Практическое руководство по удаленной адаптации в 2024 году (+ чек-лист)

С помощью хорошо продуманного процесса удаленной адаптации настройте своих новых сотрудников и свою организацию на успех. Этот важнейший этап закладывает фундамент для здоровых и прочных отношений между работником и работодателем.

В этом подробном руководстве вы найдете практические шаги для HR-специалистов по созданию успешного процесса удаленного приема на работу, а также удобный чек-лист.

Давайте погрузимся!

Что такое адаптация на удаленном рабочем месте?
Удаленное введение в должность - это процесс ознакомления новых сотрудников с организацией, ее сотрудниками и культурой. Он отличается от традиционного, поскольку, как следует из термина, происходит полностью удаленно.

Поскольку после начала пандемии в 2020 году число удаленных сотрудников резко возросло, традиционных методов введения в должность уже недостаточно. Исследование McKinsey, проведенное весной 2022 года, показало, что в США 35% сотрудников имеют возможность работать из дома полный рабочий день, а 90% могут работать по гибридной модели.

В Европе цифры варьируются в зависимости от страны. Данные Eurostat и Statist показывают, что в 2022 году 30% работников регулярно работали из дома. Нидерланды, однако, значительно опережают другие страны: 65% населения работают удаленно хотя бы часть времени, в то время как, например, в Великобритании этот показатель составляет чуть более 15%.

Когда речь заходит об адаптации новых сотрудников, этот рост удаленной работы - особенно если речь идет о полной занятости - требует иного подхода.

Трудности адаптации сотрудников при удаленной работе
Процесс адаптации сотрудников при удаленной работе ставит перед HR-специалистами уникальные задачи. Некоторые проблемы перекликаются с традиционными, но другие специфичны для удаленной работы.

Вот основные проблемы, которые необходимо учитывать:
👀 Коммуникация
Удаленная коммуникация требует тщательного рассмотрения каналов и методов, чтобы обеспечить вовлеченность, ясность и прочные отношения между работником и работодателем.
👀 Культура
Передать культуру организации сотрудникам, работающим удаленно, и создать у них точное представление о компании становится сложнее без физического рабочего места.
👀 Связь
Встраивать новых сотрудников в коллектив сложнее без случайных встреч. Назначение наставника во время адаптации становится решающим фактором для налаживания связей.
👀 Менеджер
Менеджеры, у которых мало или совсем нет опыта управления удаленными командами, могут столкнуться с трудностями в организации эффективной работы сотрудников, которые работают удаленно. Понимание уникальных особенностей удаленного управления очень важно.

Как успешно организовать адаптацию сотрудников при удаленной работе

В этом разделе мы расскажем, какие шаги могут предпринять HR-специалисты, чтобы успешно принять на работу удаленно новых сотрудников.

Каждый шаг направлен на решение конкретных задач.

🔖 Шаг 1: Разработайте план введения в должность

Следуйте той же структуре, что и при традиционном онбординге, включая пять основных этапов:

• Период подготовки к приему на работу (Pre-boarding). Привлекайте новых сотрудников в период между оффера и первым рабочим днем.
• Первый день. Создайте запоминающийся и позитивный опыт для новых сотрудников.
• Первая неделя. Помогите новым сотрудникам познакомиться с командой, компанией и ролью.
• Первые 90 дней. Разработайте план на 30-60-90 дней, чтобы обеспечить эффективную адаптацию и повышение продуктивности.
• Первый год. Оцените работу и обсудите дальнейшие перспективы в конце первого года.

Давайте подробнее рассмотрим каждый из этих этапов.

1. Pre-boarding
Предварительный инструктаж необходим для того, чтобы удержать нового сотрудника в период, когда он ппринял оффер, но еще не приступил к работе. Возможно, это еще более важно, если речь идет об удаленной работе, поскольку, скорее всего, еще не было личной встречи с руководителем и командой.

Вот чек-лист, который поможет обеспечить успешное вхождение в должность:

✅ Отправьте информационное письмо и приветственное видео
✔ Разработайте свое письмо "Добро пожаловать в команду" так, чтобы в нем содержалась важная информация об оборудовании, льготах на удаленную работу, входах в системы компании и контактах для вопросов, связанных с IT и HR. Кроме того, проинформируйте о программе поддержки при приеме на работу, если она предусмотрена в вашей компании.
✔ Персонализированное приветственное видео. В зависимости от размера вашей организации создайте короткий видеоролик, в котором основатели компании и/или руководитель и команда нового сотрудника тепло поприветствуют и представят его.
Представьте наставника, который будет помогать проходить стажировку: Познакомьте нового сотрудника с его наставником, который будет общаться с ним, устанавливать связь и формировать представление о культуре компании.
✅ Приглашайте на социальные мероприятия
Помогите новым сотрудникам познакомиться с коллективом и культурой компании, пригласив их на виртуальные социальные мероприятия. Вдохновляйтесь такими компаниями, как Drift, которые организуют увлекательные онлайн-встречи для всех сотрудников.
✅ Приглашайте на профессиональные мероприятия
Если в период подготовки к приему на работу в компании проходят значимые отраслевые мероприятия, подумайте о том, чтобы пригласить нового сотрудника принять в них участие.
✅ Составьте план на 30-60-90 дней
Составьте план, в котором будут четко определены обязанности нового сотрудника и его ожидания от работы.
✅ Проинформируйте команду
Убедитесь, что команда знает о своем новом коллеге, и предложите им отправить приветственные сообщения или видеоролики. Это особенно важно для сотрудников, которые находятся удаленно.
✅ Составьте план действий для введения в должность
Ознакомьте нового сотрудника с подробным планом действий на первый день и неделю. Включите в нее встречи с участниками команды, презентации компании, беседы с менеджерами и HR.
✅ Оставайтесь на связи
Регулярно общайтесь с новыми сотрудниками и поощряйте их задавать вопросы. Поддержание открытого общения во время подготовки к работе имеет решающее значение для их адаптации и успеха.

2. День первый: ознакомление
Первый день, ознакомительный, - это скорее опыт, чем информация. Как мы уже говорили, этот день должен стать для новых сотрудников незабываемым и положительным опытом, о котором они будут вспоминать.

Вот некоторые ключевые моменты, на которых следует сосредоточиться в первый день:

✅ Теплый прием (связь и культура)
Поскольку мы принимаем на удаленную работу сотрудников, важно создать теплую атмосферу в интернете. Подумайте о том, чтобы начать день с представления команды, где все смогут познакомиться друг с другом виртуально. Командные традиции, такие как отправка приветственной коробки с персонализированной кружкой, могут сделать этот опыт особенным.
✅ Беседы с руководителем
Новому сотруднику следует провести виртуальную встречу с руководителем, чтобы обсудить программу действий на день. Это также возможность для нового сотрудника задать все интересующие его вопросы.
✅ Наставник при прохождении адаптации (связь и культура)
Назначение наставника имеет решающее значение для успешной удаленной адаптации. Этот человек будет оказывать поддержку, помогать новому сотруднику ориентироваться на удаленном рабочем месте и знакомить его с процессами, культурой и преимуществами компании.
✅ План на 30-60-90 дней (общение и руководитель)
В первый же день руководитель должен ознакомить нового сотрудника с его 90-дневным планом. Это гарантирует, что новый сотрудник понимает свои обязанности и то, чего ему следует ожидать. Во время этой встречи менеджер также может поделиться с новым сотрудником еженедельным и ежемесячным расписанием. Это могут быть ежедневные или еженедельные собрания команды, ежемесячное обновление информации о бизнесе и ежеквартальный личный день команды.
✅ Обучение (коммуникация и культура)
Удаленное обучение требует дополнительного планирования. Подумайте о том, чтобы кто-то из IT-отдела мог помогать новым сотрудникам во время обучения. Кроме того, новые сотрудники должны пройти обучение по программам для общения и совместной работы, использованию электронной почты и любого другого программного обеспечения, связанного с их ролью. В этом вопросе вам также может помочь специалист по адаптации.

3. Первая неделя
В первую неделю новые сотрудники знакомятся с коллективом, компанией и своей ролью.

Вот три ключевых момента, на которые следует обратить внимание:

✅ Взаимодействие с командой
В течение первой недели новые сотрудники проводят индивидуальные встречи со своими коллегами, чтобы наладить отношения и понять, как они будут сотрудничать.
✅ Контрольные встречи с менеджерами
Менеджеры должны общаться с новыми сотрудниками не реже одного раза в день (в удаленной среде желательно дважды), чтобы убедиться, что все идет хорошо, ответить на любые вопросы и определить области, требующие улучшения.
✅ Повышение квалификации
Удаленные сотрудники часто работают со сложными программными инструментами и системами, поэтому в течение первой недели необходимо провести обучение. IT-поддержка должна быть доступна для решения любых технических вопросов.
В течение этой недели решающую роль также играет наставник нового сотрудника. Он обеспечивает комфортное пространство для нового сотрудникав, где он может задавать вопросы и выражать свои опасения или мысли.

4. Первые 90 дней
К концу первых 90 дней новые сотрудники должны быть полностью интегрированы в коллектив, культуру компании и эффективно выполнять свою роль. Для успешного достижения этой цели идеально подходит план 30-60-90 дней.

В удаленной работе обучение становится особенно важным в первые 90 дней работы нового сотрудника. Тип обучения может варьироваться в зависимости от роли, но в качестве примера можно привести обучение под руководством инструктора, электронное обучение, обучение на рабочем месте и наставничество.

5. Первый год
Завершите первый год работы заключительной встречей, чтобы завершить процесс введения в должность и провести оценку работы.

На этой встрече затроньте 4 ключевые области.

✔ Практические вопросы
Подтвердите, что все практические вопросы были решены с момента начала процесса онбординга.
✔ Производительность
Оцените работу новых сотрудников и оцените их прогресс в достижении поставленных целей.
✔ Будущее
Обсудите возможности обучения и развития, поинтересуйтесь их карьерными устремлениями и рассмотрите их будущее в организации.
✔ Обратная связь
Соберите отзывы о процессе дистанционного обучения. Определите, что было успешным, и выявите области для улучшения.

🔖 Шаг 2: Оценка успешности удаленного обучения
Плохое обучение может привести к нежелательной текучести кадров. Внедряя метрики онбординга, вы сможете:

• Выявить любые проблемы в процессе удаленной адаптации
• Повысить эффективность программы онбординга
• Предотвратить нежелательную текучесть кадров.

Вот некоторые показатели, которые вы можете отслеживать:

🔖 Шаг 3: Подготовьтесь к удаленному введению в должность
Прежде чем приступить к удаленному введению в должность, важно полностью подготовиться. Хотя этот шаг может быть сделан позже, очень важно иметь все необходимое для плавного перехода.

Вот несколько ключевых факторов, которые необходимо учесть:

• Технические требования. Совместно с IT-отделом оцените технологические потребности для удаленного подключения. Они будут знать, что доступно в настоящее время и что может потребоваться внедрить.
• IT-поддержка. IT-поддержка очень важна в удаленной работе. Во время встречи с IT-специалистами обсудите, какая поддержка необходима новым сотрудникам. Определите, когда IT-специалисты должны быть доступны для помощи, и убедитесь, что все знают, кто когда приступает к работе.
• Ввод в должность. Успешный процесс адаптации удаленных сотрудников часто включает программу помощи при адаптации. Настройте эту программу до начала работы, чтобы новые сотрудники могли с самого начала работать в паре со своим наставником.
• Метрики. Важно определить показатели, которые будут использоваться для оценки успеха процесса удаленного онбординга. Это поможет HR и организации отслеживать прогресс и вносить необходимые коррективы.

Выполнив эти шаги по созданию системы, вы будете хорошо подготовлены и готовы уверенно взяться за удаленное обучение.

Подведем итоги
Поскольку количество людей, работающих удаленно, продолжает расти, становится все более важным иметь надежный процесс адаптации удаленных сотрудников. Это требует от HR-специалистов переосмыслить свой подход к процессу адаптации. Шаги, рассмотренные в этой статье, служат ценной отправной точкой для создания успешного опыта удаленной адаптации.

🙏🏻 Настоятельно вам рекомендую пройти курс Организация удаленной работы сотрудников

Существует не менее 500 пунктов, которые необходимо учесть при удаленной работе сотрудников. Все они есть в нашем курсе, посмотрите программу курса