Планирование преемственности: руководство + шаблон

Разработка шаблона планирования преемственности помогает определить цель и ключевые компоненты вашего плана преемственности. Этот подробный шаблон поможет вам определить основные функции и сориентироваться в процессе планирования преемственности в вашей организации.

Важнейшие сотрудники неизбежно уходят в отставку. Но если вы заранее подготовились к этой ситуации, вы не будете застигнуты врасплох и не будете вынуждены заниматься ликвидацией последствий. Вместо этого вы сможете отреагировать на ситуацию целенаправленно и иметь надежный план, на который можно опереться.

Существуют различные типы шаблонов планирования преемственности, которые вы можете использовать в зависимости от уровня роли, для которой вы разрабатываете план преемственности.

Детальный план преемственности подготовит вашу организацию к будущему и предоставит сотрудникам возможности для развития в будущем. Чтобы обеспечить это, ваш шаблон должен охватывать все основные элементы процесса. Эффективный шаблон плана преемственности должен включать следующие компоненты:

• Критические роли: Поскольку планирование преемственности предполагает замену руководителей высокого уровня и других жизненно важных сотрудников, вы должны указать, на каких ролях будет сосредоточен план.
• Ключевые компетенции: Определите компетенции, необходимые для выполнения критически важных ролей, чтобы вы могли составить план навыков, которые организация требует от преемников.
• Сроки планирования преемственности: Составьте подробный график с четко определенными этапами и сроками для каждого этапа процесса планирования преемственности. Это обеспечит подотчетность и позволит избежать застоя.
• Потенциальные кандидаты на замещение: Определите людей, способных занять ключевые должности. Это поможет вам определить, может ли кадровый резерв компании поддерживать планирование преемственности.
• Оценка готовности потенциальных преемников: Оцените способность и готовность потенциальных преемников взять на себя новые обязанности, основываясь на их опыте, квалификации и результатах работы. Исходя из этого, вы сможете принять решение о планах развития, необходимых для устранения пробелов в квалификации.

Ваш кадровый резерв можно разделить на три категории готовности:

• Готовность сейчас (может сразу вступить в роль при надлежащем обучении и поддержке)
• Готовность через один-два года
• Готовность через три-пять лет.

Различные шаблоны планирования преемственности имеют разную степень детализации и сложности, чтобы соответствовать ситуации и потребностям вашей организации.Ниже приведен обзор пяти распространенных типов шаблонов планирования преемственности:

1. Простой шаблон планирования преемственности
Вы можете использовать электронную таблицу для составления простой схемы планирования преемственности. Она должна содержать поля для следующей информации:

• Должность для преемника
• Имя текущего руководителя
• Срок, в течение которого преемник должен занять эту должность
• Ключевые компетенции исполнителя
• Имена кандидатов на замещение должности
• Рейтинг готовности кандидатов на замещение должности
• Краткое описание плана развития кандидата на замещение должности
• Показатели эффективности и KPI для плана преемственности и работы кандидата в роли
• Периодичность мониторинга эффективности (ежемесячно, ежеквартально и т.д.)
• К кому обращаться (руководителю), если роль вдруг окажется свободной.

2. Шаблон планирования преемственности из 9 box
Шаблон планирования преемственности из 9 box представляет собой сетку, которая делит сотрудников на группы на основе критериев эффективности и потенциала. Сетка создает визуальное отображение людей, которые показали, что они могут преуспевать на своих текущих должностях и потенциально справляться с большей ответственностью в будущем.

Вы можете использовать следующие шаги для разработки 9-box grid для вашей организации:

✅ Шаг 1: Оценка эффективности
На этом этапе сотрудники размещаются на одной оси сетки на основе целей организации и оценок эффективности. Типичная шкала включает в себя категории низкой, умеренной и высокой эффективности (или что-то подобное).

✅ Шаг 2: Оценка потенциала
Оценка потенциала предполагает анализ талантов с помощью объективных данных, чтобы найти сотрудников с мышлением роста и прилагающих дополнительные усилия. Следующие оценки сотрудников составляют другую ось сетки:

• Низкий потенциал: Эти сотрудники уже работают на пределе своих возможностей. Им либо не хватает потенциала для выполнения большего, чем их текущие обязанности, либо мотивации для совершенствования.
• Умеренный потенциал: Эти сотрудники работают на ожидаемом уровне и имеют опыт или потенциал для дальнейшего развития в рамках своей текущей роли.
• Высокий потенциал: Эти сотрудники работают выше ожидаемого уровня в рамках своей текущей роли и готовы перейти на должность с более сложными обязанностями.

✅ Шаг 3: объединить показатели и потенциал
На этом этапе показатели эффективности и потенциала наносятся на сетку 3×3. В результате сотрудники распределяются по следующим категориям, образуя сетку из 9 box:

• Недоисполнитель (низкий потенциал и низкая производительность)
• Непоследовательный исполнитель (умеренный потенциал, низкая производительность)
• Неиспользованный талант (высокий потенциал, низкая производительность)
• Эффективный исполнитель (низкий потенциал, умеренная производительность)
• Надежный командный игрок (умеренный потенциал, умеренная производительность)
• Высокий потенциал (высокий потенциал, умеренная производительность)
• Надежный профессионал (низкий потенциал, высокие показатели)
• Сильный вклад (умеренный потенциал, высокая производительность)
• Исключительный талант (высокий потенциал, высокая производительность).

Эта система координат позволяет определить высокоэффективных сотрудников, сотрудников среднего уровня, которым может быть полезна поддержка и развитие, и сотрудников с низкими результатами, которым требуется немедленный план повышения эффективности (PIP).

3. Шаблон планирования преемственности CEO
Шаблон планирования преемственности генерального директора - это дорожная карта, которой совет директоров может следовать перед наймом генерального директора. Это план преемственности руководства, который учитывает необходимые соображения и организует общий процесс.

Шаблон планирования преемственности генерального директора должен начинаться с определения критериев отбора кандидатов. Для этого необходимо определить приоритеты организации, текущие и будущие задачи, а также стратегии достижения целей. Это поможет точно определить навыки и опыт, необходимые для руководства компанией. Критерии могут включать в себя опыт работы в отрасли, функциональное/образовательное образование, области лидерских компетенций и личностные качества.

Шаблон плана преемственности руководства организует потенциальных кандидатов в преемники, ранжируя их готовность и пригодность в соответствии с заранее установленными критериями. В нем также может быть указано, как выращивать будущих кандидатов. Форматы шаблонов планов преемственности руководителей различаются, поскольку они должны учитывать потребности, цели, культуру, размер и конкурентные преимущества каждой компании. Однако разделы шаблона обычно включают следующие заголовки:

• Обзор деятельности на ближайшие три-пять лет
• Идеальные характеристики следующего генерального директора
• Профиль следующего генерального директора
• Внутренние кандидаты на замещение
• Внешние кандидаты на замещение
• План подбора или развития кандидатов.

4. Шаблон плана развития сотрудников
Постоянные инвестиции в профессиональный рост сотрудников гарантируют широкий выбор квалифицированных преемников на ключевые роли. Это особенно верно, когда план развития должен учитывать как цели организации, так и потребности сотрудников.

Шаблон плана развития сотрудника - это документ, в котором указано, что должен сделать человек, чтобы расширить свои знания и навыки и получить больше возможностей для карьерного роста. Он позволяет отслеживать прогресс и способствует проведению содержательных коучинговых бесед между руководителями и сотрудниками.

Этот шаблон содержит информацию о целях развития, а также о развитии навыков и плане действий, необходимых для достижения каждой цели.

5. Шаблон плана развития лидерства
План развития лидерства предлагает сотрудникам долгосрочную, индивидуальную стратегию приобретения компетенций, которые организация хочет видеть в своих будущих лидерах.

Шаблон плана развития лидерства предлагает последовательную структуру, которую руководители могут применять для стимулирования профессионального роста в своих командах в соответствии с целями организации. Шаблон содержит следующие разделы: развитие и подотчетность сотрудников:

• Личные данные сотрудника
• Цели
• Развитие навыков, необходимых для достижения целей
• План действий по достижению целей
• Ожидаемые результаты
• Сроки
• Обратная связь и оценка руководителя.

Неважно, разработаете ли вы схему планирования преемственности с нуля или воспользуетесь типовым вариантом, вы должны извлечь из нее максимум пользы. Вот несколько советов по созданию и эффективному использованию шаблонов планирования преемственности:

Шаг 1: Четко определите каждый раздел
Вы должны быть в состоянии легко прочитать и заполнить шаблон. При необходимости корректируйте шаблон, добавляя или удаляя разделы, чтобы сделать его максимально актуальным. Используйте привычные формулировки для инструкций, заголовков и разделов и четко указывайте, какую именно информацию необходимо заполнить.

Шаг 2: Применяйте последовательные критерии
Убедитесь в объективности и сопоставимости оценок в рамках шаблона, используя одни и те же критерии для оценки ролей и их потенциальных преемников. Это включает в себя четкие определения и стандартизированные шкалы оценки для разграничения критичности, дефицита, навыков, компетенций и уровней готовности.

Шаг 3: Обеспечьте практическое применение
Шаблон должен стать катализатором развития преемника. Он должен содержать четкие, выполнимые шаги, которые потенциальные преемники должны предпринять для подготовки к будущей роли. Это могут быть целевые тренинги, перспективные проекты, стажировки, наставничество или семинары по лидерству.

Шаг 4: Регулярно обновляйте информацию
Планирование преемственности - это непрерывный процесс, поэтому шаблон должен развиваться, чтобы отражать это. Запланируйте регулярный пересмотр и обновление шаблона, чтобы поддерживать его в актуальном состоянии и учитывать меняющиеся приоритеты бизнеса. Это может потребовать добавления новых потенциальных преемников, пересмотра критических ролей, обновления информации о прогрессе в развитии и потребностях, а также отражения любых изменений в ключевых позициях.

Примите долгосрочную, постоянную перспективу
Не ждите, пока возникнет острая необходимость в плане преемственности, чтобы его реализовать. Начните этот процесс как можно раньше, понимая, как он может поддержать непрерывность бизнеса и удовлетворить будущие потребности организации.

Помните, что планирование преемственности должно быть постоянным. Постоянное обновление критически важных ролей - важная и необходимая компетенция, которая обеспечивает постоянную возможность развития сотрудников.

Укрепляйте сотрудничество с высшим руководством
Планирование преемственности должно быть командной работой. Лидерство должно быть движущей силой, а HR должен играть вспомогательную роль. Несмотря на то, что высшие руководители, как правило, сосредоточены на должностях высокого уровня, которые они ценят больше всего, их поддержка на протяжении всего процесса делает деятельность по планированию преемственности более надежной.

HR должен поощрять руководителей демонстрировать свою приверженность, предоставляя свои экспертные оценки, активно участвуя в принятии решений и даже обучая потенциальных преемников.

Приоритет профессионального развития
Инвестиции в профессиональное развитие обогащают опыт сотрудников и укрепляют кадровый резерв, устраняя нехватку профессиональных навыков. Поддерживайте культуру обучения, предоставляя сотрудникам достаточные возможности для развития, чтобы они приобрели лидерские качества, необходимые для дальнейшей карьеры.

Вы можете подготовить сотрудников к тому, чтобы они стали будущими лидерами, предоставляя им такие возможности обучения, как специализированные тренинги, конференции, семинары и мастер-классы, профессиональные сертификационные платформы, программы наставничества и коучинга, а также перекрестное обучение.

Открыто информируйте о процессе планирования преемственности
Информируйте сотрудников о плане преемственности организации и о том, как он повлияет на них. Откровенно расскажите о процедурах, предусмотренных планом, по определению, развитию и отбору потенциальных преемников. Это укрепит доверие и повысит вовлеченность сотрудников.

Вы также должны быть прозрачны с потенциальными преемниками и управлять их ожиданиями (например, попадание в шорт-лист на руководящую должность не гарантирует, что они ее получат). Напомните им, что детали плана носят предварительный характер, поскольку потребности и обстоятельства бизнеса могут измениться без предупреждения.

Учитывайте чрезвычайные ситуации, связанные с преемственностью
В случае внезапного ухода сотрудников организация может не успеть заранее объявить о каждой вакансии. Поэтому вам необходим комплексный план преемственности, который позволит решить проблему неожиданных вакансий на важных должностях, сохранить стабильность и минимизировать риски.

Внезапные уходы часто приводят к сбоям в работе. Вы можете подготовиться к ним, временно распределив обязанности или назначив временных руководителей, которые смогут занять каждую важную роль. Обязательно регулярно пересматривайте план преемственности и обновляйте его по мере необходимости.

Планирование преемственности - это проактивный механизм, который повышает устойчивость и обеспечивает будущее организации. Для успешного будущего организации используйте комплексный подход.