проводят их, но не анализируют собранные данные и не делятся ими с руководителями, чтобы инициировать изменения. Ваши сотрудники - ваш главный актив, поэтому выяснение причин их ухода может дать ценную информацию о том, как нужно изменить организацию, повысить уровень вовлеченности и удержания, а также показать сотрудникам, что их мнение имеет значение.

В этой статье мы рассмотрим, как выглядит эффективный шаблон интервью при увольнении, и предоставим вам два шаблона, которые вы можете использовать уже сегодня.
Что такое интервью при увольнении?
Интервью при увольнении - это обмен мнениями между сотрудником, который покидает компанию, и его руководителем или сотрудником отдела кадров. Однако рекомендуется, чтобы интервью при увольнении проводил представитель HR, поскольку он является нейтральной третьей стороной, соблюдающей конфиденциальность.

Интервью при увольнении обычно состоит из личной (онлайн) беседы, в ходе которой HR-специалист задает увольняющемуся сотруднику ряд вопросов и записывает его ответы. Иногда интервью при увольнении представляет собой анкету, которую сотрудник заполняет в свободное время, или сочетание обоих методов.

Интервью при увольнении дает сотрудникам возможность откровенно рассказать о причинах своего ухода, проблемах, с которыми они столкнулись во время работы в компании, и предложениях по улучшению ситуации. Скорее всего, они будут более открыты и откровенны в своих мнениях, чем сотрудники, которые не покидают компанию, что дает уникальную возможность выявить проблемные зоны.
Вы можете использовать информацию, полученную в ходе интервью при увольнении, для определения дальнейших действий и внесения улучшений. Такие действия, как обучение менеджеров или совершенствование процесса приема на работу, могут стать шагом к повышению удовлетворенности сотрудников и снижению текучести кадров.

Интервью при увольнении также дают возможность людям завершить работу. Они уходят с работы, чувствуя, что их услышали, и испытывая чувство облегчения, которое приходит после выражения ранее не озвученных чувств и опасений.

Уход с работы на позитивной ноте побуждает бывших сотрудников уважать и высоко отзываться об организации, повышая ваш статус как работодателя. Учитывая, что до 28% сотрудников после увольнения возвращаются на работу к бывшему работодателю (так называемый "бумеранг"), очень важно, чтобы сотрудники уходили на позитивной ноте, а продуманное интервью при увольнении может существенно изменить ситуацию.

Зачем вам нужен шаблон интервью при увольнении?

Следуя шаблону интервью при увольнении, вы сможете извлечь максимум пользы из этого процесса. Конструктивные комментарии и замечания сотрудника документируются в упорядоченном виде, а вы можете фиксировать и сопоставлять информацию более стратегически.
Охват всех актуальных тем
Каждый сотрудник обладает уникальным набором знаний, представлений и опыта, которыми он хотел бы поделиться с организацией. Определив сначала, что вам действительно нужно знать, вы сможете составить шаблон интервью при увольнении, который будет охватывать все эти области и содержать соответствующие вопросы.

Например, если раньше у вас были проблемы с внутренней коммуникацией, возможно, вам стоит включить в интервью при увольнении пару вопросов на эту тему.
Соблюдение последовательности
Каждый раз следуя одному и тому же шаблону интервью при увольнении, вы устанавливаете стандарт вашей политики и гарантируете, что всем сотрудникам задается один и тот же набор вопросов. Это свидетельствует о беспристрастности и облегчает сбор и анализ данных с течением времени.

Тенденции, повторяющиеся проблемы или области улучшения становятся более очевидными, что позволяет организации принимать обоснованные решения на основе собранных отзывов.
Разговор остается продуктивным
Шаблон интервью при увольнении сотрудника помогает обеим сторонам не отвлекаться от работы. Некоторые интервьюируемые будут очень разговорчивы и экспрессивны в выражении своих чувств, что может увести диалог в сторону от актуальных тем. Шаблон направляет беседу, не позволяя эмоциональным обсуждениям или не связанным с ними касательным уводить собеседование в сторону.
Сотрудники подготовлены
Шаблон интервью при увольнении предоставляет интервьюируемому список вопросов заранее, до личной беседы. Это означает, что сотрудник не будет застигнут врасплох, будет иметь четкое представление о том, чего ожидать, и получит возможность обдумать свои ответы. Подготовка дает более глубокую обратную связь, чем если бы сотруднику пришлось отвечать на вопросы "наобум".

Эффективность использования времени
Шаблон вопросов для интервью при увольнении помогает упорядочить процесс и сделать его эффективным. Интервьюеру не нужно тратить время на обдумывание вопросов и построение беседы, а интервьюер знает, что его ждет. Это делает интервью более целенаправленным и позволяет уважать время каждого.
Учет юридических аспектов
Структурированный шаблон интервью при увольнении также гарантирует, что человек, задающий вопросы, случайно не спросит о чем-то деликатном или незаконном. Следование списку заранее подготовленных вопросов снижает риск любых юридических осложнений, которые могут возникнуть в результате неуместного интервьюирования.
Типы шаблонов интервью при увольнении
Шаблоны для интервью при увольнении можно использовать двумя разными способами. Один из них предполагает устную постановку вопросов, другой - письменную форму интервью при увольнении, которую заполняет сотрудник.

Вы также можете совместить эти два метода - дать сотрудникам заполнить форму, а затем обсудить их ответы в ходе интервью.

Любой шаблон интервью при увольнении должен включать вопросы, охватывающие эти пять категорий:
  • Причины ухода
  • Условия работы
  • Культура компании
  • Рабочая среда
  • Технология
Вы должны адаптировать шаблон интервью при увольнении к уникальным потребностям вашей организации, но здесь приведены объяснения обоих методов с примерами вопросов для рассмотрения:
1. Шаблон вопросов для интервью при увольнении
Шаблон вопросов для интервью при увольнении используется HR-службой во время личного собеседования с увольняющимся сотрудником. Обычно он состоит из открытых вопросов, которые могут побудить к дискуссии.
Вот несколько примеров вопросов в каждой из пяти категорий, которые вы можете добавить в свой шаблон.
A. Вопросы об уходящем сотруднике и компании

❓ Почему вы начали искать другую работу?

У каждого человека есть своя причина и уникальный набор обстоятельств, которые заставляют его искать новую работу. Это может быть повышение в должности, более высокая зарплата, новая возможность или вызов, более короткий путь на работу или что-то более личное.

Однако со временем вы начнете замечать темы в ваших данных, будь то уход людей в поисках лучшей компенсации или отсутствие возможностей продвижения по службе в компании. Отсюда вы сможете определить, как вашей организации следует развиваться как работодателю.
❓ Как складывались ваши отношения с руководителем?

В поговорке "Люди не уходят с работы, они уходят от своего руководителя" есть доля истины. Во время работы сотрудникам бывает трудно открыто и честно говорить о том, что их беспокоит в отношениях с руководителем. Однако в ходе интервью при увольнении люди чувствуют себя более свободно, что может пролить свет на любые проблемы с конкретными руководителями или на вашу практику найма руководителей.

Вы также можете получить действительно положительные отзывы о конкретных менеджерах, и этих людей можно использовать как пример хорошего руководства для других.
❓ Какие конкретные изменения или улучшения вы хотели бы видеть в компании/команде?

Это даст вам четкое представление об улучшениях, которые необходимо сделать с точки зрения сотрудника, а также позволит сотрудникам более свободно рассказать о реальной причине своего ухода, не говоря об этом прямо.

Например, если у сотрудника были проблемы с несколькими членами команды, он может сказать, что хотел бы иметь возможность работать в другой команде.
Lucas Diegues, HR-бизнес-партнер платформы для найма Revelo, предлагает три рекомендации по проведению интервью при увольнении:

Будьте открыты и доброжелательны. Выслушайте все жалобы, предложения по улучшению или похвалу. Это не время менять точку зрения сотрудника, а скорее время для установления доверия и связи.
Проявляйте сочувствие. Помните, что у сотрудника, покидающего компанию, тоже есть свои ожидания, разочарования и мотивы.
Будьте стратегическими. Прислушивайтесь к отзывам сотрудников, не забывая при этом о широком взгляде на бизнес. Погрузитесь глубже в представленные проблемы, чтобы внедрить улучшения в команды, услуги и организационную культуру компании.
B. Вопросы о работе

❓ Оправдала ли работа ваши ожидания? Если нет, то почему?

Это важный вопрос, поскольку он дает вам ценную информацию о процессе найма и о том, насколько точно кандидаты представляют себе, что будет входить в их обязанности и какой будет работа в компании. Если сотрудник отвечает "нет", то, возможно, существует несоответствие между ожиданиями кандидатов и реальным положением дел.

❓ Как вы считаете, изменилась ли ваша должностная инструкция с момента приема на работу? Если да, то как?

Этот вопрос также может помочь предотвратить нереалистичные ожидания кандидатов. Если сотрудники говорят, что с момента приема на работу их роль претерпела значительные изменения, это говорит о том, что необходимо срочно обновить описание должности, чтобы избежать повторения подобного.
❓ Какие качества мы должны обязательно искать в вашем заместителе?

Сотрудник, покидающий должность, является экспертом, когда речь заходит о том, какие навыки, опыт и поведенческие качества наиболее важны для его роли. Они выполняли эту работу каждый день и поэтому знают, что необходимо для достижения успеха.
C. Вопросы о культуре компании

❓ Как бы вы описали культуру нашей компании?

Если вы хотите получить полное представление о культуре вашей компании с разных точек зрения, задайте этот вопрос. У двух сотрудников не будет одинакового опыта. Например, продавец-консультант в торговом зале может иначе относиться к культуре, чем менеджер по маркетингу, работающий в головном офисе.

Это поможет вам устранить любые различия в восприятии культуры в разных местах и на разных должностях.

❓ Какая часть культуры нашей компании вам нравится больше всего?

Что ваши сотрудники больше всего ценят в организационной культуре, которую вы создали в своей компании? Это честность, командный дух, инновации или что-то другое? Как только вы увидите повторяющиеся темы, вы будете в более выгодном положении, чтобы представить компанию соискателям.

❓ Какой компонент культуры нашей компании, по вашему мнению, необходимо изменить или улучшить?

Всегда есть место для улучшений, и иногда менеджеры и руководители не знают о том, что в существующей культуре не работает или вредит. Однако если интервью при увольнении неоднократно показывают, что сотрудники считают культуру токсичной на определенном уровне, HR может начать изучать этот вопрос и вносить изменения.
D. Вопросы о рабочей обстановке

❓ Как бы вы описали обстановку на рабочем месте?

Это один из лучших вопросов для интервью при увольнении, касающийся обстановки на рабочем месте, поскольку он позволяет получить представление о таких практических вещах, как яркость и освещенность рабочего места, удобство работы, безопасность или простор.

Это поможет вам проверить, способствует ли ваша текущая рабочая среда тому, чтобы ваши сотрудники были счастливы, чувствовали себя в безопасности и продуктивно работали.

❓ Что вам больше всего нравится в вашей рабочей среде/рабочем пространстве?

Этот вопрос поможет вам выяснить, какие части рабочего места и обстановки являются наиболее привлекательными, чтобы затем выделить их в процессе подбора персонала и брендинга работодателя.

❓ Что вам меньше всего нравится в вашей рабочей среде/рабочем пространстве?

Разным людям могут не нравиться разные вещи, но со временем вы сможете увидеть закономерности в своих выводах. Например, возможно, сотрудникам не нравится, что у них нет постоянного стола, на котором они могли бы разместить свои вещи и оборудование, или, может быть, не хватает столов, чтобы у всей команды было по одному.

Это мелочи, которые можно относительно легко устранить и улучшить рабочую обстановку для всех.
E. Вопросы о технологии

❓ Было ли у вас достаточно инструментов и ресурсов, чтобы правильно выполнять свою работу? Если нет, то чего не хватало?

Если у сотрудников нет нужных инструментов и ресурсов для выполнения работы, это напрямую влияет на их опыт и производительность. Поэтому этот вопрос поможет вам убедиться, что вы с самого начала предоставляете своим сотрудникам нужные инструменты.

❓ Когда вы только начали работать, насколько легко было ориентироваться в различных системах и приложениях?

Этот вопрос на интервью при увольнении позволяет понять, какой пользовательский опыт испытывают ваши сотрудники, приходя в компанию. Если есть определенные технические проблемы, возникающие раз за разом, их нужно устранить, чтобы улучшить пользовательский опыт и общее первое впечатление сотрудников о компании в первые несколько недель работы.

Вы также можете усилить ту часть подготовки сотрудников, которая посвящена работе с системами и приложениями.

❓ Насколько вы были удовлетворены инструментами, которые использовали для общения с коллегами и/или клиентами при удаленной работе?

Удаленная и гибридная работа находится на подъеме, поэтому, если ваша организация адаптировалась к этой модели, важно проверить, насколько хорошо она работает для сотрудников. Инструменты, которые ваши сотрудники используют для поддержания связи и совместной работы (друг с другом и с клиентами), очень важны для эффективности и продуктивности. К ним относятся инструменты, используемые для видеозвонков, чатов и обмена документами.
2. Шаблон бланка интервью при увольнении

Шаблон формы интервью при увольнении - это анкета или опрос, который заполняет сотрудник. Ответы даются по шкале оценок и/или с несколькими вариантами ответов, но могут включать и открытые вопросы.

Данные, полученные с помощью этого метода, легче поддаются количественному измерению, чем те, которые можно получить с помощью вопросов на интервью при увольнении.
Шкала оценок/вопросы с множественным выбором
Шкала оценок и опросы с несколькими вариантами ответов содержат вопросы закрытого типа, в которых предлагается высказать свое мнение на основе заранее определенных критериев. Сотрудники отвечают на них, выбирая числовую оценку или конкретное мнение. Также может быть раздел, в котором респонденты имеют возможность расширить свои ответы своими словами.

Гибридный шаблон закрытого/открытого интервью
Вы также можете использовать шаблон формы интервью при увольнении, в котором сочетаются закрытые и открытые вопросы. Это позволит вам использовать оптимальный формат для сбора каждого типа комментариев, которые вы ищете.
3. Шаблон электронного письма для интервью при увольнении
Шаблон электронного письма для интервью при увольнении - это шаблон электронного приглашения, которое будет отправлено увольняющемуся сотруднику для проведения интервью при увольнении. Важно объяснить все ключевые детали, включая цель собеседования, кто будет присутствовать на нем, где оно будет проходить, а также рассказать о вопросах, которые вы планируете задать, чтобы сотрудник не чувствовал себя в засаде.

Вот пример шаблона электронного письма для интервью при увольнении:
Здравствуйте (имя сотрудника),

Надеемся, у вас все хорошо!

Поскольку вы покидаете компанию в (Дата), мы приглашаем вас принять участие в интервью при увольнении.

Цель этого интервью - получить от вас ценные отзывы о вашем опыте работы в (Компания), которые помогут нам внести важные улучшения в будущем.
Вам будет задан ряд вопросов, которые мы приложили к этому письму. Мы рекомендуем ознакомиться с ними заранее, чтобы вы могли потратить некоторое время на обдумывание своих ответов. Обратите внимание, что все, чем вы поделитесь, останется конфиденциальным.

Вот все подробности интервью при увольнении:
- (Дата)
- (Время)
- (Место)
- Проводится (имя/фамилия)

Если у вас возникнут вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь, сообщите мне.

С уважением,
(Имя)
(Должность)

Как проводить эффективные интервью при увольнении

Существует ряд шагов, которые вы можете предпринять, чтобы провести эффективные интервью при увольнении и обеспечить положительный опыт увольнения для сотрудников, а также получить ценную информацию о том, как ваша компания может работать лучше.
Сделайте интервью при увольнении частью процесса увольнения
Включение интервью при увольнении в официальный процесс увольнения гарантирует, что каждый сотрудник пройдет интервью при увольнении, что поможет вам собрать ценные отзывы от широкого круга увольняющихся сотрудников.

Это также поможет сотрудникам уйти на более позитивной ноте и сохранит возможность того, что они вернутся в будущем или просто будут представлять компанию еще долго после того, как выйдут за дверь.
По словам Kendra Janevski,, управляющего директора по персоналу Vault Consulting, процесс увольнения - это возможность превратить уходящего сотрудника в выпускника, который будет выступать в поддержку организации.

"Новый выпускник должен оставить как можно больше багажа организации в интервью при увольнении. Со временем выпускники могут стать частью рекрутинговой стратегии организации или вернуться в качестве сотрудников-бумерангов"

Kendra Janevski

Используйте шаблон с соответствующими вопросами
Использование структурированного шаблона интервью при увольнении с соответствующими вопросами поможет провести эффективное и целенаправленное интервью и получить ценные сведения. Анализ данных интервью при увольнении также становится более быстрым и продуктивным, поскольку вы можете сравнивать ответы по темам, отделам и т. д.

Как мы уже упоминали, шаблон облегчает поддержание последовательности во всех интервью при увольнении и означает, что сотрудник может заранее ознакомиться с вопросами и дать более продуманный, взвешенный ответ.

Предложите несколько каналов для обратной связи
Все люди разные, и у каждого есть свой способ общения, который ему наиболее удобен. Поэтому важно предложить увольняющимся сотрудникам разные способы обратной связи.

Вы можете попросить их заполнить анкету, пройти онлайн-опрос или принять участие в личном интервью. Таким образом, сотрудники будут чувствовать себя комфортно и с большей вероятностью откроются и поделятся своим опытом и соображениями.

Проанализируйте данные интервью при увольнении
Следующий шаг - убедиться, что собранные вами данные проанализированы и не пропадут зря. Проанализируйте собранные отзывы, чтобы выявить закономерности, повторяющиеся темы и области, требующие улучшения в организации.
Amira Kohler, директор по эффективности и изменениям компании Appraisd, занимающейся разработкой программного обеспечения для управления эффективностью, также дает советы HR-специалистам, проводящим интервью при увольнении:

"Не защищайтесь и не поддавайтесь искушению "фильтровать" ответы сотрудников о культуре организации, рабочем месте, руководстве или вообще о чем-либо другом, что они комментируют! Вместо этого фиксируйте информацию и анализируйте ее, чтобы действительно внести важные изменения"

Amira Kohler

Создайте план действий
После того как вы проанализировали данные и обнаружили области, требующие улучшения, последний шаг - создание плана по устранению выявленных проблем. Это позволит вам улучшить рабочую среду для нынешних и будущих сотрудников.

Некоторые изменения будут относительно простыми и могут быть внедрены практически сразу, в то время как другие потребуют больше времени и инвестиций. Расставьте приоритеты в своем плане действий, исходя из того, что окажет наибольшее влияние на большинство людей.
"Принимайте обратную связь, а не отвергайте ее. Собирайте откровенные отзывы уходящих сотрудников, превращая потенциальные "слепые пятна" в катализаторы роста и эволюции".

Furiani, “Not the HR Lady”, спикер и консультант

👉🏻 Форма интервью при увольнении и Шаблон вопросов вам доступен для скачивания. Пользуйтесь, пожалуйста😀

Интервью при увольнении дают ценную информацию о потенциальных проблемах в вашей организации, которые в противном случае остались бы незамеченными. Решение проблем требует профессионального подхода. Пора уже отходить от стратегии "тушения пожаров" и действовать системно.
People Management - то, чем занимается каждый руководитель. Но как это делать правильно? Приходите на курс People Management, вместе систематизируем накопленный опыт.
🔖 Диплом PM MBA по окончанию, подробнее 👀 смотрите по 👉🏻 ссылке.